De aanvrager (gevestigd buiten de EU) moet een activiteit uitoefenen die aan de BTW onderworpen zou zijn indien hij/zij zaken zou doen binnen de EU.

Belgische BTW wordt enkel terugbetaald indien de kosten gemaakt werden voor professionele doeleinden. BTW op privé uitgaven wordt niet terugbetaald.

Indien de aanvrager een beperkt recht op aftrek heeft in het land waar hij gevestigd is, is deze beperking ook van toepassing op de terugbetaling van de Belgische BTW (dit is bijvoorbeeld het geval voor financiële instellingen, verzekeringsmaatschappijen en immobiliën).

De aanvrager moet dit vermelden in zijn verzoek.

Beperkingen krachtens de Belgische btw wetgeving

• Kosten met betrekking tot personenwagens zijn slechts voor 35% terugbetaalbaar (brandstof,…).
• BTW op restaurant- en hotelkosten wordt niet terugbetaald (art 45 §3, 3° van het BTW wetboek).
• Indien de Belgische BTW niet verschuldigd is, betalen wij niet terug. In dat geval moet u de terugbetaling vragen bij uw leverancier (kredietnota en een nieuwe factuur).

U kunt het formulier van uw eigen land gebruiken of het Belgische formulier 803.
Gelieve ons uw e-mailadres (vak 7 van het formulier) mee te delen om de verwerking van uw aanvraag te bespoedigen.

U moet dit sturen naar ons adres:

FOD Financiën
KMO Centrum Specifieke Materies - Team 2 - Teruggaven
Finance Tower
Kruidtuinlaan 50 bus 3410 - 18P
B-1000 Brussel
foreigners.team2@minfin.fed.be
+32 (0)257 786 60

Bij uw aanvraag bij te voegen documenten:

• U moet kopies van de facturen bijvoegen. Deze facturen moeten gedetailleerd zijn (bv. geen samenvattende facturen per maand). Zoniet zal deze factuur verworpen worden. 
  Stuur geen originele documenten op per post. Vanaf 1 januari 2021 kunnen we u die niet meer terugsturen. 
• Indien de factuur verwijst naar een contract (bijvoorbeeld bij managementkosten) moet u een kopie van dit contract bijvoegen. 
• Een verklaring dat u in het land van vestiging onderworpen bent aan de BTW (BTW attest). Dit attest mag niet ouder zijn dan 1 jaar.
• Een wettelijk exemplaar van uw laatste jaarrekening en resultatenrekening.
• Een wettelijk exemplaar van uw registratie bij de kamer van koophandel of een IRS certificaat waarop duidelijk uw activiteit vermeld staat. Deze mogen niet ouder zijn dan 1 jaar. Deze documenten moeten vertaald zijn in het Nederlands, Frans, Engels of Duits.
• De ontvangen kredietnota’s. 
• Een volmacht indien de aanvraag ingediend wordt door een mandataris (een derde).

Indien deze derde partij ook de begunstigde is van de terugbetaling moet de volmacht gelegaliseerd worden.

Gelieve ook uw bankgegevens te vermelden (iban nummer, swift code, naam en volledig adres van de bank). Zoniet kunnen wij geen terugbetaling doen.

Gelieve voldoende informatie bij te voegen, zodat wij kunnen zien wat er precies gebeurd is. U kunt een korte omschrijving geven van wat uw leverancier geleverd heeft, wat de reden daarvan is en (in voorkomend geval) hoe dit opnieuw verkocht is.

Elementen die u aan de aanvraag kunt toevoegen om de terugbetaling te versnellen:

• Indien een personeelslid een opleiding gevolgd heeft in België: voeg een document toe dat aantoont dat deze persoon in uw onderneming werkzaam is.
• U heeft goederen gekocht en ze nadien opnieuw verkocht: voeg een kopie van de verkoopfactuur van deze goederen bij.
• U heeft een gebouw gebouwd in Brussel voor een Belgische onderneming ALFA. Hiervoor heeft u kosten gemaakt in België waarvoor u BTW moest betalen aan uw Belgische leveranciers: voeg een kopie bij van de factuur die u uitgereikt heeft aan ALFA.

U heeft een jaar de tijd om een verzoek in te dienen tot uiterlijk 30.09 van het volgende jaar (bijvoorbeeld, facturen van 2018 kunnen ingediend worden tot 30.09.2019)

Indien het uw eerste aanvraag in België betreft, moet u ons de volgende informatie verstrekken: 

• Hoeveel vrachtwagens u heeft (bv door een kopie van uw jaarrekening toe te voegen, waarin de vrachtwagens opgesomd worden).
• Kopieën van de inschrijvingsbewijzen van de vrachtwagens.