Internationale organisaties moeten alleen fiscale gegevens doorsturen van hun (oud-)personeelsleden van wie de bezoldigingen (of pensioenen) in België worden belast of vrijgesteld zijn, maar met toepassing van het progressievoorbehoud.

De algemene regel is dat de gegevensuitwisseling in de loop van het eerste trimester van het jaar gebeurt. De bezoldigingen of pensioenen die het voorgaande jaar aan de personeelsleden werden gestort, kunnen vanaf nu automatisch worden overgemaakt.

De fiscale gegevens van de personeelsleden van wie de bezoldigingen of de pensioenen volledig zijn vrijgesteld (dat wil zeggen zonder toepassing van het progressievoorbehoud) moet u ons niet bezorgen. Hieronder vallen de personen met:

• het diplomatiek statuut. Die gegevens moeten ieder jaar worden gemeld aan de Directie van het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken (via e-mail)
• uitzondering van de fiscale woonplaats.

Talrijke verschillende belastingstelsels kunnen wel van toepassing zijn op het personeel van een internationale organisatie afhankelijk van hun statuut en nationaliteit, akkoorden over voorrechten en immuniteiten en dubbelbelastingverdragen (DVB) die van kracht zijn.

Twijfelt u over het belastingstelsel van de personeelsleden in uw internationale organisatie?

Contacteer ons via e-mail om meer informatie te krijgen (alleen voor juridische vragen).

Bij voorkeur via de toepassing Belcotax-on-web (BOW)

Via BOW is het mogelijk om fiscale fiches te versturen waarin het belastbaar inkomen van elk personeelslid wordt aangegeven, bijvoorbeeld een loon (fiche 281.10) of een gewoon pensioen (fiche 281.11). Meer informatie over het aan te geven bedrag en waarmee dat overeenkomt.

De meeste ondernemingen en organisaties in België werken samen met een dienstverlener (erkend sociaal secretariaat, boekhoudkantoor of consultancybedrijf ...) om hun fiscale BOW-fiches uit te sturen. Die dienstverleners helpen de werkgevers om hun sociale en fiscale verplichtingen bij de overheid na te komen. Door met hen samen te werken, wordt het hele proces van de invoer van de belastinggegevens van de personeelsleden en het uitsturen van de fiscale BOW-fiches uit handen genomen.

Wil uw organisatie de afgifte van de fiscale BOW-fiches intern beheren?

• Bekijk dan eerst de technische documentatie over de goedkeuring en het gebruik van BOW en de  vereenvoudigde brochure (PDF, 353.35 KB) die speciaal voor internationale organisaties is ontworpen om u te helpen bij het gebruik van de BOW-tool.
• Download het  Excel-bestand (XLSX, 191.32 KB) waarmee u de gegevens zult kunnen omzetten in xml-formaat en ze in BOW kunt opladen.
• Vul het Excel-bestand in volgens de instructies uit de brochure en de technische documentatie.
  Opgelet! Om ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden verwerkt, moet het bedrag van de onder progressievoorbehoud vrijgestelde bezoldigingen twee keer worden vermeld:
  • in de zone ‘Bezoldigingen’ en
  • in de zone ‘Bezoldigingen en vergoedingen van de begunstigde vrijgesteld met progressievoorbehoud (optie voorbehouden aan bepaalde internationale organisaties)’.
•  Laad de fiches op in BOW.
   

Via beveiligde online opslagruimte (SharePoint)

Een beveiligde online opslagruimte op SharePoint wordt u ter beschikking gesteld, maar alleen als de internationale organisatie BOW niet kan gebruiken.
In dat geval moet u binnen uw organisatie iemand aanwijzen die daar een gestructureerd Excel-bestand zal opladen met de noodzakelijke fiscale informatie.

Geef ons via e-mail het e-mailadres van de persoon in kwestie om hem/haar toegang te geven tot onze SharePoint.

We bezorgen hem/haar via e-mail:

• een modeldocument van het gestructureerde Excel-bestand om in te vullen en op te laden op SharePoint,
• een link naar de specifieke map op SharePoint,
• de informatie om een Microsoft-account aan te maken (absoluut noodzakelijk om toegang te krijgen tot SharePoint), als de persoon in kwestie dat nog niet heeft.

Zodra het bestand is opgeladen, informeert u ons via e-mail.

Voor ieder personeelslid moeten we de volgende gegevens kennen:

• nationaal nummer (rijksregisternummer op het verblijfsdocument of identiteitskaart),
• geboortedatum en
• verblijfadres.

Het nationaal nummer is absoluut noodzakelijk om het fiscaal dossier van een belastingplichtige te kunnen identificeren. Zonder nationaal nummer kunnen we de overgemaakte informatie niet invoeren. De personeelsleden van een internationale organisatie die hun nationaal nummer niet kennen, kunnen per e-mail inlichtingen vragen bij de Directie Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken. We moedigen u dus aan om systematisch alle nationale nummers van uw personeel te inventariseren.

Kunt u het nationaal nummer van sommige personeelsleden niet verkrijgen? Om hun dossier te kunnen behandelen, moet u ons hun geboortedatum en verblijfadres doorgeven.

De bezoldigingen van personeelsleden van internationale organisaties die worden belast – of vrijgesteld, maar met toepassing van het progressievoorbehoud – moeten bij de FOD Financiën worden aangegeven. Het aan te geven belastbare bedrag is het belastbare bedrag vanuit het standpunt van de Belgische administratie.

Om dit belastbaar inkomen te berekenen:

1. Tel alle brutowedden en bruto-emolumenten op die in de loop van het inkomstenjaar zijn geïnd: lonen, voordelen in natura, bonussen en premies, vergoedingen ...

2. Trek van het bruto-inkomen alle toegelaten voorheffingen af:

• alle interne belastingen die wettelijk verplicht zijn en die door de internationale organisatie zijn afgehouden,
• alle wettelijk verplichte belastingen die effectief in het buitenland zijn betaald,
• alle wettelijke sociale bijdragen (patronale en persoonlijke) die betaald zijn aan een socialezekerheidsstelsel in het buitenland of in België (zoals dat het geval is voor de RSZ-bijdragen van werknemers die onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid),
• de voordelen (van alle aard of sociaal voordeel) die voortkomen uit het opnemen door de werkgever van werkgeversbijdragen die worden betaald in het kader van extralegale collectieve verzekeringen die specifiek zijn vrijgesteld (vb.: pensioen, gezondheidszorg, hospitalisatie).

Opgelet! Volgende elementen mogen niet worden afgetrokken van het bruto-inkomen:

• Persoonlijke bijdragen (dat wil zeggen het deel ten laste van de werknemer) die in het kader van extralegale verzekeringen zijn betaald (vb.: pensioen, gezondheidszorg, hospitalisatie) zijn niet aftrekbaar van het bruto-inkomen. Dit blijft van toepassing zelfs als de bijdragen van het loon zijn afgehouden en via de werkgever werden gestort.
  Premies die voor aanvullende pensioenen zijn gestort, mogen wel worden aangegeven in de BOW-fiches in het vak: ‘Inhoudingen voor aanvullend pensioen, Gewone bijdragen en premies’ als de voorwaarden dat toelaten.
• De diverse vergoedingen die door de werkgever worden gestort die niet overeenkomen met het begrip werkgeversbijdrage zoals hierboven beschreven (vb.: ontheemdingstoelage, toeslag voor kinderen ten laste of schoolkosten) zijn in principe belastbaar. De bedragen die in dat kader zijn gestort, mogen dus niet worden afgetrokken van het bruto-inkomen, behalve als er is aangetoond dat ze terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever vormen.

3. Het resultaat van die berekening vormt het bruto belastbaar inkomen dat bij de FOD Financiën moet worden aangegeven. In verband met de bedrijfsvoorheffing: u moet geen bedrijfsvoorheffing aangeven voor personen die zijn vrijgesteld onder progressievoorbehoud.

In principe is het vermoeden van belastbaarheid van toepassing op alle inkomsten die niet expliciet aftrekbaar zijn. Raadpleeg de volledige documentatie onder bericht aan schuldenaars voor meer informatie.

In geval van twijfel over deze berekening, stel uw vragen dan aan de FOD Financiën via e-mail.