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Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes (276Conv) - Sammelanträge

Als Finanzinstitut reiche ich Sammelanträge für mehrere Kunden ein. Wie kann ich einen solchen Antrag einreichen, wenn ich nicht über eine elektronische Vollmacht verfüge?

Seit dem 1. Januar 2023 können Sie keine Sammelanträge für Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes mehr senden:

  • weder per Post (an die Adresse des zuständigen Zentrums oder an jede andere Adresse des FÖD Finanzen)
  • noch per E-Mail (auch nicht an die E-Mail-Adresse goge.certificates@minfin.fed.be der Verwaltung GU).

Ausnahme: In Ausnahmefällen akzeptieren wir noch Sammelanträge für natürliche Personen oder natürliche Personen Unternehmen, die eine Wohnsitzbescheinigung mit Angabe der Wohndauer (insbesondere bei Einkünften aus einem früheren Zeitraum) und/oder der Höhe der Einkünfte benötigen. Sie können solche Sammelanträge ausnahmsweise weiterhin per Post direkt an die zuständigen Zentren schicken. Sie müssen die auf unserer Website verfügbaren Formulare ausfüllen und eine Vollmacht für jeden Kunden beifügen.

Zentralisierte Versendung Ihrer Sammelanträge

Seit dem 1. Januar 2023 können Sie während eines bestimmten Zeitraums Sammelanträge von Kunden einreichen (1. Zeitraum: vom 16. Januar 2023 bis einschließlich 16. Februar 2023).

Die Anträge müssen mithilfe einer strukturierten XML-Datei (oder einer Excel-Datei – Übergangsmaßnahme im Jahr 2023) eingereicht werden. Die Dateien müssen von den von jedem Finanzinstitut benannten SPOCs (maximal 4 Personen pro Institut) auf eine gesicherte Plattform des FÖD Finanzen hochgeladen werden.

Bei strukturierten Dateien müssen Sie für jeden Kunden eine Vollmacht hinzufügen (Übergangsmaßnahme im Jahr 2023 – eine ehrenwörtliche Erklärung jedes Finanzinstituts, dass es garantiert, im Besitz aller Vollmachten zu sein. Der FÖD Finanzen behält sich das Recht vor, zu diesem Zweck stichprobenweise Vollmachten dieser Kunden anzufordern).

Nach der automatischen Bearbeitung lädt der FÖD Finanzen die Bescheinigungen sowie die zusammenfassende Datei mit dem Status jedes Antrags (bearbeitet/nicht bearbeitet/unvollständig) auf den SharePoint. Diese Dokumente werden in einer mit einem Passwort verschlüsselten Zip-Datei gespeichert, die den SPOCs per E-Mail (über das onetimesecret-Verfahren) übermittelt wird.

Beispiele für strukturierte Dateien (XML und Excel), die Vorgehensweise für den Zugriff auf die sichere Plattform sowie weitere praktische Hinweise wurden ebenfalls an FEBELFIN übermittelt.

Das Verfahren im Detail

  • Füllen Sie für jede Zielgruppe eine XML-Datei aus: eine Datei für natürliche Personen (einschließlich natürliche Personen Unternehmen) und eine weitere für juristische Personen.
    Um die XML-Datei zu validieren, müssen Sie eine XSD-Datei verwenden. Wenn die Daten in der Datei falsch oder unvollständig sind oder nicht im erforderlichen Format bereitgestellt werden, wird der Antrag abgelehnt.
    Im Gegensatz zur XML-Datei für juristische Personen darf die XML-Datei für natürliche Personen nur Anträge auf Bescheinigungen ohne Angabe einer bestimmten Wohndauer und ohne Einzelheiten zum Einkommen enthalten.
  • Geben Sie in der XML-Datei die Kundenanfragen an, die Sie im Jahr 2023 in großer Zahl an den FÖD Finanzen senden werden.
  • Vermerken Sie in der XML-Datei Ihre Postanschrift in Belgien.
  • Bestimmen Sie maximal vier Mitarbeiter (pro Institut) als „SPOC Bescheinigungen des steuerlichen Wohnsitzes“, die dafür zuständig sind, die XML-Dateien auf einem sicheren SharePoint-Speicherplatz zu hinterlegen.
    Um ihnen Zugang zur Online-Akte zu gewähren, übermitteln Sie dem FÖD Finanzen über die E-Mail-Adresse ge-go@minfin.fed.be ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse darf nicht für spezifische Fragen zu Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes verwendet werden. Für diese Fragen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Verwaltungsdienste.
  • Verwenden Sie den SharePoint, um:
    • zwischen dem 16. Januar 2023 und dem 16. Februar 2023 eine verschlüsselte ZIP-Datei einzureichen, die Folgendes enthalten soll:
      • eine XML-Datei mit den Sammelanträgen von Kunden, die natürliche Personen und natürliche Personen Unternehmen sind,
      • eine XML-Datei mit den Sammelanträgen von Kunden, die juristische Personen sind,
      • eine ZIP-Datei (Dateiname: proxy_np.zip) mit den Vollmachten aller Kunden, die natürliche Personen sind (einschließlich natürliche Personen Unternehmen), 
      • eine ZIP-Datei (Dateiname: proxy_corp.zip) mit den Vollmachten aller Kunden, die juristische Personen sind.
      Für Vollmachten müssen Sie pro Vollmacht ein separates PDF-Dokument mit dem Titel „NationaleNummer.pdf“ (z. B. 11225577799.pdf) oder „ZDU-Nummer.pdf“ (z. B. 0123456789.pdf) erstellen.
      Die verschlüsselte ZIP-Datei muss mit einem Passwort geschützt sein. Geben Sie Ihr Passwort auf onetimesecret ein, um einen einmaligen Link zu generieren, mit dem das Passwort auf sichere Weise an den FÖD Finanzen übermittelt werden kann.
      Senden Sie diesen Link anschließend an ge-go@minfin.fed.be.
    • Laden Sie die zusammenfassende Datei mit dem Status jedes Antrags herunter.
    • Laden Sie die Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes für bestätigte Anträge herunter.

Bearbeitung der Anträge beim FÖD Finanzen

Nach Eingang der Datei und Überprüfung der Vollmachten wird der FÖD Finanzen die Daten in sein System einspeisen.

Der Antrag weist keine Unstimmigkeiten auf? Die Bearbeitung erfolgt automatisch und der Antrag erhält den Status „bearbeitet“.  Die Bescheinigung wird auf dem SharePoint und in der MyMinfin-Akte des Steuerpflichtigen verfügbar sein.

Der Antrag weist eine Unstimmigkeit auf? Die Dienste des FÖD Finanzen müssen den Antrag manuell bearbeiten. Der Status lautet dann „nicht bearbeitet“. Die Bescheinigung oder der Ablehnungsentscheid liegt einige Tage später vor und wird dem Kunden und der Bank zur Verfügung gestellt.

Die Daten des Antrags sind unvollständig und/oder entsprechen nicht dem XSD-Schema? Die Dienste des FÖD Finanzen werden den Antrag nicht bearbeiten. Der Status lautet dann „unvollständig“.

Nach der automatischen Bearbeitung lädt der FÖD Finanzen die Bescheinigungen sowie die zusammenfassende Datei mit dem Status jedes Antrags (bearbeitet/nicht bearbeitet/unvollständig) auf den SharePoint.

Diese Dokumente werden in einer ZIP-Datei gespeichert, die mit einem Passwort verschlüsselt ist, das den SPOCs per E-Mail (über das onetimesecret-Verfahren) mitgeteilt wird. 

Übergangsmaßnahmen im Jahr 2023

Der FÖD Finanzen akzeptiert ausnahmsweise strukturierte Excel-Dateien (gemäß der auf dieser Seite veröffentlichten Vorlage) anstelle von XML-Dateien (ebenfalls auf dieser Seite veröffentlicht).

  • Eine ehrenwörtliche Erklärung des Finanzinstituts, in der es garantiert, im Besitz der Vollmachten jedes Kunden zu sein, wird 2023 ausreichen. Der FÖD Finanzen behält sich jedoch das Recht vor, spontan und stichprobenweise Vollmachten anzufordern, und das Finanzinstitut muss diese umgehend vorlegen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass der Antrag, wenn die Daten in der Excel-Datei nicht vollständig sind oder nicht im richtigen Format angegeben werden, möglicherweise:

  • nicht bearbeitet wird,
  • zu einer Ablehnung der Bescheinigung führt,
  • zur Erstellung einer anderen als der gewünschten Bescheinigung führt (z. B. Bescheinigung E-276conv-10 anstatt Bescheinigung E-276conv-20).

Beispieldateien

Beispieldateien, die bei diesem Sendeverfahren verwendet werden sollen:

Informationen für Steuerpflichtige