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Bescheinigungen (Quittungen)

Als anerkannte VoG (oder Einrichtung oder Vereinigung) müssen Sie Ihren Spendern jährlich Bescheinigungen (für alle Spenden, die ihnen eine Steuerermäßigung ermöglichen) übermitteln. Sie können diese Bescheinigungen per Post oder per E-Mail senden.
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Zudem müssen Sie uns vor dem 1. März die Angaben dieser Spenden über Belcotax-on-Web übermitteln.
 

Bescheinigungen

  • Meine Einrichtung hat die Zulassung erhalten, Geldspenden zu empfangen, die Anrecht auf eine Steuerermäßigung geben. Welche Formalitäten sind für die erhaltenen Spenden zu erledigen?

    Wenn Ihre Einrichtung zugelassen ist, muss sie ihren Spendern, die Geld in Höhe von mindestens 40 Euro pro Kalenderjahr spenden, eine Bescheinigung ausstellen.

    Diese Bescheinigungen müssen den Spendern vor dem 1. März (per Post oder per E-Mail) zugesandt werden.

    Zudem muss Ihre Einrichtung der Verwaltung die Angaben zu den ausgestellten Bescheinigungen grundsätzlich über Belcotax-on-Web übermitteln, ebenfalls vor dem 1. März.

  • Wie müssen die Bescheinigungen, die an die Spender gesandt werden, aussehen?

    Die Bescheinigungen müssen folgende Bedingungen erfüllen:

    • Sie tragen vorzugsweise den Vermerk „Bescheinigung ausgestellt in Anwendung von Artikel 14533 § 1 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzbuches 1992“,
    • und folgende Angaben enthalten:
      • Kalenderjahr, für das die Bescheinigung erstellt wird,
      • laufende Nummer (diese Nummerierung muss pro Kalenderjahr ununterbrochen sein und sich ausschließlich auf die Geldspenden von 40 Euro und mehr beziehen). Diese laufende Nummer muss mit der laufenden Nummer der über Belcotax-on-Web ausgestellten Bescheinigung übereinstimmen.
        Dieser laufenden Nummer wird vorzugsweise der Vermerk „Nummer der Bescheinigung“ vorangestellt.
      • vollständige Angaben Ihrer Einrichtung (satzungsmäßige Benennung, Adresse des Gesellschaftssitzes und Unternehmensnummer). Diese Unternehmensnummer muss mit einer „0“ oder einer „1“beginnen. Vorzugsweise wird der Vermerk „Unternehmensnummer“ vorangestellt.
      • Name, Vorname und die vollständige Adresse des Spenders. Für Spenden, die Sie bis zum 31. Dezember 2023 erhalten haben, können Sie auch die nationale Nummer angeben. Für Spenden, die Sie ab dem 1. Januar 2024 erhalten, ist die Angabe der nationalen Nummer des Spenders verpflichtend. Bei juristischen Personen und Unternehmen können Sie die Unternehmensnummer angeben.
      • Betrag der unentgeltlichen Zuwendungen und die Bestätigung, dass sie endgültig und unwiderruflich getätigt wurden.
        Die Einrichtung kann sich auf die Angabe des Betrags in Zahlen beschränken sofern er nicht gefälscht werden kann, unter anderem indem davor und danach drei „*“ oder andere gleichartige Zeichen stehen, sodass jede Verwechslung ausgeschlossen ist (z. B.:„***150*** Euro“ oder „###150### Euro”).
        Ist das nicht der Fall, muss der Betrag in Zahlen und auch in Buchstaben vermerkt werden.

    Die Bescheinigungen müssen nicht unterzeichnet werden.

    Es ist sehr zu empfehlen, die verschiedenen unentgeltlichen Zuwendungen, die ein Spender während eines bestimmten Kalenderjahres getätigt hat, zu gruppieren und für dieses Jahr nur eine einzige Bescheinigung pro Spender auszustellen.

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  • Darf ich gesetzlich nach der nationalen Nummer (Bis-Nummer) meiner Spender fragen?

    Ja. AAls Einrichtung, die dem FÖD Finanzen Informationen zur Verfügung stellen muss, haben Sie das Recht, die nationale Nummer zu diesem Zweck beim Schenker anzufragen und zu verwenden (siehe Art. 323/3 §4, EStGB 92).

  • Was passiert, wenn der Spender keine nationale Nummer hat?

    Spender, die nicht in Belgien wohnen, aber dort arbeiten, einen Wohnsitz haben usw. können eine Bis-Nummer erhalten. Diese Bis-Nummer kann auf den Bescheinigungen, die Sie an Spender senden, und in den Angaben, die Sie dem FÖD Finanzen mitteilen/übermitteln, verwendet werden.

    Die betreffenden Spender können ihre Bis-Nummer auf ihrem belgischen Personalausweis, auf ihren Gehaltsabrechnungen, auf ihrem Steuerbescheid, auf ihrer Pensionsakte usw. finden.

    Sie können keine Bescheinigungen für Spender (natürliche Personen) ausstellen, die weder eine nationale Nummer noch eine Bis-Nummer haben. Sie dürfen auch keine Angaben über ihre Spende an den FÖD Finanzen übermitteln.

  • Was passiert, wenn der Spender eine fehlerhafte nationale Nummer angibt?

    Nationale Nummern haben eine spezifische Struktur. Ungültige Nummern werden von Belcotax-on-Web abgelehnt. Bei Online-Spenden ist es daher möglich, technische Kontrollen / technische Maßnahmen einzuführen, um Tippfehler des Nutzers zu verhindern. Sie können die Gültigkeit einer nationalen Nummer mithilfe der Kontrollnummer überprüfen. Weitere Informationen dazu finden Sie im K.E. vom 8. Februar 1991.

  • Wie und wann müssen die Angaben zu den unentgeltlichen Zuwendungen an die Verwaltung übermittelt werden?

    Allgemeine Regel: Versendung über Belcotax-on-Web

    Die Übermittlung der Angaben zu den unentgeltlichen Zuwendungen an die Verwaltung muss auf elektronischem Wege über die Anwendung Belcotax-on-Web erfolgen (Online-Eingabe oder Versendung einer Datei).

    Vorteile :

    • Sie können die vorher eingegebenen Angaben einsehen, ändern oder löschen.
    • Ein Offline-Validierungsmodul gewährleistet die Validierung und Umwandlung in das richtige Format für die Eingabe in Belcotax-On-Web. Siehe technische Dokumentation.
    • Mit diesem Verfahren müssen Sie keine Übersichtsliste einreichen. Diese wird automatisch von Belcotax-on-Web anhand der Bescheinigungen 281.71 erstellt.

    Auf der Website der Anwendung finden Sie eine Broschüre zu Belcotax-on-Web und die verschiedenen Hilfsdokumente.

    Die Angaben zu unentgeltlichen Zuwendungen, die während eines Kalenderjahres getätigt wurden, müssen spätestens am 1.  März des darauffolgenden Jahres in Belcotax-on-Web eingegeben werden. Die Anwendung ist im Prinzip ab Anfang Februar verfügbar.

    Ausnahmen: Einreichung auf Papier

    Nur in den beiden folgenden Fällen ist es möglich, von der Regel der Versendung über Belcotax-on-Web abzuweichen und der Verwaltung Kopien der ausgestellten Bescheinigungen sowie der Übersichtsliste auf Papier zu übermitteln:

    • Für die ersten beiden Kalenderjahre, für die die Anerkennung erteilt wurde.
      Beispiel: Ihre Einrichtung wurde erstmals in 2021 und 2022 anerkannt. In 2022 und 2023 können die Angaben zu den jeweils in 2021 bzw. 2022 getätigten unentgeltlichen Zuwendungen entweder auf Papier oder über Belcotax-on-Web übermittelt werden. Ab 2024 muss Belcotax-on-Web für unentgeltliche Zuwendungen verwendet werden, die 2023 empfangen wurden (mit Ausnahme des folgenden Falls).
    • Ab dem dritten Kalenderjahr, für das die Anerkennung gewährt wird, solange Ihre Einrichtung oder Ihr Bevollmächtigter (der die Bescheinigungen und die Übersichtsliste in Ihrem Namen einreicht) nicht über die erforderlichen EDV-Mittel verfügt, um die elektronische Einreichung vorzunehmen.
      Damit Sie diese Ausnahmeregelung in Anspruch nehmen können, müssen Sie einen schriftlichen Antrag an folgende Adresse stellen:
           FÖD Finanzen – GVStw
           KMU – Dienst Spenden
           Boulevard du Roi Albert II, 33 bte 554
           1030 Brüssel

    Die Kopien der Bescheinigungen und die Übersichtsliste für ein Kalenderjahr müssen vor dem 1. März, der auf das Jahr folgt, in dem die Spenden getätigt wurden, bei der Verwaltung eingehen.

  • Wie kann ich Kopien der Bescheinigungen und die Übersichtsliste in Papierform einreichen?

    Sie müssen die Kopien der Bescheinigungen und die Übersichtsliste an das zuständige Team Berufssteuervorabzug (siehe unten) senden.

    Sie müssen die Kopien der Bescheinigungen, die Sie der Verwaltung zukommen lassen, in numerischer Reihenfolge der Postleitzahlen der Spender und anschließend in alphabetischer Reihenfolge ihrer Namen ordnen.

    Die Übersichtsliste, vorzugsweise getippt oder gedruckt, muss von einer Person, die gesetzlich qualifiziert ist, um Ihre Einrichtung zu binden, für richtig bescheinigt, datiert und unterzeichnet werden und beinhaltet:

    • ein getrenntes Blatt mit folgenden Angaben:
      • die vollständigen Angaben Ihrer Einrichtung (satzungsmäßige Benennung, Adresse des Gesellschaftssitzes und Unternehmensnummer)
      • das Jahr, auf das sich die Liste bezieht
      • die genaue Anzahl der für das betreffende Jahr ausgestellten Bescheinigungen
      • den Gesamtbetrag der unentgeltlichen Zuwendungen, für die eine Bescheinigung ausgestellt wurde
    • Anlagen, die alle die vollständigen Angaben Ihrer Einrichtung, sowie das Jahr, auf das sich die Liste bezieht, vermerken und die für jede ausgestellte Bescheinigung Folgendes vermerken:
      • die laufende Nummer
      • vollständige Identität und Adresse des Spenders (sowie die Unternehmensnummer für juristische Personen und Gesellschaften)
      • Gesamtbetrag der unentgeltlichen Zuwendungen
  • Welche Schritte sind zu unternehmen, wenn keine Bescheinigung ausgestellt wurde?

    Wurde im Laufe eines Jahres keine Bescheinigung ausgestellt (d. h. Sie haben keine Spende erhalten), müssen Sie dem zuständigen Team Berufssteuervorabzug (siehe unten) ein Dokument mit folgenden Angaben übermitteln:

    • Vermerk „Bescheinigungen ausgestellt in Anwendung von Artikel 14533 § 1 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzbuches 1992
    • Kalenderjahr
    • vollständige Angaben Ihrer Einrichtung (satzungsmäßige Benennung, Adresse des Gesellschaftssitzes und Unternehmensnummer)
    • Vermerk „Anzahl der ausgestellten Bescheinigungen / Gesamtbetrag, für den die Bescheinigungen ausgestellt wurden: entfällt

    In diesem Fall müssen Sie keine Angaben in Belcotax-on-Web eingeben.

  • Wo werden die Dokumente in Papierform eingereicht?

    Kopien der Bescheinigungen und die Übersichtsliste oder das Dokument, aus dem hervorgeht, dass keine Bescheinigung ausgestellt wurde, werden dem Team Berufssteuervorabzug übermittelt, das für Ihre Einrichtung zuständig ist.

    Dieses Team finden Sie im Leitfaden der Dienststellen: Profi > Erklärung > Erklärung Berufssteuervorabzug – Fragen > Gemeinde

  • Ab wann können den Spendern Bescheinigungen ausgestellt werden?

    Einrichtungen, die einem Zulassungsverfahren unterliegen, dürfen nur Bescheinigungen ausstellen, nachdem sie diese Zulassung für das betreffende Jahr erhalten haben.

    Beispiel: Ihre Einrichtung hat 2024 eine Zulassung für 2023 erhalten. Sie kann erst nach Erhalt der Zulassung Bescheinigungen für im Jahr 2023 erhaltene unentgeltliche Zuwendungen ausstellen.

  • Wie werden die am Jahresende erhaltenen unentgeltlichen Zuwendungen behandelt?

    Unentgeltliche Zuwendungen, die am Ende eines bestimmten Jahres durch Einzahlung oder Überweisung auf das Konto Ihrer Einrichtung geleistet werden, können mit dem Einverständnis des Spenders, als unentgeltliche Zuwendungen desselben Jahres angerechnet werden, wenn das Konto Ihrer Einrichtung an einem der ersten drei Werktagen des folgenden Jahres kreditiert wurde.

  • Was geschieht mit den an die Verwaltung übermittelten Daten?

    Kopien der Bescheinigungen, die Ihre Einrichtung dem Team Berufssteuervorabzug (über Belcotax-On-Web) zukommen hat lassen, werden in die Erklärung zur Steuer der natürlichen Personen eingefügt, wenn der Spender vollständig und korrekt identifiziert ist (Name, Vorname, Adresse und nationale Nummer). Dies sind im Prinzip die einzigen Dokumente, die zur Gewährung der Steuerermäßigung für unentgeltliche Zuwendungen berücksichtigt werden.

  • Für welche unentgeltlichen Zuwendungen darf keine Bescheinigung ausgestellt werden?

    Spenden mit Gegenleistung

    Die Gewährung einer Steuerermäßigung für unentgeltliche Zuwendungen wird durch das nationale Interesse bedingt und gilt folglich nur für unentgeltliche Spenden im eigentlichen Sinn, d. h. Spenden ohne Gegenleistung. Somit sind Abonnements auf Zeitschriften, Mitgliedsbeiträge, Studiengebühren, Schulgelder, Kurs-, Prüfungs- und ähnliche Kosten, Eintrittskarten für Konzerte usw. ausgeschlossen.

    Kompensieren die überwiesenen Summen ganz oder selbst teilweise die Lieferung eines Gutes oder eine Dienstleistung, darf keine Bescheinigung ausgestellt werden, weder für den Gesamtbetrag, noch für einen Teil dieser Summen.

    Um als abziehbare unentgeltliche Zuwendung zugelassen zu sein, muss der Betrag folglich ganz unentgeltlich überwiesen werden und darf dem Spender keinen Vorteil verschaffen (abgesehen von Sachen von sehr geringem Wert, wie ein Aufkleber, eine einfache Informationsbroschüre usw.).

    Spenden an eine andere Einrichtung

    Eine Einrichtung, die ermächtigt ist, Bescheinigungen im Sinn der vorhergehenden Richtlinien auszustellen, darf nicht als Vermittler für eine andere Einrichtung auftreten und derartige Bescheinigungen für Summen ausstellen, die nur von ihr weitergereicht werden und die effektiv für diese andere Einrichtung bestimmt sind.

    Kollektivspenden

    Für Überweisungen, die den Erlös einer Kollektivteilnahme darstellen und die also nicht von einem einzigen Spender stammen, darf keine Bescheinigung ausgestellt werden.