Außer in Ausnahmefällen müssen Sie Ihre Sammelanträge auf Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes mittels XML-Dateien in MyMinfin einreichen.

Seit dem 5. Juni 2025 gibt es keinen Einreichungszeitraum mehr. Sie können Ihre XML-Dateien das ganze Jahr über einreichen.

Ausnahme – Versand auf Papier 

Immer auf Papier senden müssen Sie Sammelanträge für natürliche Personen oder natürliche Personen Unternehmen betreffend eine Wohnsitzbescheinigung:

• für einen bestimmten Zeitraum (insbesondere bei Einkünften aus einem früheren Zeitraum), 
• mit oder ohne Vermerk der Höhe der Einkünfte.

Füllen Sie in diesem Fall die entsprechenden Formulare aus, fügen Sie für jeden Kunden eine Vollmacht bei und senden Sie alles per Post direkt an den zuständigen Dienst (wählen Sie „Internationale Verträge – Wohnsitzbescheinigung).  

Die Übersicht über den Antrag und die Bescheinigung sind im Prinzip innerhalb weniger Stunden nach der Einreichung des Antrags mittels einer XML-Datei in der MyMinfin-Akte Ihres Kunden verfügbar.

Die Übersicht über den Antrag ist in der MyMinfin-Akte Ihres Kunden verfügbar, jedoch nicht die Bescheinigung? Das bedeutet, dass Ihr Antrag nicht automatisch bearbeitet werden konnte. In diesem Fall erhalten Sie die endgültige Entscheidung (Bescheinigung oder Ablehnung) in der MyMinfin-Akte Ihres Kunden gemäß folgendem Zeitplan:

Ist die Übersicht über den Antrag nicht innerhalb weniger Stunden nach der Einreichung des Antrags in der MyMinfin-Akte Ihres Kunden verfügbar?

Es kann verschiedene Gründe geben:

• Der eingereichte Antrag enthält Fehler und erfordert Ihr Eingreifen (z. B. wenn es die nationale Nummer oder die Unternehmensnummer nicht gibt). Sie müssen darauf achten, dass alle Angaben in Ihrer Datei korrekt sind und dass keine Berichtigung Ihrerseits erforderlich ist. Wenn Sie Fehler bemerken, dann müssen Sie den Antrag erneut einreichen und diesen dabei in eine andere XML-Datei aufnehmen, damit er bearbeitet wird.
• Der Antrag wartet auf Bearbeitung. Sobald der Antrag bearbeitet ist, wird die Übersicht erstellt.

Um die Entscheidung einsehen zu können, müssen Sie über eine aktive Vollmacht verfügen (Informationen zu den Vollmachtarten), um als Bevollmächtigter auf die MyMinfin-Akte Ihres Kunden zugreifen zu können.

Die Frist zur Aktivierung der Vollmachten mit Ihren bestehenden Kunden wurde auf den 30. Juni 2025 verschoben.

MyMinfin-API

Von nun an können Sie das Herunterladen der Entscheidungen in Bezug auf Ihre Kunden automatisieren, indem Sie die MyMinfin-API nutzen. Sie benötigen immer noch eine aktive Vollmacht, um die Entscheidungen in Bezug auf Ihre Kunden über diese API einsehen zu können.

Mit Ausnahme von bestimmten internationalen Auskünften automatisiert die MyMinfin-API das Herunterladen aller in MyMinfin verfügbaren Dokumente, die Sie in Ihrem eigenen Namen und auch anhand Ihrer aktiven Vollmachten einsehen können. Wenn Sie diese API nur für die Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes verwenden, ist es daher unerlässlich, die eingegangenen Dokumente gut zu organisieren und ein effizientes internes System einzurichten, um den Zugriff auf diese Dokumente zu verwalten.

Weitere Informationen über die MyMinfin-API

• Füllen Sie eine XML-Datei aus, die alle Anträge der Kunden pro Zielgruppe enthält: eine Datei für natürliche Personen (einschließlich natürliche Personen Unternehmen) und eine weitere für juristische Personen.
  • Um die XML-Datei zu validieren, müssen Sie das XSD-Schema verwenden.
  • Im Gegensatz zur XML-Datei für juristische Personen darf die XML-Datei für natürliche Personen nur Anträge auf Bescheinigungen ohne Angabe einer bestimmten Wohndauer und ohne Einzelheiten zu den Einkünften enthalten.
  • Geben Sie in der XML-Datei außerdem Ihre Postanschrift in Belgien und eine Kontakt-E-Mail-Adresse an.
     
• In MyMinfin:
  • Melden Sie sich im Namen Ihres Unternehmens an.
  • Wählen Sie „Meine Interaktionen > Ein Dokument beantragen > Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes in Belgien (276Conv)“.
  • Wählen Sie „Ich lade eine XML-Datei für Privatpersonen und/oder Selbstständige (natürliche Personen) hoch“ oder „Ich lade eine XML-Datei für Unternehmen (juristische Personen) hoch“, je nachdem für welche Zielgruppe Sie den Sammelantrag stellen.
  • Laden Sie Ihre XML-Datei mit den Sammelanträgen auf Bescheinigung der Kunden derselben Zielgruppe hoch.
    Sie brauchen den Hinweis auf die Beschränkung auf 5.000 Anträge auf Bescheinigungen pro XML-Datei für XML-Dateien, die 2025 gesendet werden, nicht zu beachten.

Sie können mehrere XML-Dateien einreichen, ohne einen Einreichungszeitraum berücksichtigen zu müssen. Damit der Ablauf jedoch möglichst effizient ist, bitten wir Sie, dieselben XML-Dateien nicht mehrmals einzureichen. Wenn Sie Berichtigungen in Anträgen vornehmen, die sich in einer XML-Datei befinden, empfehlen wir Ihnen, nur diese Anträge zu gruppieren und diese mittels einer neuen XML-Datei einzureichen, die von den anderen Anträgen getrennt ist.

Bis alle Vollmachten aktiviert sind, bestimmen Sie maximal vier Personalmitglieder (pro Einrichtung) als „SPOC Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes“, die Zugang zu einem gesicherten SharePoint-Speicherplatz haben.

Um ihnen Zugang zur Online-Akte zu gewähren, übermitteln Sie dem FÖD Finanzen deren Namen und E-Mail-Adresse über die E-Mail-Adresse ge-go@minfin.fed.be.
Diese E-Mail-Adresse darf nicht für spezifische Fragen zu Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes verwendet werden. Für diese Fragen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Verwaltungsdienste.

Die Verlängerung der Frist für die Aktivierung der Vollmacht Steuerlicher Wohnsitz führte unmittelbar zu einer Verlängerung der Nutzung des SharePoints.

Bis zum 30. Juni 2025 können Sie den SharePoint weiterhin verwenden, um:

• eine verschlüsselte ZIP-Datei zu hinterlegen, die die Vollmachten der Kunden enthält, für die es noch keine aktive Vollmacht gibt.
  • Sie müssen pro Vollmacht ein separates PDF-Dokument mit dem Titel „NationaleNummer.pdf“ (z. B. 11225577799.pdf) oder „ZDUNummer.pdf“ (z. B. 0123456789.pdf) erstellen und es in eine verschlüsselte ZIP-Datei einfügen, die mit einem Passwort geschützt sein muss.
  • Geben Sie Ihr Passwort auf onetimesecret ein, um einen einmaligen Link zu generieren, mit dem das Passwort auf sichere Weise an den FÖD Finanzen übermittelt werden kann.
  • Senden Sie diesen Link anschließend an ge-go@minfin.fed.be.
• die zusammenfassende Datei mit dem Status jedes Antrags herunterzuladen.
• die Entscheidungen (Bescheinigungen oder Ablehnungen) herunterzuladen.

Nach dem 30. Juni 2025 müssen die Kunden, die Ihre Vollmacht in der Anwendung Vollmachten nicht aktiviert haben, die Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes selbst an ihren Bevollmächtigten übermitteln.

Wenn Sie nur im Ausland registriert sind, können Sie weder eine Vollmacht aktivieren noch im Namen Ihrer in Belgien ansässigen Kunden auf MyMinfin zugreifen.

Die Bearbeitung dieser Sammelanträge wird daher nicht mehr gewährleistet. Ihre belgischen Kunden müssen ihre Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes künftig selbst beantragen und übermitteln.

Anträge für Minderjährige ohne Personalausweis (in der Regel unter 12 Jahren) können nur per Post eingereicht werden.

Weitere Informationen zum Versand per Post.

Die Anträge für Personen unter Vormundschaft können nur per Post eingereicht werden.

Weitere Informationen zum Versand per Post.

Beispiele der Dateien, die bei diesem Einreichungsverfahren verwendet werden sollen:

• XML-Datei, die für Anträge von natürlichen Personen (einschließlich natürlicher Personen Unternehmen) ausgefüllt werden muss:  151-276conv-bulk-ipp.xml (ZIP, 556 Bytes)
• XML-Datei, die für Anträge von juristischen Personen ausgefüllt werden muss:  151-276conv-bulk-isoc.xml (ZIP, 892 Bytes)
• Technische Hinweise über ein XSD-Schema für jede Zielgruppe ( 151-ipp.xsd (ZIP, 956 Bytes) und  151-isoc.xsd (ZIP, 2.08 KB)) 
• Word-Dokument mit der Erklärung der Felder, die pro XML-Datei ausgefüllt werden müssen ( 151-structured-xml-file-natural-persons.docx (DOCX, 26.3 KB) und  151-structured-xml-file-legal-entity.docx (DOCX, 28.5 KB))
•  Datei der zusammenfassenden Tabelle (DOCX, 198.89 KB) für den außergewöhnlichen Workflow (natürliche Personen oder natürliche Personen Unternehmen, die eine Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes mit Angabe der Wohndauer (insbesondere bei Einkünften aus einem früheren Zeitraum) und/oder der Beträge der Einkünfte benötigen)
•  Excel-Datei (XLSX, 112.25 KB) mit den Versandadressen für den außergewöhnlichen Workflow (natürliche Personen oder natürliche Personen Unternehmen, die eine Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes mit Angabe der Wohndauer (insbesondere bei Einkünften aus einem früheren Zeitraum) und/oder der Beträge der Einkünfte benötigen).
•  Liste (28. März 2023) der Länder (XLSX, 25.02 KB) mit Doppelbesteuerungsabkommen.