Die Erklärung zur Gesellschaftssteuer kann auch dann noch kontrolliert werden, wenn die Steuer bereits gezahlt oder erstattet wurde.

Sie kann innerhalb einer Frist kontrolliert werden, die beginnt:

• am 1. Januar des Steuerjahres, wenn das Unternehmen seine Bilanz am 31. Dezember abschließt,
• andernfalls am Bilanzstichtag.

Die Frist für die Kontrolle beträgt:

• Grundsätzlich 3 Jahre
  Beispiele:
  Bilanzstichtag 31.12.2022: Für das Steuerjahr 2023 endet die Frist am 31.12.2025.
  Bilanzstichtag 31.03.2023: Für das Steuerjahr 2024 endet die Frist am 31.03.2026.
   
• Bei verspäteter oder nicht eingereichter Erklärung 4 Jahre
  Beispiele:
  Bilanzstichtag 31.12.2022: Für das Steuerjahr 2023 endet die Frist am 31.12.2026.
  Bilanzstichtag 31.03.2023: Für das Steuerjahr 2024 endet die Frist am 31.03.2027.
   
• Bei Indizien hinsichtlich Betrug 10 Jahre
  Beispiele: 
  Bilanzstichtag 31.12.2022: Für das Steuerjahr 2023 endet die Frist am 31.12.2032.
  Bilanzstichtag 31.03.2023: Für das Steuerjahr 2024 endet die Frist am 31.03.2033.

Die Frist kann ebenfalls bei einem Widerspruch um einen Zeitraum verlängert werden, der dem Zeitraum zwischen dem Datum der Einlegung des Widerspruchs und dem Datum des Beschlusses des Regionaldirektors entspricht, ohne dass diese Verlängerung mehr als 6 Monate betragen darf.

Das Unternehmen muss alle Unterlagen aufbewahren, die für die Festlegung seiner steuerpflichtigen Einkünfte notwendig sind. Unter „Unterlagen“ sind alle Belege zu verstehen, die zum Ausfüllen der Steuererklärung verwendet wurden, z. B.:

• die Buchführung des Unternehmens (Bilanz, Ergebnisrechnung, Beschluss der Generalversammlung, Aktionärsregister usw.).
  Wenn die Buchführung elektronisch erfolgt, muss das Unternehmen auch die Ordner in Bezug auf die Analyse, Programmierung und den Betrieb des verwendeten Datenverarbeitungssystems sowie die Datenträger und alle Daten, die sie enthalten, aufbewahren.
• die Belege für die Buchungen (Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellscheine, Lieferscheine, Beförderungspapiere, Bankkontoauszüge usw.).
• die Lohnzettel.
• die Belege für die geltend gemachten Kosten (Rechnungen, Kassenbons usw.).
• usw.

Das Unternehmen muss die Unterlagen (Buchführung sowie die Dokumente in Bezug auf die Analyse, Programmierung und den Betrieb des verwendeten Datenverarbeitungssystems) in dem Büro, der Agentur, der Zweigniederlassung oder anderen beruflich oder privat genutzten Räumen, in denen diese Bücher und Unterlagen geführt, erstellt oder zugesandt wurden, zur Verfügung der Verwaltung aufbewahren.

In der Regel handelt es sich dabei um den Steuersitz des Unternehmens.

Die Buchungsunterlagen müssen bis zum Ende des 10. Geschäftsjahres, das auf den Besteuerungszeitraum folgt, aufbewahrt werden.

Die Dokumentation in Bezug auf die Analyse, Programmierung und den Betrieb des verwendeten Datenverarbeitungssystems muss bis zum Ende des 10. Geschäftsjahres aufbewahrt werden, das auf den Besteuerungszeitraum folgt, in dem das in dieser Dokumentation beschriebene System verwendet wurde.

Materielle Irrtümer (zum Beispiel Fehler beim Addieren zweier Beträge, doppelte Verwendung, Fehler bei der Übertragung eines Betrags) werden automatisch korrigiert, ohne dass Sie um zusätzliche Auskünfte gebeten werden.

In anderen Fällen kann es vorkommen, dass die Verwaltung Sie um zusätzliche Auskünfte bittet, um die steuerliche Lage Ihres Unternehmens zu prüfen:

• Mündlich: Es handelt sich in der Regel um einen telefonischen Kontakt.
   
• Schriftlich („Auskunftsersuchen“): In diesem Fall müssen Sie innerhalb der vorgegebenen Frist schriftlich antworten. Andernfalls kann es zu einer Veranlagung von Amts wegen kommen (d. h. die Verwaltung legt die Steuer anhand der ihr bekannten Elemente fest und es obliegt Ihnen, den genauen Betrag der steuerpflichtigen Einkünfte nachzuweisen) und gegebenenfalls zur Anwendung von administrativen Geldbußen.
   
• Im Besteuerungsamt: Die Verwaltung kann Sie auffordern, in ihrem Amt vorstellig zu werden, eventuell mit den Unterlagen Ihres Unternehmens. Auf diese Weise verfügt sie über Informationen, die sofort geprüft werden können.
   
• Am Steuersitz Ihres Unternehmens (oder in dem Büro, der Agentur, der Zweigniederlassung oder anderen beruflich oder privat genutzten Räumen, in denen die Bücher geführt werden): Sie können den Kontrolleur jederzeit darum bitten, die Unterlagen in den Räumlichkeiten Ihres Unternehmens prüfen zu kommen, da die Prüfung dieser Unterlagen im Prinzip am Steuersitz des Unternehmens stattfinden muss.
  Der Kontrolleur kann jedoch die Bücher und Unterlagen mitnehmen, die für die Festlegung des Betrags Ihrer steuerpflichtigen Einkünfte oder der Einkünfte Dritter notwendig sind. In diesem Fall wird ein Einbehaltungsprotokoll erstellt, von dem Sie innerhalb von 5 Tagen nach Entgegennahme der Unterlagen eine Abschrift erhalten.

Das Unternehmen ist verpflichtet, der Verwaltung auf deren Ersuchen vor Ort alle für die Festlegung des Betrags seiner steuerpflichtigen Einkünfte notwendigen Bücher und Unterlagen vorzulegen.

Die Verwaltung kann eine Kontrolle in den beruflich genutzten Räumen durchführen.

Das Unternehmen muss zu allen Uhrzeiten, zu denen die Tätigkeit ausgeübt wird, Zugang zu den beruflich genutzten Räumen oder anderen Räumlichkeiten gewähren, in denen es seine Tätigkeit ausübt, damit die Verwaltung Art und Umfang der Tätigkeiten feststellen kann und alle in diesen Räumen befindlichen Bücher und Unterlagen prüfen kann.

Anmerkung: Die Erklärung kann aufgrund eines vom Bevollmächtigten Ihres Unternehmens unterzeichneten Einverständnisses berichtigt werden.

Im Falle eines Nichteinverständnisses sendet die Verwaltung Ihrem Unternehmen per Einschreiben eine „Berichtigungsanzeige“. Darin führt sie die Gründe für die Berichtigung der Einkünfte und anderer Elemente der Erklärung an.

Ihr Unternehmen hat einen Monat Zeit (ab dem dritten Werktag nach Versendung dieser Anzeige), um zuzustimmen oder seine Anmerkungen geltend zu machen. Die Antwort muss schriftlich erfolgen und unterschrieben sein. In Ermangelung einer rechtzeitigen Antwort geht die Verwaltung zu einer Besteuerung von Amts wegen über.

Bei Nichteinverständnis prüft der Kontrolleur Ihre Argumente. Hält er es für erforderlich, die erstellte Veranlagung ganz oder teilweise aufrechtzuerhalten, sendet der Kontrolleur Ihrem Unternehmen eine definitive Antwort, in der er Ihnen mitteilt, warum er Ihre Argumente nicht berücksichtigt hat.