Buchführung und Fakturierung

Buchführung und Fakturierung in Sachen MwSt.

  • Ich bin Mehrwertsteuerpflichtiger. Welche Buchhaltungspflichten habe ich?

    Das MwSt.-System ist in erster Linie auf die Buchhaltung ausgerichtet. Als Mehrwertsteuerpflichtiger müssen Sie daher einige Buchhaltungspflichten erfüllen, ohne dass, im Prinzip, Vorschriften in Sachen Buchhaltungsmethode einzuhalten sind. Sie müssen eine dem Umfang Ihrer Tätigkeiten angepasste Buchhaltung führen, damit die MwSt. angewandt und kontrolliert werden kann. Dies setzt einerseits voraus, dass die Buchungen die in den periodischen MwSt.-Erklärungen einzutragenden Beträge enthalten und andererseits, dass alle Buchungen durch Belege untermauert werden.

    Die Buchführung muss mindestens folgende Bücher umfassen:

    • ein Rechnungseingangsbuch ( mit unter anderem Rechnungen und Gutschriften, die Ihnen ausgestellt wurden) 
    • ein Rechnungsausgangsbuch (mit unter anderem Rechnungen und Gutschriften, die Sie ausgestellt haben)
    • ein Tageseinnahmebuch pro Betriebssitz (für Umsätze, die mit Privatpersonen bewirkt wurden ohne verpflichtende bzw. freiwillige Ausstellung einer Rechnung) und ggf. ein zusammenfassendes Buch, wenn Sie mehrere Betriebssitze haben.

    Für bestimmte Umsätze müssen zudem besondere Bücher geführt werden:

    • das Register der Motorfahrzeuge, 
    • das „Register der Nicht-Verbringungen“ (Register der Güter, die von einem Steuerpflichtigen zu gewerblichen Zwecken in einen anderen EU-Mitgliedstaat für sehr spezifische Umsätze versandt oder befördert werden), 
    • das Register für materielle Arbeiten oder für Expertisen von Gütern, die nicht naturgemäß unbeweglich sind.

    Ihre Verpflichtungen variieren je nach Ihrer MwSt.-Regelung. Unter der normalen Steuerregelung müssen Sie alle Verpflichtungen in Sachen MwSt. einhalten. Steuerpflichtige, die unter Sonderregelungen fallen (Pauschalregelung, Befreiungsregelung, Regelung für Landwirte) können in den Genuss bestimmter Abweichungen in Sachen MwSt.-Verpflichtungen kommen und dürfen manchmal eine sehr vereinfachte Buchhaltung führen.

  • Ich bin Mehrwertsteuerpflichtiger. Welches sind meine Pflichten in Sachen Fakturierung?

    Für jede Lieferung von Gütern oder Dienstleistung, die Sie in Ausübung Ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit erbringen, müssen Sie Ihrem Kunden, wenn er ein Steuerpflichtiger oder eine nichtsteuerpflichtige juristische Person ist, eine Rechnung ausstellen, auf der die geschuldete MwSt. in Rechnung gestellt wird. Außer in bestimmten Fällen, in denen die MwSt. vor Lieferung der Güter oder Abschluss der Dienstleistung fällig wird, muss die Rechnung spätestens am 15. Werktag des Monats nach demjenigen, in dem der Steueranspruch auf den gesamten oder einen Teil des Preises entsteht, ausgestellt werden. Im Prinzip wird die Steuer zum Zeitpunkt fällig, an dem der Umsatz vollendet ist. In bestimmten Fällen, in denen die Steuer vor Lieferung der Güter oder Abschluss der Dienstleistung fällig wird, gelten andere Regeln.

    Sie müssen auch eine Rechnung ausstellen, wenn Sie für eine nichtsteuerpflichtige Person entweder eine Lieferung von Gütern, die unter der Regelung für Fernverkäufe fällt, oder eine Lieferung von Neufahrzeugen bewirken.

    Es gibt jedoch im Prinzip keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung für Lieferung von Gütern oder Erbringung von Dienstleistungen, an natürliche Personen (steuerpflichtig oder nicht), die diese Güter bzw. diese Dienstleistungen für private Zwecke bestimmen.  In diesen Fällen können Sie entweder freiwillig eine Rechnung ausstellen oder die Einnahmen in Bezug auf diese Umsätze in ein Tageseinnahmebuch eintragen.  Diese Eintragung in das Tageseinnahmebuch sollte im Prinzip einmal täglich als Globalbetrag erfolgen.  Eine separate Eintragung ist jedoch für Lieferungen von Gütern notwendig, deren Preis 250 Euro (einschließlich MwSt.) übersteigt.

    Es gibt allerdings einige Ausnahmen von der Möglichkeit, keine Rechnung auszustellen. Daher müssen Sie in folgenden Fällen immer eine Rechnung ausstellen, auch wenn der Vertragspartner eine natürliche Person ist, die für ihren privaten Bedarf handelt:

    • Lieferungen von neuen oder gebrauchten Fahrzeugen, die zur Güter- oder Personenbeförderung bestimmt sind und anderen Beförderungsmitteln, sowie Lieferungen von Einzelteilen, Zubehör und Ausrüstung oder Arbeiten an diesen Fahrzeugen oder anderen Beförderungsmitteln, wenn der Preis (einschließlich MwSt.) 125 Euro überschreitet. 
    • Lieferungen neuer Gebäude und dinglicher Rechte an diesen Gebäuden, 
    • Immobilienarbeiten, 
    • Lieferung von Gütern und Dienstleistungen, die zur Errichtung eines neuen Gebäudes bestimmt sind, 
    • Ratenverkauf und Mietkauf, 
    • Lieferungen von Gütern, die offensichtlich zu einer wirtschaftlichen Nutzung bestimmt sind, 
    • Lieferungen, die in Einrichtungen oder an Orten erfolgen, die normalerweise nicht für Privatpersonen zugänglich sind, 
    • Lieferungen, die von Produzenten oder Großhändlern bewirkt werden, 
    • Umzüge oder Möbellagerung und dazu gehörende Leistungen, 
    • bestimmte steuerfreie Lieferungen von Gütern und Dienstleistungen, die im Rahmen internationaler Beziehungen erbracht werden, 
    • Lieferungen von Anlagegold, deren Betrag über 2.500 Euro liegt,

    Zudem müssen Betreiber von Hotels, Restaurants und anderen Einrichtungen, in denen regelmäßig Mahlzeiten verzehrt werden, sowie Fahrzeugwaschanlagenbetreiber ihren Kunden eine von einem anerkannten Drucker gedruckte nummerierte Nota oder Quittung ausstellen.  Die Nummern der im Laufe des Tages verwendeten Notas oder Quittungen werden täglich in das Tageseinnahmebuch eingetragen. Diese Nota oder Quittung kann jedoch durch Kassenzettel von Registrierkassen oder durch Kassenzettel eines Registrierkassensystems (RKS) ersetzt werden.

    Des Weiteren sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen, Kopien von Rechnungen, Bücher und Unterlagen während eines Zeitraums von sieben Jahren ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Abschluss der Bücher, oder ab dem 1. Januar nach dem Datum der Erstellung der Rechnungen und anderen Dokumente aufbewahren. Diese Bücher, Rechnungen und Dokumente sollen auf Ersuchen des Kontrollbeamten vor Ort und unverzüglich vorgelegt werden können.