Pour pouvoir accéder à la gestion des mandats et aux autres -e-services du SPF Finances, le représentant légal doit être une personne physique qui représente l’entreprise (= la personne morale).

Il peut agir au nom de l’entreprise sans avoir besoin d’un mandat ou d’un rôle.

Le représentant légal assume une fonction légale au sein de l’entreprise. Celle-ci doit être enregistrée dans le registre de la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), dans la rubrique « Fonctions ». Les fonctions acceptées diffèrent selon la forme juridique de l’entreprise.

Il y a donc toujours au moins une personne enregistrée avec une fonction (administrateur, fondateur, gérant…) qui reconnaît la personne en tant que représentant légal de l’entreprise.

Via le moteur de recherche Public Search de la BCE, vous pouvez toujours vérifier qui est repris comme représentant légal de votre entreprise.

• Vous vous êtes identifié(e) « en nom propre ». Comme vous donnez mandat pour votre entreprise, vous devez vous identifier « au nom d’une entreprise ».
• Vous vous êtes identifié(e) « au nom d’une entreprise », mais vous n’avez ni le statut de représentant légal dans la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), ni le rôle « SPFFin Mandant » dans Ma Gestion des rôles eGov. Le système ne retrouve aucun lien entre vous et votre entreprise.

Il y a trois possibilités :

• Vous vous êtes connecté en votre propre nom. Un mandat TOW peut uniquement être accordé à une entreprise et non à une personne physique. Vous devez donc vous connecter au nom d’une entreprise.
• Vous vous êtes bien connecté au nom d’une entreprise mais vous n’avez ni le statut de représentant légal de cette entreprise, ni le rôle de « SPFFin Utilisateur de Mandats » dans  Ma Gestion des rôles eGov. Le système ne retrouve aucun lien entre vous et l’entreprise pour laquelle vous voulez agir.
• Vous vous êtes bien connecté au nom d’une entreprise et vous avez le rôle de « SPFFin Utilisateur de Mandats » mais il s’agit d’un mandat marqué « sensible » .

• Pour pouvoir créer un mandat, l’entreprise mandante doit être connue (numéro d’entreprise actif) dans la BCE Banque-Carrefour des Entreprises et le représentant légal (également enregistré dans la BCE) doit être une personne physique (identification au moyen du numéro de Registre national). 
• Ou bien un membre (personne physique !) de l’association de fait doit désigner via Gestion des gestionnaires d'accès un gestionnaire d’accès principal (il peut s’autodésigner). Cette personne doit à son tour désigner un gestionnaire d’accès pour le domaine « Finances ». Le gestionnaire d’accès finances peut ensuite attribuer le rôle de « SPFFin Mandant » à un membre de l’association de fait (dans l’application  « Ma Gestion des rôles eGov » de BOSA). Ce dernier peut enfin créer un mandat TVA dans l’application Mandats. 
  Cette procédure ne doit être exécutée qu’une seule fois.

Les possibilités suivantes s’offrent à vous/ au gérant étranger :

• Le gérant étranger introduit une demande de carte électronique pour étranger avec un certificat d’authentification activé auprès d’un des bureaux/services compétents en la matière (info). Il peut alors se connecter de manière électronique et créer lui-même un mandat ou déléguer ceci à un employé de l’entreprise via la gestion des rôles.
• Si le gérant étranger ne dispose pas d’un moyen d’identification belge et ne peut l’obtenir (p.ex. car il ne peut se présenter physiquement dans l’un des bureaux compétents), il dispose des possibilités suivantes :
  • Il désigne une personne disposant d’une carte d’identité électronique (eID) belge, comme représentant légal de l’entreprise, en lui attribuant une fonction officielle au sein de l’entreprise (via enregistrement dans la BCE Banque-Carrefour des Entreprises). Cette personne pourra ensuite créer le mandat dans l’application « Mandats ».
  • via Gestion des gestionnaires d'accès il désigne un employé de l’entreprise disposant d’un moyen d’identification belge comme gestionnaire d’accès principal. Cette personne doit à son tour désigner un gestionnaire d’accès pour le domaine « Finances ». Le gestionnaire d’accès finances peut ensuite attribuer le rôle de « SPFFin Mandant » à un membre de l’entreprise dans l’application  « Ma Gestion des rôles eGov » de BOSA (anciennement Fedict). Ce dernier peut enfin créer un mandat au nom de l’entreprise dans l’application Mandats.
    
    Cette procédure est quelque peu laborieuse mais elle ne doit être exécutée qu’une seule fois.

C’est probablement dû à la façon dont l’adresse a été enregistrée dans le registre national. Solutions possibles :

• Vous demandez au mandant de prendre l’initiative pour créer le mandat. Lorsqu’il se connecte, ses données d’adresse seront complétées automatiquement.
• Contactez nos services.

Vous ne pouvez pas créer de mandat pour une entreprise qui ne dispose pas de numéro d’entreprise (belge) dans la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises).

Non, pour le mandant comme pour le mandataire, il faut disposer d’une adresse officielle à la date de création du mandat, dans :

• le registre national des personnes physiques pour une personne
• la Banque-Carrefour des Entreprises pour une entreprise : il s’agit de l’adresse du siège social 

• Le client donne toujours un mandat à l’entreprise peu importe qui est le gérant. Les mandats existants restent actifs et utilisables.
• Si le nouveau gérant veut lui-même pouvoir déposer des déclarations pour les clients, il doit alors être connu en tant que représentant légal du bureau auprès de la BCE (Banque Carrefour des Entreprises).

• Si la nouvelle entreprise issue de la fusion a un autre numéro d'entreprise, alors l’actuel bureau (comptable) doit transférer les mandats à la nouvelle entreprise avant que l’actuelle entreprise ne prenne fin. Un collaborateur de l’actuel bureau (comptable) peut le faire lui-même pour tous les mandats en une seule manipulation par le biais de l’option « Actions groupées » > « Transfert de mandats ».
  
  Dès que l’entreprise a pris fin à la BCE, il n’est plus possible d’agir au nom de cette entreprise et les mandats ne peuvent plus être transférés.

• Si la nouvelle entreprise issue de la fusion a le même numéro d'entreprise qu’auparavant, il ne faut rien faire. En effet, les mandats sont toujours octroyés au bureau avec le même numéro d'entreprise.

Il est possible que les nouveaux collaborateurs ou un nouveau gérant doive(nt) encore entreprendre les démarches nécessaires afin de pouvoir agir en tant que mandataire/exécuter un mandat. Voir également « De quel(s) rôle(s) faut-il disposer dans « Ma Gestion des rôles eGov » pour créer ou accepter un mandat au nom de l’entreprise pour laquelle je travaille ?

En nom propre : la personne qui s’identifie est un citoyen qui agit en son nom

• p.ex. une personne ayant le numéro de Registre national : 12345678901 se connecte à TOW pour introduire sa déclaration fiscale personnelle.

Au nom d’une entreprise : la personne qui s’identifie souhaite agir au nom d’une entreprise. Pour pouvoir s'identifier au nom d’une entreprise, il faut qu’un lien enregistré existe entre la personne et l’entreprise. Cette personne doit être connue, soit en tant que représentant légal (enregistré dans la BCE [Banque-Carrefour des Entreprises])  soit en tant que membre du personnel (via « Ma Gestion des rôles eGov » de BOSA, anciennement Fedict).

• Par exemple, un collaborateur d’un grand bureau comptable veut consulter les mandats donnés au bureau comptable (à condition d’avoir reçu le rôle approprié). Il se connecte au nom de ce bureau.
• Ce même collaborateur veut rentrer sa déclaration TOW : Il se connecte « en son propre nom ».
• Par exemple, un comptable indépendant veut rentrer la déclaration TVA de ses clients : il se connecte au nom de sa propre entreprise.

• Vous êtes un collaborateur (et non le  représentant légal) d’un bureau fiscal et vous souhaitez faire les déclarations (fiscales) au nom de vos clients : vous avez besoin d’un rôle « Utilisateur de Mandats ».
• Vous êtes un collaborateur (et non le  représentant légal) d’un bureau fiscal et vous souhaitez pouvoir conclure des mandats avec les clients : vous avez besoin d’un rôle « SPFFin Mandataire ».

Vous trouverez plus d’informations concernant les rôles sur Mes rôles eGov - questions fréquemment posées.

Le système ne retrouve aucun lien entre vous et votre entreprise parce que

• Soit  vous vous connectez via votre carte d’identité électronique (eID) mais vous (par biais de votre numéro de registre national) n’êtes connu comme représentant légal d’aucune entreprise dans la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises).
• Soit  vous ne possédez pas de rôle approprié dans l’application “Ma Gestion des rôles eGov” de BOSA (anciennement Fedict). 

Rôle pour un collaborateur d’une entreprise qui délègue ses tâches financières à un tiers :

• Collaborateur ayant le rôle « SPFFIN Mandant » : cette personne peut créer/accorder un mandat au nom de l’entreprise mandante pour laquelle il travaille.

Rôles pour les collaborateurs de bureaux comptables, conseillers fiscaux, etc. qui doivent remplir des tâches financières pour leurs clients :

• Collaborateur ayant le rôle « SPFFin Mandataire »  : cette personne peut créer ou accepter un mandat au nom de l’entreprise mandataire pour laquelle il travaille.
• Collaborateur ayant le rôle « SPFFin Utilisateur de Mandats » : cette personne peut exécuter les mandats délivrés à l’entreprise pour un type d’activité spécifique.

La « propriété » de ce rôle détermine, ensemble avec le mandat, à quel e-service la personne a accès.

Par Ex. « SPFFin Utilisateur de Mandats Tax-on-web » : ce rôle et attribut donnent accès à la Taxworkbox des clients de l’entreprise pour laquelle travaille le « SPFFin Utilisateur de Mandats »  (si ces clients ont bien octroyé un mandat de type Tax-on-web).

Un même collaborateur peut se voir attribuer plusieurs rôles.

• Le Représentant légal d’une entreprise (connu dans la BCE Banque-Carrefour des Entreprises) : cette personne peut toujours agir pour son entreprise et peut accorder ou créer un mandat. Cette personne n’a pas besoin d’un rôle pour le faire.

• Rôle « Désignation propre entreprise » : ce rôle permet de rentrer des documents/déclarations de votre propre entreprise. L’attribut de ce rôle détermine quel type de documents/déclarations.
• Par ex. SPF Fin « Désignation propre entreprise »  avec attribut TVA permet d’introduire les documents TVA de la propre entreprise dans Intervat.
• Aucun mandat n’est requis.