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Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes (276Conv) - Sammelanträge

Wenden sich Ihre Kunden an Sie für ihre Anträge auf Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes? Sie müssen Sammelanträge auf Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes über MyMinfin einreichen.


1. Versenden von Sammelanträgen

Außer in Ausnahmefällen müssen Sie Ihre Sammelanträge auf Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes über MyMinfin einreichen:

  • nach dem vorgesehenen Zeitplan
  • über XML-Dateien

Zur Erinnerung: Sie dürfen Ihre Sammelanträge auf Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes nicht mehr wie folgt senden:

  • weder per Post (an die Adresse des zuständigen Zentrums oder an jede andere Adresse des FÖD Finanzen) 
  • noch per E-Mail (auch nicht an die E-Mail-Adresse goge.certificates@minfin.fed.be der Verwaltung GU).

Ausnahme: In Ausnahmefällen akzeptieren wir noch Sammelanträge für natürliche Personen oder natürliche Personen Unternehmen, die eine Wohnsitzbescheinigung mit Angabe der Wohndauer (insbesondere bei Einkünften aus einem früheren Zeitraum) und/oder der Höhe der Einkünfte benötigen. Sie können solche Sammelanträge ausnahmsweise weiterhin per Post direkt an die zuständigen Zentren schicken. Sie müssen die auf unserer Website verfügbaren Formulare ausfüllen und eine Vollmacht für jeden Kunden beifügen.

2. Bearbeitung der Sammelanträge

  • Wenn Ihre XML-Datei keine Unstimmigkeiten aufweist, wird sie automatisch bearbeitet.
  • Im Falle einer Unstimmigkeit in einem bestimmten Antrag werden wir diesen manuell bearbeiten.

Entspricht Ihre XML-Datei nicht dem XSD-Schema, können Sie diese nicht einreichen und Sie erhalten die Meldung „Datei nicht konform“.

3. Einsichtnahme und Herunterladen der Entscheidungen zu den Sammelanträgen (Bescheinigungen oder Ablehnungen)

Nachdem Sie den Antrag eingereicht haben, ist die Entscheidung (Bescheinigung oder Ablehnung) in der MyMinfin-Akte Ihres Kunden innerhalb der folgenden Fristen verfügbar:

Anträge, die eingereicht wurden bis einschließlich... Bei automatischer Bearbeitung: spätestens am… Bei manueller Bearbeitung: spätestens am…
30.01.2025 07.02.2025 14.03.2025
04.06.2025 11.06.2025 /

Wir informieren Sie zu einem späteren Zeitpunkt über die Modalitäten für das zweite Halbjahr 2025.

Um die Entscheidung einsehen zu können, müssen Sie über eine aktive Vollmacht Steuerlicher Wohnsitz verfügen, um als Bevollmächtigter auf die MyMinfin-Akte Ihres Kunden zugreifen zu können.

Für Ihre bestehenden Kunden sollten die Vollmachten vor dem 31. Dezember 2024 aktiviert werden. Diese Frist wurde jedoch bis zum 30. Juni 2025 verlängert.

In Zukunft werden Sie sich für eine API-Lösung entscheiden können, um die digitalen Entscheidungen zu Ihren Kunden automatisch zu erhalten. Wir werden weitere Einzelheiten dazu bekannt geben, sobald die API-Lösung verfügbar ist.

4. Ausführliches Verfahren zur Einreichung Ihrer Sammelanträge im Jahr 2025

  • Füllen Sie eine XML-Datei aus, die alle Anträge der Kunden pro Zielgruppe und pro Einreichungszeitraum enthält: eine Datei für natürliche Personen (einschließlich natürlicher Personen Unternehmen) und eine weitere für juristische Personen.
    • Um die XML-Datei zu validieren, müssen Sie das XSD-Schema verwenden.
    • Im Gegensatz zur XML-Datei für juristische Personen darf die XML-Datei für natürliche Personen nur Anträge auf Bescheinigungen ohne Angabe einer bestimmten Wohndauer und ohne Einzelheiten zu den Einkünften enthalten.
    • Geben Sie in der XML-Datei außerdem Ihre Postanschrift in Belgien und eine Kontakt-E-Mail-Adresse an.
       
  • In MyMinfin:
    • Melden Sie sich im Namen Ihres Unternehmens an.
    • Wählen Sie „Meine Interaktionen > Ein Dokument beantragen > Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes in Belgien (276conv)“.
    • Wählen Sie „Ich lade eine XML-Datei für Privatpersonen und/oder Selbstständige (natürliche Personen) hoch“ oder „Ich lade eine XML-Datei für Unternehmen (juristische Personen) hoch“, je nachdem für welche Zielgruppe Sie den Sammelantrag stellen.
    • Laden Sie Ihre XML-Datei mit den Sammelanträgen auf Bescheinigung der Kunden derselben Zielgruppe hoch.
      Sie brauchen den Hinweis auf die Beschränkung auf 5.000 Anträge auf Bescheinigungen pro XML-Datei für XML-Dateien, die 2025 gesendet werden, nicht zu beachten.

      Achtung! Sie können mehrere XML-Dateien senden, aber wir bearbeiten nur die letzte XML-Datei, die für eine Zielgruppe vor dem Ende eines Einreichungszeitraums eingereicht wurde. Achten Sie also darauf, dass Sie in Ihre letzte Datei jedes Mal alle Anträge auf Bescheinigung desselben Zeitraums aufnehmen.
       
  • Sie können den SharePoint weiterhin verwenden, um:
    • eine verschlüsselte ZIP-Datei zu hinterlegen, die Folgendes enthalten soll:
      • eine ZIP-Datei (Dateiname: proxy_np.zip) mit den Vollmachten aller Kunden, die natürliche Personen sind (einschließlich natürlicher Personen Unternehmen), 
      • eine ZIP-Datei (Dateiname: proxy_corp.zip) mit den Vollmachten aller Kunden, die juristische Personen sind.
        In Bezug auf die Vollmachten ist Folgendes zu beachten:
        • Sie müssen pro Vollmacht ein separates PDF-Dokument mit dem Titel „NationaleNummer.pdf“ (z. B. 11225577799.pdf) oder „ZDUNummer.pdf“ (z. B. 0123456789.pdf) erstellen.
        • Die verschlüsselte ZIP-Datei muss mit einem Passwort geschützt sein.
        • Geben Sie Ihr Passwort auf onetimesecret ein, um einen einmaligen Link zu generieren, mit dem das Passwort auf sichere Weise an den FÖD Finanzen übermittelt werden kann.
        • Senden Sie diesen Link anschließend an ge-go@minfin.fed.be.
    • die zusammenfassende Datei mit dem Status jedes Antrags herunterzuladen.
    • die Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes für bestätigte Anträge herunterzuladen.
       
  • Zugang zum SharePoint:
    • Bestimmen Sie maximal vier Personalmitglieder (pro Einrichtung) als „SPOC Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes“, die dafür zuständig sind, die Dateien auf dem SharePoint zu hinterlegen.
    • Um ihnen Zugang zur Online-Akte zu gewähren, übermitteln Sie dem FÖD Finanzen deren Namen und E-Mail-Adresse über die E-Mail-Adresse ge-go@minfin.fed.be.
      Diese E-Mail-Adresse darf nicht für spezifische Fragen zu Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes verwendet werden. Für diese Fragen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Verwaltungsdienste.

5. Übergangsmaßnahmen für 2025

  • Die Verlängerung der Frist für die Aktivierung der Vollmacht „Steuerlicher Wohnsitz“ führt unmittelbar zu einer Verlängerung der Nutzung des SharePoint.
    ​Bis zum 30. Juni 2025 können Sie den SharePoint weiterhin nutzen, um:
    • die Vollmachten der Kunden zu hinterlegen, für die noch keine Vollmacht aktiviert wurde, und
    • die Entscheidungen (Bescheinigungen oder Ablehnungen) und die zusammenfassende Datei mit dem Status jedes Antrags (bearbeitet/nicht bearbeitet/unvollständig) herunterzuladen.
  • 2023 und 2024 konnten Finanzinstitute eine ehrenwörtliche Erklärung versenden, in der sie garantierten, im Besitz der Vollmachten jedes Kunden zu sein. Diese Maßnahme wurde ebenfalls bis einschließlich 30. Juni 2025 verlängert. Der FÖD Finanzen behält sich jedoch das Recht vor, spontan und stichprobenweise Vollmachten anzufordern. Das Finanzinstitut muss diese umgehend vorlegen.

Nach dem 30. Juni 2025

  • müssen Finanzinstitute mit einer geringeren Anzahl an Anträgen damit beginnen, die Entscheidungen aus der MyMinfin-Akte des Kunden herunterzuladen,
  • können Finanzinstitute mit einer größeren Anzahl an Anträgen die Entscheidungen herunterladen, indem sie die API nutzen (sofern sie sich für die Nutzung einer API entschieden haben und sobald die APIs funktionsfähig sind),
  • müssen die Kunden der Finanzinstitute, die die Aktivierung der Vollmacht in der Anwendung „Vollmachten“ nicht validiert haben, die Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes selbst an ihren Bevollmächtigten übermitteln.

6. Sammelanträge von im Ausland registrierten Finanzinstituten

Finanzinstitute, die nur im Ausland registriert sind und die von in Belgien ansässigen Personen beauftragt werden, können zurzeit weder die Vollmacht Steuerlicher Wohnsitz aktivieren noch auf MyMinfin zugreifen.

Die Bearbeitung ihrer Sammelanträge wird daher nicht mehr gewährleistet. Ihre belgischen Kunden müssen ihre Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes künftig selbst beantragen und übermitteln.

7. Anträge für Minderjährige ohne Personalausweis

Anträge für Minderjährige ohne Personalausweis (in der Regel unter 12 Jahren) können nur per Post eingereicht werden. Wie ein Antrag per Post eingereicht werden kann, ist auf der Internetseite des FÖD Finanzen beschrieben.

8. Dateien und Dokumentation

Beispieldateien, die bei diesem Sendeverfahren verwendet werden sollen:

9. Informationen für Steuerpflichtige