Als eine in Belgien tätige internationale Organisation sind Sie verpflichtet, die Steuerdaten bestimmter Mitglieder Ihres Personals zu übermitteln.
Dies können Sie nun automatisiert erledigen, um Ihren Mitarbeitern das Ausfüllen der Steuererklärung so leicht wie möglich zu machen.
Übermittlung von Steuerdaten von Angestellten internationaler Organisationen
Die Steuerdaten welcher Personalmitglieder müssen übermittelt werden?
Internationale Organisationen müssen ausschließlich die Steuerdaten ihrer (ehemaligen) Personalmitglieder übermitteln, deren Entlohnungen (oder Pensionen) in Belgien veranlagt werden oder befreit sind, jedoch unter Anwendung des Progressionsvorbehalts.
In der Regel findet der Datenaustausch im ersten Quartal des Jahres statt. Die im Vorjahr an Personalmitglieder gezahlte Entlohnungen oder Pensionen können künftig automatisiert übermittelt werden.
Sie müssen uns keine Steuerdaten von Personalmitgliedern übermitteln, deren Entlohnungen und Pensionen vollständig befreit sind (d. h. ohne Anwendung des Progressionsvorbehalts). Dazu gehören insbesondere Personen, die:
- den Diplomatenstatus genießen. Diese Daten müssen jedes Jahr der Direktion Protokoll des FÖD Auswärtige Angelegenheiten (per E-mail) gemeldet werden.
- die Ausnahme des Steuerwohnsitzes in Anspruch nehmen.
Für das Personal einer internationalen Organisation können jedoch viele verschiedene Steuerregelungen gelten, die von ihrem Status und ihrer Staatsangehörigkeit, den Übereinkommen über Privilegien und Immunitäten und den geltenden Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (DBA) abhängen.
Sind Sie unsicher in Bezug auf die Steuerregelung für Personalmitglieder Ihrer internationalen Organisation?
Kontaktieren Sie uns per E-mail, um nähere Informationen zu erhalten (nur für Rechtsfragen).
Wie lassen sich diese Steuerdaten automatisch übermitteln?
Vorzugsweise über die Anwendung Belcotax-on-Web (BOW)
BOW ermöglicht das Ausstellen von Steuerkarten, auf denen das steuerpflichtige Einkommen jedes Personalmitglieds als gewöhnliches Gehalt (Karte 281.10) oder Pension (Karte 281.11) erklärt wird. Weitere Informationen über den zu erklärenden Betrag und woraus er sich zusammensetzt.
Die meisten Unternehmen und Organisationen in Belgien lassen ihre BOW-Steuerkarten über einen Dienstleister (zugelassenes Sozialsekretariat, Buchhaltungsbüro, Consultingunternehmen usw.) ausstellen. Diese Dienstleister helfen den Arbeitgebern, ihre sozialen und steuerlichen Verpflichtungen gegenüber den Behörden zu erfüllen. Sie übernehmen das gesamte Verfahren der Eingabe der Steuerdaten der Personalmitglieder und der Ausstellung der BOW-Steuerkarten.
Möchte Ihre Organisation die Ausstellung der BOW-Steuerkarten selbst intern verwalten?
- Lesen Sie zunächst die technische Dokumentation zur Einführung und Nutzung des BOW-Systems und die vereinfachte Broschüre (PDF, 372.11 KB) eigens für internationale Organisationen, die Ihnen bei der Nutzung des BOW-Tools helfen soll.
- Laden Sie die Excel-Datei herunter, mit der Sie die Daten in das XML-Format umwandeln und in BOW hochladen können.
- Füllen Sie die Excel-Datei aus, indem Sie die Anweisungen in der Broschüre und der technischen Dokumentation befolgen.
Achtung! Um die korrekte Berücksichtigung der Daten zu gewährleisten, muss der Betrag der unter Progressionsvorbehalt befreiten Entlohnungen unbedingt zweimal angegeben werden:- im Feld „Rémunérations“ und
- im Feld „Rémunérations et indemnités du bénéficiaire exonérées sous réserve de progressivité (option réservée à certaines organisations internationales)“.
- Laden Sie die Dateien in BOW hoch.
Gesicherter Cloudspeicher (SharePoint)
Ein gesicherter Cloudspeicher auf Sharepoint wird Ihnen nur dann zur Verfügung gestellt, wenn die internationale Organisation BOW nicht nutzen kann.
In diesem Fall müssen Sie innerhalb Ihrer Organisation eine Person bestimmen, die dafür zuständig ist, eine strukturierte Excel-Datei mit den erforderlichen Steuerinformationen dort abzulegen.
Um dieser Person den Zugang zu unserem SharePoint zu gewähren, teilen Sie uns bitte ihre E-Mail-Adresse per E-mail mit.
Folgendes werden wir ihr per E-Mail senden:
- eine Standardvorlage der strukturierten Excel-Datei, die ausgefüllt und auf dem SharePoint abgelegt werden muss.
- einen Link zum spezifischen SharePoint-Ordner.
- Informationen zur Erstellung eines Microsoft-Kontos (unerlässlich für den Zugriff auf SharePoint), falls sie noch kein Konto besitzt.
Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, melden Sie uns dies bitte per E-Mail.
Welche anderen Informationen zur Identifizierung von Personalmitgliedern müssen übermittelt werden?
Für jedes Personalmitglied müssen wir Folgendes wissen:
- die nationale Nummer (Identifikationsnummer des Nationalregisters, die auf der Aufenthaltskarte oder dem Personalausweis angegeben ist)
- das Geburtsdatum und
- die Wohnadresse.
Die nationale Nummer ist unerlässlich, um die Steuerakte eines Steuerpflichtigen zu identifizieren. Ohne nationale Nummer können wir die übermittelten Informationen nicht registrieren. Personalmitglieder einer internationalen Organisation, die ihre nationale Nummer nicht kennen, können sich bei der Direktion Protokoll des FÖD Auswärtige Angelegenheiten erkundigen. Wir empfehlen Ihnen daher, systematisch alle nationalen Nummern Ihrer Personalmitglieder zu erfassen.
Sie sind nicht in der Lage, die nationale Nummer bestimmter Personalmitglieder zu erhalten? Um ihre Akte bearbeiten zu können, müssen Sie uns unbedingt ihr Geburtsdatum und ihre Wohnadresse mitteilen.
Wie wird das zu erklärende steuerpflichtige Einkommen berechnet?
Entlohnungen von Personalmitgliedern internationaler Organisationen, die besteuert werden – oder befreit sind, jedoch unter Anwendung des Progressionsvorbehalts – müssen beim FÖD Finanzen erklärt werden. Der zu erklärende steuerpflichtige Betrag ist der steuerpflichtige Betrag aus der Sicht der belgischen Verwaltung.
Um dieses steuerpflichtige Einkommen zu berechnen:
1. addieren Sie alle Bruttogehälter und -bezüge, die im Laufe des Jahres bezogen wurden: Lohn, Vorteile jeglicher Art, Boni und Prämien, Entschädigungen usw.
2. ziehen Sie alle zulässigen Abzüge vom Bruttoeinkommen ab:
- jede gesetzlich geschuldete interne Steuer, die von der internationalen Organisation erhoben wird.
- jede gesetzlich geschuldete Steuer, die tatsächlich im Ausland gezahlt wurde.
- alle gesetzlichen Sozialbeiträge (persönliche und Arbeitgeberbeiträge), die an ein Sozialversicherungssystem gezahlt werden, unabhängig davon, ob es sich um ein ausländisches oder ein belgisches System handelt (wie dies bei den LASS-Beiträgen für Arbeitnehmer der Fall ist, die der belgischen sozialen Sicherheit unterliegen).
- Vorteile (jeglicher Art oder Sozialvorteil), die sich aus der Übernahme von Arbeitgeberbeiträgen durch den Arbeitgeber ergeben, die im Rahmen von außergesetzlichen Kollektivversicherungen gezahlt werden, die spezifisch befreit sind (z. B. Pension, Gesundheitspflege, Krankenhausaufenthalt).
Achtung! Die nachfolgenden Elemente können nicht vom Bruttoeinkommen abgezogen werden:- Persönliche Beiträge (d. h. der vom Angestellten zu tragende Anteil), die im Rahmen von außergesetzlichen Versicherungen (z. B. Pension, Gesundheitspflege, Krankenhausaufenthalt) gezahlt werden, können nicht vom Bruttoeinkommen abgezogen werden. Dies gilt auch dann noch, wenn diese Beiträge an der Quelle vom Lohn einbehalten und über den Arbeitgeber gezahlt wurden.
Prämien, die für ergänzende Pensionen gezahlt werden, können jedoch in den BOW-Karten im Feld „Einbehaltungen für ergänzende Pensionen: gewöhnliche Beiträge und Prämien“ erklärt werden, wenn die Bedingungen dies erlauben.
- Die verschiedenen vom Arbeitgeber gezahlten Zulagen, die nicht unter den oben beschriebenen Begriff des Arbeitgeberbeitrags fallen (z. B. Auslandszulage, Zulage für Kinder zu Lasten oder Schulkosten) sind grundsätzlich steuerpflichtig. Die in diesem Rahmen gezahlten Beträge können daher nicht vom Bruttoeinkommen abgezogen werden, es sein denn, es wird nachgewiesen, dass es sich um Erstattungen eigener Ausgaben des Arbeitsgebers handelt.
- Persönliche Beiträge (d. h. der vom Angestellten zu tragende Anteil), die im Rahmen von außergesetzlichen Versicherungen (z. B. Pension, Gesundheitspflege, Krankenhausaufenthalt) gezahlt werden, können nicht vom Bruttoeinkommen abgezogen werden. Dies gilt auch dann noch, wenn diese Beiträge an der Quelle vom Lohn einbehalten und über den Arbeitgeber gezahlt wurden.
3. Der Saldo dieser Berechnung bildet das steuerpflichtige Bruttoeinkommen, das beim FÖD Finanzen erklärt werden muss.
Bezüglich des Berufssteuervorabzugs: Sie müssen für Personen, die unter Progressionsvorbehalt befreit sind, keinen Berufssteuervorabzug erklären.Grundsätzlich gilt die Vermutung der Steuerbarkeit für alle Einkünfte, die nicht ausdrücklich abzugsfähig sind. Nähere Informationen finden Sie in der vollständigen Dokumentation, die in der Mitteilung an Schuldner enthalten ist.
Wenn Sie unsicher in Bezug auf diese Berechnung sind, stellen Sie Ihre Fragen an den FÖD Finanzen per E-mail.
Müssen bei einer automatisierten Übermittlung immer noch Steuerkarten auf Papier erstellt werden?
Wenn Ihre Organisation diese Daten automatisiert übermittelt, muss sie uns keine Bescheinigungen auf Papier mehr vorlegen. Offiziell ist sie aber weiterhin verpflichtet, diese zu erstellen und an die betreffenden Personalmitglieder auszuhändigen, um deren Beschäftigung zu bescheinigen und ihr Recht auf eine privilegierte Steuerregelung nachzuweisen.
Die Personalmitglieder sind nur verpflichtet, der belgischen Verwaltung diese Karte zur Verfügung zu stellen, wenn sie danach fragt.