Le demandeur établi en dehors de l’UE doit exercer une activité qui serait soumise à la TVA s’il faisait affaires dans l’UE.

La TVA belge est remboursée uniquement si les dépenses ont été réalisées à des fins professionnelles. La TVA sur les dépenses privées n’est pas remboursée.

Si le demandeur a un droit à déduction limité dans le pays où il est établi, cette limitation est aussi d’application pour le remboursement de la TVA belge (c’est le cas par exemple des institutions financières, des compagnies d’assurance et le secteur immobilier).

Le demandeur doit le mentionner dans sa demande.  

Limitation en vertu de la legislation belge

• Les frais liés au véhicules automobiles sont limités à 35% (carburant, …).
• La TVA sur les frais de restaurant et d’hôtel n’est pas remboursable (art 45 §3, 3° du Code TVA).
• Si la TVA belge n’est pas due, nous ne la remboursons pas. Dans ce cas, vous devez demander le remboursement à votre fournisseur (note de crédit et nouvelle facture).

Vous pouvez utiliser le formulaire de votre pays ou le formulaire belge n°803. 
Merci de nous communiquer votre adresse e-mail (cadre 7 du formulaire) afin d'accélérer le traitement de votre demande.

Vous devez envoyer le formulaire à l’adresse suivante :   

SPF Finances
Centre PME Matières Spécifiques - Team 2 - Remboursements
Finance Tower
Boulevard du Jardin Botanique 50 boîte 3410 - 18P
B-1000 Bruxelles
foreigners.team2@minfin.fed.be
+32 (0)257 786 60

Documents à ajouter à la demande :

• Les copies des factures : ces factures doivent être détaillées (par exemple, pas de facture récapitulative par mois). Si elles ne sont pas détaillées, les factures seront rejetées.
  N’envoyez pas de documents originaux par la poste. En effet, à partir du 1^er janvier 2021, nous ne pourrons plus vous les renvoyer.
• Une copie du contrat si la facture fait référence à un contrat (par exmple, frais de management).   
• Une attestation d’assujettissement à la TVA dans votre pays d’établissement. Cette attestation ne peut dater de plus d’un an. 
• Un exemplaire légal de votre dernier bilan et de votre dernier compte de résultats.
• Un exemplaire légal de votre enregistrement auprès de la chambre de commerce ou un certificat IRS sur lequel apparait clairement votre activité. Ce certificat ne peut dater de plus d’un an. Ces documents doivent être traduits en néerlandais, français, anglais ou allemand. 
• Les notes de crédit reçues. 
• Une procuration si la demande est introduite par un mandataire (un tiers).

Si le tiers est aussi le bénéficiaire du remboursement, la procuration doit être légalisée.

Merci de mentionner les données bancaires (numéro IBAN, code SWIFT, nom et adresse complète de la banque). Sinon nous ne pourrons pas effectuer le remboursement.

Merci d’ajouter les informations suffisantes afin que nous puissions déterminer ce qui s’est précisément passé. Vous pouvez nous donner une courte description de ce que votre fournisseur vous a fourni, quelles en sont les raisons et comment cela a été revendu.

Eléments que vous pouvez annexer à votre demande pour accélérer le remboursement :

• Si le membre du personnel a suivi une formation en Belgique : ajoutez le document qui prouve que cette personne est employée dans votre société.
• Vous avez acheté des biens et les avez ensuite revendus : ajoutez une copie de la facture de vente de ces biens.
• Vous avez construit un bâtiment à Bruxelles pour une entreprise belge ALFA. Dans ce but, vous avez exposé des frais pour lesquels vous avez dû payer la TVA à des fournisseurs belges : ajoutez une copie de la facture que vous avez émise à ALFA.

Vous pouvez demander le remboursement de la tva relative à une année civile au plus tard le 30/09 de l’année qui suit (exemple : les factures de 2018 peuvent être introduites jusqu’au 30/09/2019).

S’il s’agit de votre première demande en Belgique, vous devez nous fournir les informations suivantes :

• Le nombre de camions que vous possédez (ex : en joignant une copie de votre bilan, dans lequel sont listés les camions).
• Les copies des certificats d’immatriculation des camions.