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Verpflichtende Verwendung von strukturierten elektronischen Rechnungen ab 2026

Ab dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnung für fast alle Umsätze zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B) verpflichtend.

Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gilt nicht für Lieferungen von Gütern oder Dienstleistungen an Privatpersonen für deren privaten Gebrauch („B2C“ oder „business-to-costumer“).

Für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden („B2G“ oder „business-to-government“) ist die elektronische Rechnungsstellung für Verträge, die nach dem 1. März 2024 veröffentlicht werden, verpflichtend. Hierfür gilt eine Sonderregelung (1).

(1) In der Regel gilt die Verpflichtung für Verträge mit einem Wert von 3.000 Euro oder mehr (ohne Mehrwertsteuer). Die Vergabestellen können jedoch strenger sein, indem sie eine entsprechende Bestimmung in die Auftragsunterlagen aufnehmen. Föderale öffentliche Auftraggeber verpflichten seit dem 1. März 2024 auch unter einem Wert von 3.000 Euro zur elektronischen Rechnungsstellung. Au moniteur : l’arrêté royal « cautionnement et facturation électronique » | BOSA (belgium.be).

  • Für welche B2B-Umsätze gilt die Verpflichtung nicht?

    Die Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung wird fast immer bei Umsätzen zwischen zwei belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen gelten.

    Es gibt einige wenige Ausnahmen zu diesem Grundsatz:

    • Es ist nicht verpflichtend, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden an:
      • in Konkurs geratene Steuerpflichtige,
      • Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze aufgrund von Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches bewirken,
      • nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige, ohne feste Niederlassung,
      • Pauschalsteuerpflichtige (Artikel 56 des MwSt.-Gesetzbuches – endet spätestens am 01.01.2028).
    • Es ist nicht verpflichtend, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können für:
      • Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze aufgrund von Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches bewirken.
    • Es ist nicht verpflichtend, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden oder zu empfangen, wenn der Umsatz gemäß Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches steuerfrei ist.

  • Kann ich strukturierte elektronische Rechnungen verwenden, wenn diese nicht verpflichtend sind?

    Jedem steht frei, freiwillig strukturierte elektronische Rechnungen zu verwenden, auch in Situationen, in denen diese nicht gesetzlich verpflichtend sind. Da es dann keine Verpflichtung für diese Transaktion gibt, ist Ihr Kunde also nicht verpflichtet, eine strukturierte elektronische Rechnung für diesen Umsatz zu erhalten. Die ist also nur möglich, wenn beide Parteien damit einverstanden sind, auf diese Weise zu arbeiten.

  • Ist Self-billing erlaubt?

    Die diesbezüglichen Regeln ändern sich nicht. Self-billing ist weiterhin zulässig, sofern zwischen den beiden Parteien eine vorherige Vereinbarung getroffen wurde und sofern jede Rechnung Gegenstand eines Verfahrens zur Akzeptierung durch den Steuerpflichtigen ist, der die Güter liefert oder die Dienstleistung erbringt. Self-billing wird bald über Peppol möglich sein.

  • Können elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nebeneinander bestehen?

    Bis zum 31. Dezember 2025 können Sie sowohl elektronische Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) als auch Papierrechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnung für Umsätze zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Wenn Sie möchten, können Sie Ihrem Kunden auch eine PDF- oder Papierversion der Rechnung senden, aber die strukturierte elektronische Rechnung ist die einzige rechtlich gültige Rechnung.

  • Gibt es Unterstützungsmaßnahmen?

    Um die Kosten auszugleichen, die Ihnen bei der Durchführung der technischen Anpassungen entstehen könnten, haben wir zwei steuerliche Unterstützungsmaßnahmen vorgesehen:

    • Ab dem 1. Januar 2025 wird der Investitionsabzug für digitale Investitionen auf 20 % erhöht.
    • Für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 können kleine KMU und Selbstständige, die Abonnementprogramme nutzen, einen um 120 % erhöhten Kostenabzug für Rechnungsstellungsprogramme anwenden. Die Mehrkosten, die aufgrund der elektronischen Rechnungsstellung (Vorbereitung, Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen in strukturierter Form) für ein bestehendes Softwareabonnement gezahlt werden, kommen für den erhöhten Kostenabzug von 120 % in Betracht, sofern diese Mehrkosten auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden.

  • MwSt.-Abzug und/oder Einbringung als Werbungskosten als Selbstständiger

    Möchten Sie als Selbstständiger die MwSt. abziehen, die auf Ihren Eingangsrechnungen (B2B) steht? Ab dem 1. Januar 2026 können Sie das nur auf der Grundlage der erhaltenen strukturierten elektronischen Rechnungen, die alle Pflichtangaben enthalten (Artikel 5 § 1 des Königlichen Erlasses Nr. 1 vom 29.12.1992).

    Möchten Sie einen Teil der Kosten, die auf Privatrechnungen (B2C) stehen, die Sie erhalten (z. B. für Gas, Strom, Wasser usw.), als Werbungskosten angeben? Das können Sie auf der Grundlage sowohl von erhaltenen Papierrechnungen als auch von elektronischen Rechnungen tun. Diese Rechnungen unterliegen nämlich nicht der neuen Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.