Les opérateurs qui, au 1er juillet, rencontrent encore des difficultés techniques pour déclarer ces petits envois via IDMS, peuvent temporairement utiliser une procédure alternative. Sur la base des fichiers CSV/XLS, qui sont envoyés aux douanes de la manière convenue, les marchandises pourront alors déjà être libérées.

Une approbation préalable de l'AAD&A est nécessaire pour utiliser la procédure alternative.

Pour permettre aux opérateurs d'exporter des fichiers à partir des bases de données existantes, l'Administration n'impose pas de modèle standardisé. Il est possible de travailler avec des fichiers XLS ou CSV (séparateur point-virgule), qui doivent contenir au moins les éléments H7. Pour que le fichier soit lisible par les agents chargés du traitement, les éléments de données H7 doivent être indiqués en haut des colonnes. Il est préférable de soumettre un fichier test à l'AGD&A.

Parallèlement à cette procédure alternative, l'opérateur doit mettre en mémoire tampon ces déclarations dans son propre système, afin qu'elles puissent être soumises dans IDMS-H7 lorsque l'opérateur sera techniquement prêt. Avant de commencer à envoyer ces déclarations mises en mémoire tampon, nous vous demandons de contacter le helpdesk PLDA afin que nous puissions examiner le moment idéal pour le faire.

La procédure alternative peut être utilisée jusqu'au 30 juillet 2021 au plus tard, car l'AGD&A doit également être en mesure de respecter ses obligations en matière de rapports à l'UE.

Aspects pratiques :

• Le fichier XLS ou CSV correspondant doit être envoyé par mail à la CRC compétente avec pour objet "Nom de l'opérateur économique - procédure alternative".
  CRC Zaventem : da.crc.zaventem@minfin.fed.be
  CRC Bierset : da.sel.bierset@minfin.fed.be
• En cas d'utilisation de la procédure alternative, une période d'attente de 3 heures est prévue. Dans ce délai, vous pouvez recevoir de la part de la CRC une liste d'envois sélectionnés pour vérification, après quoi ils devront être présentés à la douane. Si les marchandises ne peuvent plus être présentées, une constatation de non-présentation de marchandises sera établie. Le délai de grâce ne s'applique pas à ces infractions spécifiques.
• Toutes les déclarations doivent être mises en mémoire tampon pour une insertion ultérieure dans IDMS-H7.

En cas de problèmes techniques avec le système IDMS-H7, une procédure d'urgence sera déclarée par le helpdesk PLDA et un numéro de call lui sera attribué.

Pendant la procédure d'urgence, le même type de fichier XLS/CSV sera utilisé que pendant la procédure alternative. Durant la procédure d'urgence, toutes ces déclarations doivent être mises en mémoire tampon afin qu'elles puissent encore toutes être soumises dans IDMS-H7 lorsque les problèmes techniques seront résolus.

Aspects pratiques :

• Les fichiers XLS ou CSV correspondants sont envoyés par mail à la CRC compétente avec pour objet "Nom de l'opérateur économique - numéro de call - procédure d'urgence".
  CRC Zaventem: da.crc.zaventem@minfin.fed.be
  CRC Bierset: da.sel.bierset@minfin.fed.be
• En cas d'utilisation de la procédure d’urgence, une période d'attente d'une heure est prévue. Dans ce délai, vous pouvez recevoir de la part de la CRC une liste d'envois sélectionnés pour vérification, après quoi ils devront être présentés à la douane. Si les marchandises ne peuvent plus être présentées, une constatation de non-présentation de marchandises sera établie. Le délai de grâce ne s'applique pas à ces infractions spécifiques.
• Toutes les déclarations doivent être mises en mémoire tampon pour une insertion ultérieure dans IDMS-H7.

Critères exigés pour les fichiers des procédures alternative et d'urgence

• Fichier XLS ou CSV
• Format lisible
• Noms des champs de données obligatoires au-dessus des colonnes
• Nom de l'opérateur dans le nom du fichier
• Envoyer par e-mail avec le nom de l'OE
  • En cas de procédure alternative, mentionner également "procédure alternative".
  • En cas de procédure d'urgence, mentionnez également le numéro de call de la procédure d'urgence.

Lorsque vous envoyez les données mises en mémoire tampon, nous vous demandons d'ajouter les données suivantes à votre déclaration au niveau de l'en-tête :

• Pour la procédure alternative
  • Supporting document type : E014
  • Supporting document number : APS-EORI-date de la déclaration alternative (JJMMAAAA)
• Pour la procédure d’urgence
  • Supporting document type : E014
  • Supporting document number : NPS-IDMS-call number attribué par le helpdesk.

Le code E014 est temporaire, il sera bientôt remplacé par un code définitif.

Veuillez toujours informer le helpdesk du timing quand vous enverrez les déclarations mises en mémoire tampon et du nombre de déclarations.

Tant pour la procédure alternative que pour la procédure d'urgence, il sera vérifié si tous les envois ont été soumis.