Comptes de provision nationaux pour les études notariales
Si vous demandez, en tant que notaire, une formalité ou une recherche hypothécaire, vous devrez travailler avec un compte de provision national unique à partir du 6 novembre 2023.
À partir de cette date, nous utiliserons uniquement ce compte pour les droits et rétributions des formalités et des recherches hypothécaires.
Pour la formalité d’enregistrement, rien ne changera au 6 novembre 2023. Vous continuerez à utiliser pour le moment les comptes de provision existants auprès des différents bureaux Sécurité juridique.
Avec cette nouvelle méthode de travail, le SPF Finances s’engage encore plus sur la voie de l'efficacité :
- La détermination des droits et rétributions reste une compétence de l’Administration générale de la Documentation patrimoniale (AGDP).
- La perception et le recouvrement seront progressivement transférés à l’Administration générale de la Perception et du Recouvrement (AGPR).
Ouvrir et gérer un compte de provision national unique
Comment ouvrir un compte de provision national unique ?
Pour ouvrir un compte de provision, vous demandez une communication structurée via l’application « Communication structurée ».
- Complétez dans le champ « Numéro d’entreprise » votre numéro d’entreprise.
- Cliquez sur le bouton « Calculer ».
Vous obtenez la communication structurée. Nous la calculons sur la base de votre numéro d’entreprise suivi d’un chiffre de contrôle. Pour le même numéro d’entreprise vous obtenez donc toujours la même communication structurée.
En cas de problèmes techniques avec l’application, vous pouvez contacter le SPF Finances.
Attention : si votre numéro d’entreprise change, vous devez créer une nouvelle communication structurée avec le nouveau numéro d’entreprise.
Comment provisionner un compte de provision national unique ?
- Effectuez les virements de provision sur le numéro de compte unique BE26 6792 0023 0329.
- Utilisez pour chaque virement de provision la communication structurée.
Comment clôturer un compte de provision national unique et récupérer le solde ?
Si vous n’utilisez plus votre compte de provision, par exemple parce que vous avez un nouveau numéro d'entreprise ou parce que vous partez à la retraite, vous pouvez le faire clôturer afin que le solde éventuel vous soit remboursé.
Vous envoyez alors une demande de remboursement du solde du compte de provision par email ou par courrier au bureau de Sécurité juridique de votre résidence ou votre siège (également le bureau gérant votre répertoire). Veillez à indiquer :
- votre numéro CBE ;
- votre communication structurée FIRST ;
- le numéro de compte sur lequel nous devons verser le solde ;
- qu'aucun acte ne doit plus être traité au niveau hypothécaire pour le numéro CBE et qu'aucune recherche hypothécaire ne sera plus demandée.
Comment récupérer un montant sur le compte de provision national unique sans que le compte soit clôturé ?
Vous souhaitez que nous vous remboursions un certain montant sur votre compte (par exemple, parce que vous avez accidentellement versé un montant trop élévé) ou sur le compte d'un autre client à provision (par exemple, parce que vous avez accidentellement utilisé la communication structurée de quelqu'un d'autre) ? Dans ce cas, vous pouvez demander un remboursement.
Envoyez cette demande par email ou par courrier au bureau de Sécurité juridique de votre résidence ou siège (également le bureau gérante votre répertoire). Cette demande doit contenir :
- le numéro CBE du client à provision pour lequel le montant est à découvert ;
- la communication structurée FIRST du client à provision pour lequel le montant est à découvert et son accord avec le remboursement ou transfert ;
- le montant spécifique à rembourser ou à transférer ;
- soit len uméro de compte du client à provision auquel nous devons rembourser le montant, soit lenuméro de compte FIRST du client à provision en ajoutant la communication structurée à laquelle le montant était effectivement destiné ;
- la raison pour laquelle nous devons rembourser ou transférer ce montant.
J’ai effectué un virement de provision. À partir de quand ce montant sera-t-il disponible ?
Veuillez prévoir un délai de traitement pour votre virement. Si vous effectuez un virement, celui-ci est uniquement visible pour nos services qu’après le traitement automatique des relevés journaliers codés (CoDa) :
- Si vous effectuez le provisionnement bien à l’avance, il n’y a aucun problème.
- Si vous payez le jour (ouvrable) 1 sur le compte de provision avant 22 h via la même banque que celle du compte de provision (bpost), ce paiement est en principe encore inclus dans le CoDa du jour (ouvrable) 1+1.
- Si vous payez le jour (ouvrable) 1 sur le compte de provision avant 15 h 30 par l’intermédiaire d’une autre banque, ce paiement est en principe inclus dans le CoDa du jour (ouvrable) 1+1+1.
Veuillez prendre ça en considération, car nous devons refuser votre demande s’il n’y a pas assez de provision disponible.
Pour le calcul de toute amende de retard, la date comptable du paiement est prise en compte.
Comptes de provision nationaux pour les études notariales
Quels droits et rétributions passent via le compte de provision national unique ?
À partir du 6 novembre 2023, nous utiliserons le compte de provision unique pour les formalités hypothécaires et les recherches hypothécaires :
- les rétributions à payer sur les documents soumis à une formalité hypothécaire légale : transfert, inscription, inscription marginale (par exemple, la « radiation ») ;
- le droit d’hypothèque de 0,3 % ;
- les frais de recherches hypothécaires.
Étapes suivantes
À des dates à déterminer, la nouvelle méthode de travail entrera également en vigueur pour :
- les droits d’enregistrement (droits d’enregistrement fédéraux et régionalisés bruxellois et wallons) dus lors de la formalité de l’enregistrement (y compris l’ « impôt des non-résidents », tant les plus-values taxables comme « revenus divers » que les plus-values taxables comme « bénéfice ou profits ») ;
- le paiement du droit d’écriture payé par le biais du répertoire ;
- le paiement des recherches enregistrement/succession (par exemple pour le titre de propriété trentenaire).
Quelle est la méthode de travail pour les formalités hypothécaires d’actes présentés via eRegistration ?
Présentation de l’acte
Vous présentez les actes par voie électronique via eRegistration.
Traitement de l’acte
Nous examinons si pour l’acte les conditions légales sont remplies (y compris la provision disponible) :
- Si les conditions ne sont pas remplies, nous devons refuser l‘acte.
- Si les conditions sont remplies, la provision est réservée et ensuite consommée sur le compte de provision.
Vous pouvez communiquer le droit d’hypothèque de 0,3 % éventuellement dû lors de l’inscription hypothécaire de la manière convenue, comme indiqué dans la communication de Fednot « eReg conseil 51 – Droits et impôts dans les métadonnées – Pourquoi et comment les encoder ? » (message 17082 du 4 mai 2023). N’oubliez pas d’indiquer le numéro de téléphone auquel nous pouvons vous joindre si nécessaire, même à un moment où votre étude notariale travaille avec portes fermées.
Livraison de la relation
Vous recevez l’acte soumis à la formalité hypothécaire avec la relation de cette formalité signée électroniquement ou revêtu du cachet eSEAL (ou l’avis de refus motivé) via eRegistration.
Quelle est la méthode de travail pour les formalités hypothécaires d’actes présentés (exceptionnellement) sur papier ?
Présentation de l’acte
Vous présentez les actes devant être présentés exceptionnellement sur papier au bureau Sécurité juridique compétent :
- soit par courrier,
- soit sur rendez-vous auprès du bureau Sécurité juridique.
Veuillez également indiquer votre numéro d’entreprise en tant que notaire afin qu’il n’y ait aucune confusion quant au provisionnement.
S’agit-il d’un acte que vous présentez à nouveau sur papier et qui doit être transcrit et enregistré en même temps (un « acte RH art1 ») ? Veuillez également indiquer le numéro de présentation du dossier refusé. Vous le trouverez dans l’avis de refus.
Attention : lors de la présentation par courrier, il concerne encore l’adresse physique du bureau Sécurité juridique compétent et non l’adresse des centres de scanning centraux.
Traitement de l’acte
Nous examinons si pour l’acte les conditions légales sont remplies (y compris la provision disponible) :
- Si les conditions ne sont pas remplies, nous devons refuser l‘acte.
- Si les conditions sont remplies, la provision est réservée et ensuite consommée sur le compte de provision.
Livraison de la relation
Vous recevez l’acte soumis à la formalité hypothécaire avec la relation de cette formalité (ou l’avis de refus motivé) en version papier.
Quelle est la méthode de travail pour les recherches hypothécaires demandées via le Self-Service Hypothèques (SSH) ?
Demande de la recherche
Vous envoyez vos demandes de recherches hypothécaires électroniquement via le Self-Service Hypothèques.
Traitement de la recherche
Nous examinons si pour la demande de recherche hypothécaire les conditions légales sont remplies (y compris la provision disponible) :
- Si les conditions ne sont pas remplies, nous devons refuser la recherche.
- Si les conditions sont remplies, la provision est réservée et ensuite consommée sur le compte de provision.
Si vous demandez un certificat urgent mais que nous ne délivrons pas le certificat en urgence, nous annulerons le coût additionnel de demandes urgentes réservé. Ce montant sera alors remis à disposition du compte de provision.
Livraison du certificat
Vous recevez le certificat signé électroniquement ou revêtu du cachet eSEAL (ou l’avis de refus motivé) via Self-Service Hypothèques.
Quelle est la méthode de travail pour les recherches hypothécaires demandées (exceptionnellement) sur papier ?
Demande de la recherche
Vous envoyez vos demandes de recherches hypothécaires présentées exceptionnellement sur papier via la Poste au centre de scanning de Gand (documents néerlandophones) ou de Namur (documents francophones ou germanophones). Vous pouvez également envoyer la demande par e-mail, comme concerté avec Fednot.
Indiquez les informations suivantes :
- votre numéro d’entreprise en tant que notaire (afin qu’il n’y ait pas de confusion en ce qui concerne la provision) ;
- la boite postale spécifique du bureau Sécurité juridique compétent.
Vous trouvez les adresses des centres de scanning ainsi que la boite postale spécifique du bureau Sécurité juridique compétent dans le Guide des bureaux du SPF Finances.
Traitement de la recherche
Nous examinons si pour la demande de recherche hypothécaire les conditions légales sont remplies (y compris la provision disponible) :
- Si les conditions ne sont pas remplies, nous devons refuser la recherche.
- Si les conditions sont remplies, la provision est réservée et ensuite consommée sur le compte de provision.
Si vous demandez un certificat urgent mais que nous ne délivrons pas le certificat en urgence, nous annulerons le coût additionnel de demandes urgentes réservé. Ce montant sera alors remis à disposition du compte de provision.
Livraison du certificat
Vous recevez le certificat (ou l’avis de refus motivé) en version papier.
Où demander la restitution d’une formalité ou d’une recherche hypothécaire effectuée ?
Si une formalité ou une recherche hypothécaire effectuée donne lieu à une restitution, vous devez introduire la demande de restitution au bureau Sécurité juridique qui a traité la formalité ou la recherche.
Où puis-je trouver le compte de débit ?
Un compte(-rendu) de débit consultable quotidiennement sera fourni.
Nous conseillons de suivre de près votre compte de débit, surtout pendant le mois de mise en œuvre de novembre 2023 :
- Signalez tout problème éventuel à Fednot immédiatement via legalatgov@fednot.be.
- Fednot prendra contact avec le SPF Finances, afin que des améliorations et d’éventuelles corrections puissent être apportées le plus rapidement possible.
Comment procéder en cas de prêt de ministère ?
En cas de prêt de ministère, l’acte est présenté avec le numéro d’entreprise du notaire qui prête son ministère.
Dans ce cas, vous devez effectuer le virement de la provision sur le compte de provision unique avec la communication structurée du notaire qui prête son ministère.
Comment procéder en cas de remplacement ?
Un remplaçant présente l’acte sous le numéro d’entreprise du notaire remplacé.
Dans ce cas, vous devez effectuer le virement de la provision sur le compte unique avec la communication structurée du notaire remplacé.
Existe-t-il des mesures transitoires ?
Attention, le mercredi 1 novembre 2023 est un jour férié, le 2 novembre 2023 est un jour de fermeture et le 3 novembre 2023 (pont) est aussi un jour de fermeture au SPF Finances.
- Les anciens comptes de provision doivent encore être suffisamment provisionnés pour que nous puissions encore traiter les documents dans l’ancien système, le cas échéant.
- Si vous présentez un acte dans un bureau Sécurité juridique où vous n'avez pas de compte de provision (paiement acte par acte), un paiement (préalable) dans les bons délais est requis.
Nous recommandons de présenter le moins d’actes possible les 30 et 31 octobre 2023. Si le bureau Sécurité juridique doit refuser un acte ces jours-là et que vous ne le présentez à nouveau qu’après midi (12 h) le 31 octobre 2023, le bureau doit traiter l’acte dans le nouveau système. Il doit y avoir alors une provision suffisante sur le nouveau compte de provision unique, sinon le bureau devra refuser l’acte à nouveau.
Si pour un acte présenté avant le 31 octobre 2023 à 12 h aucun paiement n’est disponible sur le compte du bureau Sécurité juridique à cette date (CoDa reçu le 31 octobre 2023 au matin), le bureau devra refuser cet acte. Vous devrez alors à nouveau présenter l’acte, mais dans le nouveau système avec provisionnement préalable sur le nouveau compte unique.
À partir du 31 octobre 2023 à 12 h, le nouveau système s’appliquera automatiquement pour les actes présentés (ou représentés après un refus) et les recherches hypothécaires demandées (ou redemandées après un refus).
Comment se passe la clôture de l’ancien compte de provision ?
Après la clôture des comptes mensuels du mois d’octobre 2023 et au plus tard le 13 novembre 2023, vous recevrez le compte de débit final « hypothèques » du mois d’octobre 2023.
- Vous recevrez du bureau Sécurité juridique par e-mail le solde de l’ancien compte de provision.
- Envoyez votre accord (ou vos remarques) au plus tard le 20 novembre 2023 via un reply à cet e-mail. Indiquez aussi le numéro de compte sur lequel vous souhaitez recevoir ce solde. En cas d’un solde négatif, vous devez bien entendu virer ce montant sur le compte du bureau Sécurité juridique dans les plus brefs délais.
Si le 20 novembre 2023, nous n’avons pas reçu votre accord explicite, il est considéré que cet accord a été reçu à cette date. Dans un tel cas, vous recevrez le solde éventuel sur le dernier numéro de compte avec lequel vous avez provisionné cet compte de provision.
Attention :
- Il n’y a pas de transfert de fonds de l’ancien compte de provision vers le nouveau compte de provision national.
- S’il y a encore des demandes de certificats urgents pour lesquels il n’est pas encore certain qu’ils puissent être délivrés en urgence, nous prendrons en compte le tarif urgent pour déterminer le solde. Si par la suite ces certificats n’ont pas été délivrés en urgence, le coût additionnel de demandes urgentes vous sera remboursé spontanément sur votre compte (utilisé en dernier lieu).
Qui puis-je contacter en cas de questions ?
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Fednot à legalatgov@fednot.be.