Als buitenlandse belastingplichtige (die niet in België gevestigd is) kunt u de specifieke regeling toepassen als u:

• manifestaties, beurzen of shows in België organiseert en hiervoor een toegangsprijs vraagt.
• deelneemt aan manifestaties, beurzen of shows in België en hierbij goederen of diensten verkoopt, bv. exposanten, handelaars, kermissen, muziekgroepen.
• als tussenpersoon gespecialiseerd in merchandising, deelneemt aan manifestaties, beurzen of shows in België.

De regeling is optioneel.

De jaaromzet (van 1 januari tot 31 december) mag niet hoger zijn dan 200.000 euro.

Wordt die drempel van 200.000 euro overschreden, dan moet u onmiddellijk per e-mail uw belastingkantoor op de hoogte brengen om over te stappen naar het normale regime voor het indienen van periodieke btw-aangiften.

Om een Belgisch btw-nummer aan te vragen, vult u het  formulier 604A (PDF, 158.55 KB) in en stuurt u het terug:

• bij voorkeur via e-mail,
• of per brief naar:
  FOD Financiën - AAFISC - KMO - Centrum Specifieke Materies - Beheer - Team 2
  Gaston Crommenlaan 6 bus 735
  9050 Gent

Uw vertegenwoordiger kan het formulier ook invullen.

De gemiddelde tijd die nodig is om een Belgisch btw-nummer toe te kennen is 10 werkdagen. Zorg er dus voor dat u uw identificatieverzoek minstens twee weken voor het evenement, de beurs of de merchandising die u wenst bij te wonen, indient.

U moet bij een manifestatie, beurs of merchandising de volgende documenten hebben:

• een dagboek van ontvangsten voor verkopen aan natuurlijke personen die goederen kopen voor het beoogde gebruik en voor wie geen factuur vereist is.
  Dat dagboek van ontvangsten mag elektronisch of op papier worden bijgehouden (niet op losse bladen) en bevat:
  • één registratie per verkoop of één dagelijkse globale registratie, uitgesplitst naar btw-tarief
  • bewijsstukken die (gedetailleerd of globaal) zijn ingeschreven, moeten worden bewaard en genummerd. Ze moeten de ontvangst en de aard van de verkochte goederen beschrijven.
  Als de initiële voorraad (opgesteld tegen de eerste dag van de manifestatie en aanwezig in de stand) een beschrijving, aantal en verkoopprijs van de goederen bevat, is het bijhouden van het dagboek van ontvangsten niet verplicht.
• een inventaris met de begin- en eindvoorraad
• de dubbels van de uitgegeven facturen die u moet bewaren (volgens een ononderbroken nummering) in geval van facturering aan een belastingplichtige.
  Voor aankopen van goederen of diensten voor privégebruik door particulieren, ongeacht of ze btw-plichtig zijn of niet, is er geen verplichting om een factuur uit te reiken.
• facturen uitgereikt ter gelegenheid van een verkoop op de manifestatie moeten in het bijzonder vermelden:
  • het Belgische btw-identificatienummer
  • het Belgische btw-tarief (6, 12 of 21 %)
  • het bedrag van de verschuldigde btw
  • de omschrijving van de verkochte goederen

Om de btw van een manifestatie, beurs of merchandising aan te geven, moet u het  formulier 631 (PDF, 273.07 KB) invullen en terugsturen:

• bij voorkeur via e-mail,
• of per brief naar:
  FOD Financiën - AAFISC - KMO - Centrum Specifieke Materies - Beheer - Team 2
  Gaston Crommenlaan 6 bus 735
  9050 Gent

Uw vertegenwoordiger kan het formulier ook invullen.

Wanneer uit de btw-aangifte een saldo in uw voordeel blijkt, wordt het betrokken saldo na controle terugbetaald op het rekeningnummer dat op de aangifte in vak 3 is vermeld.

Als uit de btw-aangifte een saldo blijkt in het voordeel van de Belgische Staat, moet u het betrokken bedrag overmaken op het rekeningnummer van de Belgische Staat. U ontvangt een bericht van betaling per brief.

U moet bij uw btw-aangifte voegen:

• de gegevens over ontvangen en uitgereikte facturen: factuurnummer, factuurdatum, naam van de klant of leverancier
• gegevens over de ontvangen creditnota's
• kopieën van verkoop- en uitgavenfacturen

U moet ten minste één btw-aangifte per jaar indienen:

• onmiddellijk na het evenement
• ofwel jaarlijks:
  • als de omzet (exclusief btw) van de economische activiteiten in België niet hoger is dan 100.000 euro
  • of wanneer er geen activiteit in België heeft plaatsgevonden. In dit laatste geval omvat de aangifte een omzet gelijk aan 0,00 euro.
• ofwel halfjaarlijks, als de omzet (exclusief btw) hoger is dan 100.000 euro maar lager dan 200.000 euro

U kunt de btw die u hebt betaald op aankopen en uitgaven die rechtstreeks verband houden met uw belastbare activiteiten in België, aftrekken. U moet in het bezit zijn van een factuur om uw recht op aftrek uit te oefenen. Bonnetjes of tickets worden niet aanvaard.

De btw op de volgende kosten is niet of beperkt aftrekbaar:

• autokosten (parkeren, brandstof, herstelling ...): de btw is aftrekbaar tot een maximum van 50 % (artikel 45, § 2 van het Btw-wetboek).
• hotel- en restaurantkosten (logies, eten en drinken): de btw is niet aftrekbaar (artikel 45, § 3, 3° van het Btw-wetboek) tenzij de personeelsleden hotel- en restaurantkosten hebben gemaakt in verband met een levering van goederen of diensten (artikel 45, § 3, 3°, a van het Btw-wetboek). In dat geval moet u een bewijs van deze levering van goederen of diensten (verkoopfactuur of contract) en de identiteit van de persoon die de uitgave heeft gedaan, met zijn functie binnen het bedrijf, toevoegen. 
• onthaalkosten (bv. een klant uitnodigen om te eten of een glas mousserende wijn te drinken): btw is niet aftrekbaar (artikel 45, § 3, 4° van het Btw-wetboek)