Achtung: Ab sofort empfangen wir Sie in allen unseren Ämtern nur noch nach vorheriger Terminvereinbarung.

Nationale Vorschusskonten für Notariatsbüros

Wenn Sie als Notar eine hypothekarische Formalität oder Recherche beantragen, müssen Sie ab dem 6. November 2023 mit einem einheitlichen nationalen Vorschusskonto arbeiten.

Ab diesem Datum werden wir nur noch dieses Konto für die Gebühren und Vergütungen für hypothekarische Formalitäten und hypothekarische Recherchen verwenden.

Für die Registrierungsformalität ändert sich am 6. November 2023 nichts. Hierfür werden Sie bis auf Weiteres die bestehenden Vorschusskonten bei den verschiedenen Ämtern Rechtssicherheit verwenden.

Mit der neuen Arbeitsweise richtet sich der FÖD Finanzen noch stärker auf Effizienz aus:

  • Die Festlegung der Gebühren und Vergütungen verbleibt in der Zuständigkeit der Generalverwaltung Vermögensdokumentation (GVVD).
  • Einnahme und Beitreibung werden schrittweise an die Generalverwaltung Einnahme und Beitreibung (GVEB) übertragen.

Ein einheitliches nationales Vorschusskonto öffnen und verwalten

  • Wie eröffnet man ein einheitliches nationales Vorschusskonto?

    Um ein Vorschusskonto zu eröffnen, beantragen Sie über die Anwendung „Strukturierte Mitteilung“ eine strukturierte Mitteilung:

    1. Geben Sie bei „Numéro d‘entreprise“ Ihre Unternehmensnummer ein.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Calculer“.

    Startbildschirm der Anwendung zum Beantragen einer strukturierten Mitteilung

    Sie erhalten dann die strukturierte Mitteilung. Wir ermitteln sie auf der Grundlage Ihrer Unternehmensnummer, gefolgt von einer Kontrollzahl. Sie erhalten also immer dieselbe strukturierte Mitteilung für dieselbe Unternehmensnummer.

    Sollten Sie technische Probleme mit der Anwendung haben, wenden Sie sich bitte an den FÖD Finanzen.

    Achtung: Wenn sich Ihre Unternehmensnummer ändert, müssen Sie eine neue strukturierte Mitteilung mit der neuen Unternehmensnummer erstellen.

  • Wie füllt man ein einheitliches nationales Vorschusskonto auf?

    Sie können die Vorschüsse voraussichtlich ab dem 23. Oktober 2023 überweisen:

    1. Überweisen Sie die Vorschüsse auf die einheitliche Kontonummer BE26 6792 0023 0329.
    2. Verwenden Sie die strukturierte Mitteilung für jede Vorschussüberweisung.
  • Wie schließt man ein einheitliches nationales Vorschusskonto und wie fordert man den Saldo zurück?

    Wenn Sie Ihr Vorschusskonto nicht mehr nutzen, z. B. weil Sie eine neue Unternehmensnummer haben oder in den Ruhestand gehen, können Sie es schließen lassen, sodass Ihnen ein eventueller Saldo erstattet wird.

    Sie senden dann einen Antrag auf Erstattung des Saldos des Vorschusskontos per Post oder per E-Mail an das Amt Rechtssicherheit Ihres Amtssitzes oder Gesellschaftssitzes (bzw. das Amt, das auch Ihr Verzeichnis bearbeitet). Geben Sie unbedingt Folgendes an:

    • Ihre ZDU-Nummer,
    • Ihre strukturierte FIRST-Mitteilung,
    • die Kontonummer, auf die wir den Saldo zurücküberweisen sollen,
    • dass für die ZDU-Nummer auf hypothekarischer Ebene keine Urkunden mehr bearbeitet werden müssen und dass keine hypothekarischen Recherchen mehr angefragt werden.
  • Wie fordert man einen Betrag auf dem einheitlichen nationalen Vorschusskonto zurück, ohne das Konto schließen zu lassen?

    Möchten Sie, dass wir einen bestimmten Betrag auf Ihr Konto (weil Sie z. B. versehentlich einen zu hohen Betrag überwiesen haben) oder auf das Konto eines anderen Vorschusskunden (weil Sie z. B. versehentlich die strukturierte Mitteilung eines anderen Kunden genutzt haben) zurücküberweisen? Dann können Sie einen Antrag auf Erstattung einreichen.

    Senden Sie diesen Antrag per E-Mail oder per Post an das Amt Rechtssicherheit Ihres Amtssitzes oder Gesellschaftssitzes (bzw. das Amt, das auch Ihr Verzeichnis bearbeitet). Der Antrag muss unbedingt Folgendes enthalten:

    • die ZDU-Nummer des Vorschusskunden, auf dessen Konto sich der zu hohe Betrag befindet,
    • die strukturierte FIRST-Mitteilung des Vorschusskunden, auf dessen Konto sich der zu hohe Betrag befindet sowie dessen Einverständnis mit der Erstattung oder der Übertragung,
    • den genauen Betrag, den wir zurückerstatten oder übertragen sollen,
    • oder die Kontonummer des Vorschusskunden, auf die wir den Betrag erstatten sollen, oder die FIRST-Kontonummer für Vorschusskunden mit der strukturierten Mitteilung, für die der Betrag eigentlich bestimmt war,
    • die Begründung, weshalb wir diesen Betrag erstatten oder übertragen sollen.
  • Ich habe einen Vorschuss überwiesen. Ab wann wird dieser Betrag verfügbar sein?

    Bitte sehen Sie eine Bearbeitungsfrist für Ihre Überweisung vor. Wenn Sie eine Überweisung ausführen, ist diese erst nach der automatisierten Verarbeitung der verschlüsselten Tagesauszüge (CoDa) für unsere Dienste sichtbar:

    • Wenn Sie das Konto rechtzeitig auffüllen, ist das überhaupt kein Problem.
    • Wenn Sie an (Werk-)Tag 1 vor 22 Uhr über dieselbe Bank wie jene des Vorschusskontos (bpost) auf das Vorschusskonto einzahlen, wird diese Zahlung im Prinzip noch im CoDa des (Werk-)Tages 1+1 erfasst.
    • Wenn Sie an (Werk-)Tag 1 vor 15:30 Uhr über eine andere Bank auf das Vorschusskonto einzahlen, wird diese Zahlung im Prinzip im CoDa des (Werk-)Tages 1+1+1 erfasst.

    Bitte beachten Sie dies unbedingt, da wir Ihren Antrag ablehnen müssen, wenn nicht genügend Vorschuss vorhanden ist.

    Bei der Berechnung einer eventuellen Geldbuße wegen Verzugs wird das Buchungsdatum der Zahlung berücksichtigt.

Nationale Vorschusskonten für Notariatsbüros

  • Welche Gebühren und Vergütungen werden über das einheitliche nationale Vorschusskonto gezahlt?

    Ab dem 6. November 2023 werden wir das einheitliche Vorschusskonto für hypothekarische Formalitäten und hypothekarische Recherchen verwenden:

    • Gebühren für Dokumente, die einer gesetzlichen hypothekarischen Formalität unterliegen: Übertragung, Eintragung, Randvermerk (z. B. Streichung),
    • die Hypothekengebühr von 0,3 %,
    • Gebühren für hypothekarische Recherchen.

    Nächste Schritte

    An noch zu bestimmenden Daten wird die neue Arbeitsweise auch für Folgendes in Kraft treten:

    • die Registrierungsgebühren (föderale und regionalisierte Brüsseler und wallonische Registrierungsgebühren), die bei der Registrierungsformalität geschuldet sind (einschließlich der „Steuer der Gebietsfremden“ sowohl Mehrwerte die als „verschiedene Einkünfte“ besteuert werden als auch Mehrwerte die als „Gewinne oder Profite“ besteuert werden),
    • die Zahlung der Schreibgebühren, die über das Verzeichnis bezahlt werden,
    • die Zahlung für Recherchen in Sachen Registrierung und Erbschaft (z. B. für den dreißigjährigen Eigentumsnachweis).
  • Wie ist die Arbeitsweise für hypothekarische Formalitäten für Urkunden, die über eRegistration vorgelegt werden?

    Vorlage der Urkunde

    Sie legen die Urkunden digital über eRegistration vor.

    Bearbeitung der Urkunde

    Wir prüfen, ob für die Urkunde die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind (einschließlich des verfügbaren Vorschusses):

    • Sind die Bedingungen nicht erfüllt, so müssen wir die Urkunde ablehnen.
    • Wenn die Bedingungen erfüllt sind, wird der Vorschuss zurückgelegt und dann auf dem Vorschusskonto verbraucht.

    Sie können die bei der Eintragung einer Hypothek eventuell fällige Hypothekengebühr von 0,3 % noch auf die vereinbarte Weise mitteilen, wie in der Fednot-Mitteilung „eReg Tipp 51 – Gebühren und Steuern in den Metadaten – Warum und wie gibt man sie ein?“ (Mitteilung 17082 vom 4. Mai 2023) angegeben. Vergessen Sie nicht, die Telefonnummer anzugeben, unter der wir Sie, falls erforderlich, erreichen können, auch zu einem Zeitpunkt, in der Ihr Notariatsbüro hinter geschlossenen Türen arbeitet.

    Lieferung des Berichts

    Sie erhalten die Urkunde, die der hypothekarischen Formalität unterliegt, zusammen mit dem digital unterzeichneten oder mit einem eSEAL-Siegel versehenen Bericht (oder dem Ablehnungsbescheid mit der Begründung für die Ablehnung) über eRegistration.

  • Wie ist die Arbeitsweise für hypothekarische Formalitäten für Urkunden, die (ausnahmsweise) auf Papier vorgelegt werden?

    Vorlage der Urkunde

    Sie legen die Urkunden, die ausnahmsweise in Papierform vorgelegt werden müssen, dem zuständigen Amt Rechtssicherheit vor:

    • entweder per Post
    • oder nach Terminabsprache beim Amt Rechtssicherheit.

    Geben Sie auch die Unternehmensnummer Ihres Notariatsbüros an, damit keine Verwechslung in Bezug auf den Vorschuss entsteht.

    Handelt es sich um eine Urkunde, die Sie wieder auf Papier vorlegen und die gleichzeitig übertragen und registriert werden muss (eine „Urkunde RH Art1“)? Geben Sie auch die Vorlegungsnummer der abgelehnten Akte an. Diese finden Sie im Ablehnungsbescheid.

    Achtung: Bei Vorlage auf dem Postweg handelt es sich um die physische Adresse des zuständigen Amtes Rechtssicherheit und nicht um die Adresse des zentralen Scanningcenters.

    Bearbeitung der Urkunde

    Wir prüfen, ob für die Urkunde die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind (einschließlich des verfügbaren Vorschusses):

    • Sind die Bedingungen nicht erfüllt, so müssen wir die Urkunde ablehnen.
    • Wenn die Bedingungen erfüllt sind, wird der Vorschuss zurückgelegt und dann auf dem Vorschusskonto verbraucht.

    Lieferung des Berichts

    Sie erhalten die Urkunde, die der hypothekarischen Formalität unterliegt, zusammen mit dem Bericht (oder dem Ablehnungsbescheid mit der Begründung für die Ablehnung) auf Papier.

  • Wie ist die Arbeitsweise für hypothekarische Recherchen, die über den Selfservice Hypotheken (SSH) beantragt werden?

    Antrag auf Recherche

    Sie senden Ihre Anträge auf hypothekarische Recherchen digital über den Selfservice Hypotheken.

    Bearbeitung der Recherche

    Wir prüfen, ob für den Antrag auf eine hypothekarische Recherche die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind (einschließlich des verfügbaren Vorschusses):

    • Sind die Bedingungen nicht erfüllt, so müssen wir die Recherche ablehnen.
    • Wenn die Bedingungen erfüllt sind, wird der Vorschuss zurückgelegt und dann auf dem Vorschusskonto verbraucht.

    Wenn Sie eine dringende Bescheinigung beantragen und wir diese Bescheinigung nicht mit der gebotenen Eile ausstellen, streichen wir die für dringende Anträge vorgesehenen Mehrkosten. Dieser Betrag wird dann auf Ihrem Vorschusskonto wieder zur Verfügung gestellt.

    Lieferung der Bescheinigung

    Sie erhalten die digital unterzeichnete oder mit dem eSEAL-Siegel versehene Bescheinigung (oder den Ablehnungsbescheid mit der Begründung für die Ablehnung) über Selfservice Hypotheken.

  • Wie ist die Arbeitsweise für hypothekarische Recherchen, die (ausnahmsweise) auf Papier vorgelegt werden?

    Antrag auf Recherche

    Sie senden Ihre Anträge auf hypothekarische Recherchen von Gerichtsvollziehern per Post an das Scanningcenter in Gent (niederländischsprachige Dokumente) oder in Namur (französisch- oder deutschsprachige Dokumente). Sie können den Antrag auch per E-Mail senden, wie mit Fednot abgesprochen.

    Fügen Sie folgende Informationen bei:

    • die Unternehmensnummer Ihres Notariatsbüros (damit keine Verwechslung in Bezug auf den Vorschuss entsteht),
    • die spezifische Briefkastennummer des zuständigen Amts Rechtssicherheit.

    Im Dienststellenleitfaden des FÖD Finanzen finden Sie die Adressen der Scanningcenter und die spezifische Briefkastennummer des zuständigen Amts Rechtssicherheit.

    Bearbeitung der Recherche

    Wir prüfen, ob für den Antrag auf eine hypothekarische Recherche die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind (einschließlich des verfügbaren Vorschusses):

    • Sind die Bedingungen nicht erfüllt, so müssen wir die Recherche ablehnen.
    • Wenn die Bedingungen erfüllt sind, wird der Vorschuss zurückgelegt und dann auf dem Vorschusskonto verbraucht.

    Wenn Sie eine dringende Bescheinigung beantragen und wir diese Bescheinigung nicht mit der gebotenen Eile ausstellen, streichen wir die für dringende Anträge vorgesehenen Mehrkosten. Dieser Betrag wird dann auf Ihrem Vorschusskonto wieder zur Verfügung gestellt.

    Lieferung der Bescheinigung

    Sie erhalten die Bescheinigung (oder den Ablehnungsbescheid mit der Begründung für die Ablehnung) auf Papier.

  • Wo kann ich die Erstattung einer durchgeführten hypothekarischen Formalität oder Recherche beantragen?

    Wenn eine durchgeführte hypothekarische Formalität oder Recherche zu einer Erstattung führt, müssen Sie den Erstattungsantrag bei dem Amt Rechtssicherheit einreichen, das die Formalität oder Recherche bearbeitet hat.

  • Wo finde ich die Verbrauchsabrechnung?

    Wir stellen Ihnen täglich eine einsehbare Verbrauchsabrechnung zur Verfügung.

    Wir empfehlen Ihnen, Ihre Verbrauchsabrechnung, insbesondere während des Implementierungsmonats d.h. November 2023 genau zu verfolgen:

    • Melden Sie Fednot mögliche Probleme sofort über legalatgov@fednot.be.
    • Fednot wird sich mit dem FÖD Finanzen in Verbindung setzen, damit Verbesserungen und eventuelle Korrekturen so schnell wie möglich vorgenommen werden können.
  • Wie gehe ich bei einer Amtsausübung vor?

    Bei einer Amtsausübung wird die Urkunde unter der Unternehmensnummer des Notars, der sein Amt ausübt, vorgelegt.

    In diesem Fall müssen Sie den Vorschuss mit der strukturierten Mitteilung des Notars, der sein Amt ausübt, auf das einheitliche Vorschusskonto überweisen.

  • Wie gehe ich bei einer Vertretung vor?

    Ein Stellvertreter legt die Urkunde unter der Unternehmensnummer des ersetzten Notars vor.

    In diesem Fall müssen Sie den Vorschuss mit der strukturierten Mitteilung des ersetzten Notars auf das einheitliche Vorschusskonto überweisen.

  • Gibt es Übergangsmaßnahmen?

    Achtung: Mittwoch, der 1. November 2023, ist ein Feiertag, der 2. November 2023 ein Ruhetag und der 3. November 2023 (Brückentag) ebenfalls ein Ruhetag beim FÖD Finanzen.

    • Die alten Vorschusskonten müssen noch ausreichend gefüllt sein, damit wir die Dokumente gegebenenfalls noch im alten System verarbeiten können.
    • Wenn Sie eine Urkunde bei einem Amt Rechtssicherheit vorlegen, bei dem Sie kein altes Vorschusskonto haben (Zahlung Urkunde pro Urkunde), ist eine rechtzeitige vorherige Zahlung erforderlich.

    Wir raten Ihnen, am 30. und 31. Oktober 2023 so wenige Urkunden wie möglich vorzulegen. Wenn das Amt Rechtssicherheit an diesen Tagen eine Urkunde ablehnen muss und Sie diese erst am 31. Oktober 2023 ab 12 Uhr wieder vorlegen, muss das Amt die Urkunde im neuen System bearbeiten. Es muss dann ein ausreichender Vorschuss auf dem neuen einheitlichen Vorschusskonto vorhanden sein, sonst muss das Amt die Urkunde erneut ablehnen.

    Wenn für eine Urkunde, die bis zum 31. Oktober 2023 um 12 Uhr vorgelegt wird, an diesem Datum keine Zahlung auf dem Konto des Amtes Rechtssicherheit vorhanden ist (CoDa vom Morgen des 31. Oktober 2023), muss das Amt diese Urkunde ablehnen. Sie müssen die Urkunde dann erneut vorlegen, allerdings im neuen System und mit vorheriger Zahlung auf das neue einheitliche Konto.

    Ab dem 31. Oktober 2023 um 12 Uhr gilt das neue System automatisch für vorgelegte (oder nach Ablehnung erneut vorgelegte) Urkunden und beantragte (oder nach Ablehnung erneut beantragte) hypothekarische Recherchen.

  • Wie verläuft der Abschluss des alten Vorschusskontos?

    Nach Abschluss der monatlichen Buchführung von Oktober 2023 und spätestens am 13. November 2023 erhalten Sie die Endverbrauchsabrechnung für Hypotheken des Monats Oktober 2023.

    1. Sie bekommen vom Amt Rechtssicherheit den Saldo des alten Vorschusskontos per E-Mail zugeschickt.
    2. Lassen Sie dem Amt Ihre Zustimmung (oder Ihre Anmerkungen) spätestens am 20. November 2023 in Form einer Rückantwort auf diese E-Mail zukommen. Geben Sie auch die Kontonummer an, auf die der Saldo überwiesen werden soll. Sollte sich ein negativer Saldo ergeben, so müssen Sie diesen Betrag selbstverständlich so schnell wie möglich auf das Konto des Amtes Rechtssicherheit überweisen.

    Wenn wir am 20. November 2023 nicht Ihre ausdrückliche Zustimmung erhalten haben, gilt sie als an diesem Tag eingegangen. Sie bekommen dann einen eventuellen Saldo auf die letzte Kontonummer erstattet, mit der Sie das Vorschusskonto aufgefüllt haben.

    Achtung:

    • Es findet keine Übertragung von Beträgen des alten Vorschusskontos auf das neue nationale Vorschusskonto statt.
    • Wenn noch Anträge auf dringende Bescheinigungen eingegangen sind, bei denen zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar ist, ob wir sie mit der gebotenen Eile ausstellen können, werden wir bei der Festlegung des Saldos den Satz für dringende Fälle berücksichtigen. Wurden diese Bescheinigungen anschließend nicht mit der gebotenen Eile ausgestellt, so werden die Mehrkosten für dringende Anträge unaufgefordert auf Ihr (zuletzt verwendetes) Konto zurückgezahlt.
  • An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen habe?

    Bei Fragen können Sie eine E-Mail an legalatgov@fednot.be senden.