Technische Vorschriften für eine elektronische Rechnung
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden. Die diesbezüglichen Regeln ändern sich nicht.
Bis zum 31. Dezember 2025 dürfen elektronische Rechnungen nur dann ausgestellt werden, wenn der Rechnungsempfänger sie ausdrücklich oder stillschweigend akzeptiert. Ab dem 1. Januar 2026 gilt diese Bedingung nicht mehr und das Senden und Empfangen sind verpflichtend.
Jedes Dokument, das Änderungen an einer Rechnung vornimmt und in spezifischer und unmissverständlicher Weise auf die ursprüngliche Rechnung verweist, wird einer elektronischen Rechnung gleichgestellt und in demselben Format wie die ursprüngliche Rechnung ausgestellt.
Wenn jede Partei diese Bedingungen entsprechend erfüllt, wird die tatsächliche Natur der Rechnung klarer sein als in der Vergangenheit, als nur die ursprüngliche Rechnung als Ausgangpunkt für die MwSt.-Regelung berücksichtigt wurde. Dies gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug und die Kontrolle der Einhaltung dieses Rechts.
Was bedeutet die „Echtheit der Herkunft“ der Rechnung?
„Die Echtheit der Herkunft“ bedeutet die Sicherheit der Identität der Person, die die Lieferung von Gütern oder die Erbringung von Dienstleistungen bewirkt hat, oder der Person, die die Rechnung ausgestellt hat.
Die Gewährleistung dieser Echtheit ist eine Verpflichtung sowohl für den Steuerpflichtigen, der die Lieferung von Gütern erhält oder für den die Dienstleistungen erbracht werden, als auch für den Steuerpflichtigen, der diese Lieferung oder Dienstleistung bewirkt. Beide können unabhängig voneinander die Echtheit der Herkunft garantieren.
Was bedeutet die „Unversehrtheit des Inhalts“ der Rechnung?
Die „Unversehrtheit des Inhalts“ bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde. In der Regel entspricht dieser Inhalt dem, der in der Mehrwertsteuerrichtlinie definiert ist.
Was bedeutet die „Lesbarkeit der Rechnung“?
Die „Lesbarkeit einer Rechnung“ bedeutet, dass die Rechnung bis zum Ende der Dauer ihrer Aufbewahrung lesbar bleiben muss. Die MwSt.-Daten müssen klar lesbar sein, ohne dass sie übermäßig untersucht oder interpretiert werden müssen.
Bei elektronischen Rechnungen ist die Bedingung erfüllt, wenn die Rechnung auf Anfrage vorgelegt werden kann. Dies muss innerhalb einer angemessenen Frist und in einem vom Nutzer lesbaren Format geschehen. Es muss möglich sein, zu überprüfen, ob die Daten der elektronischen Originaldatei und die des vorgelegten lesbaren Dokuments übereinstimmen. Um die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrung eine geeignete und zuverlässige Vorrichtung zur Visualisierung der Rechnung verfügbar sein.
Wann ist ein Prüfpfad verlässlich?
Ein Prüfpfad ist verlässlich, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- die Verbindung zwischen den Belegen und den zu prüfenden Umsätzen ist leicht nachvollziehbar (wenn der Detaillierungsgrad ausreicht, um die Dokumente zu verbinden),
- er entspricht den geltenden Verfahren,
- er entspricht den Abläufen, die tatsächlich stattgefunden haben.
Dies kann zum Beispiel erreicht werden mit:
- Dokumenten, die von Dritten erstellt wurden (wie z. B. Kontoauszüge),
- Dokumenten, die vom Erwerber/Dienstleistungsempfänger oder Lieferer/Dienstleistungserbringer erstellt wurden (Dokumente der zweiten Partei),
- internen Kontrollen (z. B. Aufgabentrennung).
Für die MwSt. muss ein Prüfpfad eine nachprüfbare Verbindung zwischen einer Rechnung und einer Lieferung von Gütern oder einer Erbringung von Dienstleistungen herstellen (Art. 233 § 1 Absatz 2 der MwSt.-Richtlinie). Dadurch kann kontrolliert werden, ob die Rechnung einer bewirkten Lieferung von Gütern oder Erbringung von Dienstleistungen entspricht.
Der Steuerpflichtige kann frei entscheiden, wie er die Verbindung zwischen der Rechnung und einer Lieferung von Gütern oder Erbringung von Dienstleistungen nachweist.