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Steuerpflichtige mit Sitz außerhalb der Europäischen Union - Erstattung der belgischen MwSt.

Seit dem 1. Juli 2022 sind die Mindestbeträge pro Antrag gestiegen.

Die Erstattung der belgischen MwSt. als Steuerpflichtiger mit Sitz außerhalb der Europäischen Union beantragen

  • Kann ich die Erstattung der belgischen MwSt. beantragen?

    Ja, vorausgesetzt:

    • Ihr Unternehmen (außerhalb der Europäischen Union ansässig) übt eine Tätigkeit aus, die der Mehrwertsteuer unterliegen würde, wenn sie in der Europäischen Union ausgeübt würde.
    • die getätigten Ausgaben erfolgen ausschließlich zu beruflichen Zwecken. Die MwSt. auf private Ausgaben wird nicht erstattet.
  • Wie kann ich die Erstattung der belgischen MwSt. beantragen?

    Füllen Sie online das Formular 803 aus.

    Das Formular ist in Französisch, Niederländisch, Deutsch und Englisch verfügbar. Es kann von Ihnen oder von Ihrem Bevollmächtigten ausgefüllt werden. 

    Erster Antrag auf Erstattung? Senden Sie zuerst einen Antrag auf eine VAT-Refund-Identifikationsnummer an foreigners.team2@minfin.fed.be.

    Fügen Sie bei:

    • eine Bescheinigung der Eigenschaft als Steuerpflichtiger (nicht älter als 1 Jahr und ins Niederländische, Französische, Englische oder Deutsche übersetzt);
    • eine kurze Beschreibung der Tätigkeit;
    • die genaue Anschrift des Unternehmens;
    • die E-Mail-Adresse, an die wir Ihnen den Erstattungsbescheid schicken können.

    Denn wir müssen Ihnen erst eine Identifikationsnummer zuerkennen, bevor Sie einen Antrag stellen können.

    Wenn Sie Bevollmächtigter sind, ist es möglich, dass Sie mehrere VAT-Refund-Identifikationsnummern beantragen müssen:

    • im Namen Ihres eigenen Unternehmens, wenn es sich um Ihren ersten Antrag handelt,
    • und im Namen des Antragstellers, wenn es sich um seinen ersten Antrag handelt. In diesem Fall fügen Sie auch die datierte und von Ihnen und Ihrem Kunden unterschriebene Vollmacht bei.
  • Ich stelle im Namen meines eigenen Unternehmens (online) einen Antrag. Welche Informationen muss ich eintragen?

    Rubrik „Bevollmächtigter“

    Sie müssen diese Rubrik nicht ausfüllen.

    Rubrik „Antragsteller“

    Tragen Sie Ihre Angaben ein.

    Die E-Mail-Adresse ist besonders wichtig, da es sich um unser einziges Kommunikationsmittel handelt (Senden der Auskunftsersuchen und der Entscheidungen).

    Der Pro-rata-Satz muss nur ausgefüllt werden, wenn Sie sowohl Umsätze, für die ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, als auch Umsätze, für die kein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, bewirken.

    In diesem Fall ist die Erstattung der Vorsteuer nur für den Teil der Mehrwertsteuer zulässig, der auf den Betrag der Umsätze, für die ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, entfällt. Der Gesamtbetrag der zu erstattenden MwSt. ist auf den in diesem Feld angegebenen Prozentsatz begrenzt. Es handelt sich um einen Prozentsatz zwischen 0 und 100 %.

    Betrag

    Geben Sie den Betrag in Euro mit 2 Ziffern nach der Dezimalstelle an.

    Dieser Betrag entspricht dem Gesamtbetrag der abziehbaren Mehrwertsteuer in der Datei „Transaktionen“ (siehe „Welche Dokumente muss ich meinem Antrag beifügen?“ Formularanfang

    Bankkonto

    Je nach Art des Kontos müssen nur die Angaben für das „SEPA-Bankkonto“ oder das „NICHT-SEPA-Bankkonto“ eingetragen werden.

    Die SEPA-Länder sind die folgenden: Deutschland, Österreich, Belgien, Bulgarien, Zypern, Kroatien, Dänemark, Spanien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Ungarn, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Polen, Portugal, Tschechische Republik, Rumänien, Vereinigtes Königreich, Slowakei, Slowenien, Schweden, Liechtenstein, Island, Monaco, Norwegen, San Marino und die Schweiz.

  • Ich stelle als Bevollmächtigter (online) einen Antrag. Welche Informationen muss ich eintragen?

    Rubrik „Bevollmächtigter“

    Tragen Sie Ihre Angaben ein.

    Ihre E-Mail-Adresse ist besonders wichtig, da es sich um unser einziges Kommunikationsmittel handelt (Senden der Auskunftsersuchen und der Entscheidungen).

    Sie müssen zwingend eine Vollmacht beifügen (im PDF-Format, maximal 15 MB). Sie muss nicht legalisiert sein. Wenn die Erstattung auf das Bankkonto des Bevollmächtigten erfolgen soll, muss die Vollmacht dies ausdrücklich genehmigen.

    Rubrik „Antragsteller“

    Tragen Sie die Angaben des Antragstellers ein.

    In dem Feld „E-Mail“ geben Sie Folgendes an:

    • entweder die E-Mail-Adresse des Antragstellers. In diesem Fall wird er auch die Mitteilungen bezüglich des Antrags auf Erstattung erhalten.
    • oder Ihre eigene E-Mail-Adresse, wenn Sie nicht möchten, dass der Antragsteller die Mitteilungen bezüglich des Antrags auf Erstattung erhält.

    Der Pro-rata-Satz muss nur ausgefüllt werden, wenn der Antragsteller sowohl Umsätze, für die ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, als auch Umsätze, für die kein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, bewirkt.

    In diesem Fall ist die Erstattung der Vorsteuer nur für den Teil der Mehrwertsteuer zulässig, der auf den Betrag der Umsätze, für die ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, entfällt. Der Gesamtbetrag der zu erstattenden MwSt. ist auf den in diesem Feld angegebenen Prozentsatz begrenzt. Es handelt sich um einen Prozentsatz zwischen 0 und 100 %.

    Betrag

    Geben Sie den Betrag in Euro mit 2 Ziffern nach der Dezimalstelle an.

    Dieser Betrag entspricht dem Gesamtbetrag der abziehbaren Mehrwertsteuer in der Datei „Transaktionen“ (siehe „Welche Dokumente muss ich meinem Antrag beifügen?“).

    Bankkonto

    Je nach Art des Kontos müssen nur die Angaben für das „SEPA-Bankkonto“ oder das „NICHT-SEPA-Bankkonto“ eingetragen werden.

    Die SEPA-Länder sind die folgenden: Deutschland, Österreich, Belgien, Bulgarien, Zypern, Kroatien, Dänemark, Spanien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Ungarn, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Polen, Portugal, Tschechische Republik, Rumänien, Vereinigtes Königreich, Slowakei, Slowenien, Schweden, Liechtenstein, Island, Monaco, Norwegen, San Marino und die Schweiz.

  • Welche Dokumente muss ich meinem Antrag beifügen?

    Wie kann ich die Dateien hinzufügen?

    • Datei Transaktionen: Verwenden Sie unbedingt  diese Vorlage (XLSX, 144.5 KB).
      Das Format muss .xlsx (oder .xls) bleiben (maximal 15 MB)
    • Beleg(e): im PDF-Format (maximal 15 MB pro Datei).
      Laden Sie diese Dateien in der nachfolgend angegebenen Reihenfolge hoch. Beschränken Sie die Anzahl der Dateien auf ein Minimum. Wenn möglich, sollten Sie alle Dokumente in einer einzigen Datei gruppieren (in der nachfolgend angegebenen Reihenfolge).

    Liste der Belege

    1. Bescheinigung der Eigenschaft als Steuerpflichtiger oder IRS-Bescheinigung (für die Vereinigten Staaten): 
      • Das Dokument muss weniger als ein Jahr alt sein.
      • Das Dokument muss ins Niederländische, Französische, Englische oder Deutsche übersetzt werden.
      • Wenn Sie innerhalb eines Jahres mehrere Anträge einreichen, müssen Sie dieses Dokument nur dem ersten Antrag des betreffenden Jahres beifügen.
      + für die juristischen Personen: ein gesetzlich vorgeschriebenes Exemplar der letzten Bilanz und der Satzung der Gesellschaft, einschließlich vorgenommener Änderungen
    2. Rechnungskopien
      • Die Rechnungen müssen in der Reihenfolge vorliegen, in der sie in der Datei „Transaktionen“ aufgeführt sind.
      • Die Rechnungen müssen detailliert sein. Ist dies nicht der Fall, werden sie abgelehnt.
    3. Im Falle der Einfuhr fügen Sie bitte eine Kopie der Rechnung sowie des diesbezüglichen Einfuhrdokuments bei.
    4. Kopien der erhaltenen Gutschriften.
    5. Wenn die Rechnung auf einen Vertrag verweist, fügen Sie eine Kopie des Vertrags hinzu.
    6. Bevollmächtigte: Die Vollmacht muss jedem Antrag beigefügt werden.

    Wie kann ich die Bearbeitung meines Antrags beschleunigen?

    Wenn wir nicht alle Angaben erhalten, um Ihren Antrag zu bearbeiten, können wir Sie um zusätzliche Auskünfte ersuchen. Dadurch verzögert sich das Verfahren und damit auch Ihre Erstattung (um zusätzlich 2 bis 4 Monate).

    Machen Sie daher so genaue Angaben wie möglich: Beschreiben Sie die Tätigkeit Ihres Unternehmens und geben Sie den Grund für den Kauf von Gütern und/oder Dienstleistungen in Belgien an. Geben Sie ebenfalls an, ob diese Güter weiterverkauft wurden.

    Wir bitten Sie ebenfalls, Ihrer Anfrage folgende Dokumente beizufügen:

    Art der Ausgabe Einzureichendes Dokument
    Kosten in Bezug auf LKWs (Verkehrsgesellschaften)

    In Ihrem 1. Antrag auf Erstattung und bei Änderung der Fahrzeuge:

    • die Anzahl LKWs, die Sie besitzen (zum Beispiel, indem Sie eine Kopie Ihrer Bilanz hinzufügen, in der die LKWs aufgeführt sind).
    • die Kopien der LKW-Zulassungsbescheinigungen
    • oder bei mehr als 10 Fahrzeugen: eine Liste der Fahrzeuge der Gesellschaft (Marke, Modell, Typ [N1, N2 usw.], Kennzeichen)
    Kosten in Bezug auf einen Kleintransporter
    • die Kopie der Zulassungsbescheinigung
    • oder bei mehr als 10 Fahrzeugen: eine Liste der Fahrzeuge der Gesellschaft (Marke, Modell, Typ [N1, N2 usw.], Kennzeichen)
    Kosten in Bezug auf einen PKW
    • die Kopie der Zulassungsbescheinigung
    Restaurant- und Hotelkosten
    • der Nachweis, dass die Ausgabe im Rahmen einer Lieferung von Gütern oder einer Dienstleistung getätigt wurde, d. h. die Verkaufsrechnung oder der Vertrag
    • die Personalien der Person, die die Ausgabe getätigt hat, und ihre Funktion innerhalb des Unternehmens
    Schulung in Belgien, an der eines Ihrer Personalmitglieder teilgenommen hat
    • das Dokument, das belegt, dass diese Person im Unternehmen angestellt ist
    Ankauf von Gütern in Belgien mit anschließendem Wiederverkauf dieser Güter
    • die Kopie der Verkaufsrechnung dieser Güter
    Ausgaben im Zusammenhang mit dem Bau eines Gebäudes für einen Kunden in Belgien
    • die Kopie der Verkaufsrechnung für die in Belgien ausgeführten Tätigkeiten

  • Ich habe meinen Antrag auf Erstattung über das Online-Formular gesendet, aber ich habe keine Empfangsbestätigung erhalten. Was muss ich tun?

    Wenn Sie innerhalb von 24 Stunden nach der Einreichung Ihres Antrags auf Erstattung keine Empfangsbestätigung erhalten, wenden Sie sich direkt an uns: foreigners.team2@minfin.fed.be. Wir werden die von Ihnen eingegebenen Angaben überprüfen und die E-Mail-Adresse wenn nötig ändern.

  • Wann kann die Erstattung der belgischen MwSt. beantragt werden?

    Der Antrag auf Erstattung der MwSt. für ein Kalenderjahr ist spätestens bis zum 30. September des darauffolgenden Jahres zu stellen.

    Beispiel: Für die Rechnungen von 2021 können Sie eine Erstattung bis zum 30. September 2022 beantragen.

  • Wie viele Anträge kann ich pro Jahr stellen? Was ist der Mindestbetrag?

    Maximal 5 Anträge

    Sie können maximal 5 Anträge für die Ausgaben eines Kalenderjahres einreichen.

    Der Zeitraum, auf den in Ihrem Antrag Bezug genommen wird, kann:

    1. entweder mehrere Monate: mindestens 3 Monate und maximal 11 Monate
    2. oder ein Kalenderjahr sein

    Anträge über mehrere Monate

    Die Zeiträume für die Erstattung der ausländischen MwSt. dürfen sich nicht überschneiden. Sie können beispielsweise nicht einen Antrag für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. März und einen anderen für den Zeitraum vom 1. März bis zum 31. Mai einreichen.

    Erstattungsanträge können sich auf einen Zeitraum von weniger als drei Monaten beziehen, wenn es sich bei diesem Zeitraum um den Rest eines Kalenderjahres handelt (d. h. November und Dezember oder Dezember). Wenn Sie beispielsweise bereits zwei Anträge für einen Zeitraum von jeweils 5 Monaten gestellt haben, können Sie einen Antrag für zwei Monate stellen.

    Antrag über ein Kalenderjahr

    Sie können einen Antrag, der sich auf das gesamte Jahr bezieht, auch nach Jahresende einreichen. Dieser Antrag darf nur MwSt.-Beträge enthalten, die nicht bereits in gestellten Anträgen auf Erstattung enthalten sind.

    Mindestbetrag/-beträge pro Antrag

    Wenn sich Ihr Antrag auf einen Zeitraum zwischen 3 und 11 Monaten bezieht, liegt der Mindestbetrag bei 400 Euro.

    Wenn sich Ihr Antrag auf einen Zeitraum von einem Kalenderjahr oder auf den Rest eines Kalenderjahres bezieht, liegt der Mindestbetrag bei 50 Euro.

    Beläuft sich der erstattungsfähige Betrag nach der Bearbeitung des Antrags auf weniger als 50 Euro, erfolgt keine Erstattung.

  • Welche Frist gilt für die Erstattung?

    Belgien verfügt über 4 Monate Zeit (ab Eingang des Antrags), um eine Entscheidung zu treffen. Müssen zusätzliche Informationen angefordert werden, kann diese Frist auf 6 oder 8 Monate verlängert werden.

    Wir setzen Sie per E-Mail von der Entscheidung in Kenntnis.

    Sobald die Entscheidung getroffen wurde (und wenn diese positiv ausfällt), wird der Betrag innerhalb von 10 Werktagen zurückerstattet.

    Haben Sie eine Frage zu Ihrer Erstattung? Kontaktieren Sie uns und geben Sie die Referenznummer an, die Sie per E-Mail nach der Einreichung Ihres Antrags auf Erstattung erhalten haben.

  • In welchen Fällen wird die Erstattung begrenzt oder abgelehnt?

    Aufgrund verordnungsrechtlicher Beschränkungen

    • Die MwSt. für Kraftfahrzeugkosten ist auf 35 % begrenzt (Kraftstoff usw.).
    • Die MwSt. für Kleintransporterkosten ist auf 85 % begrenzt (Kraftstoff usw.).
    • Die MwSt. für Restaurant- und Hotelkosten wird nicht erstattet (Art. 45 § 3 Nr. 3 des MwSt.-Gesetzbuches).
      Außer wenn die Restaurant- und Hotelkosten von den Personalmitgliedern im Rahmen einer Lieferung von Gütern oder einer Dienstleistung gemacht wurden (Art. 45 § 3, Nr. 3 des MwSt.-Gesetzbuches). In diesem Fall müssen Sie den Nachweis über die Lieferung von Gütern oder Dienstleistungen (Verkaufsrechnung oder Vertrag) beifügen und die Personalien der Person, die die Ausgabe getätigt hat, sowie ihre Funktion innerhalb des Unternehmens angeben.
    • Wenn die belgische MwSt. nicht geschuldet ist, erstatten wir sie nicht. In diesem Fall müssen Sie die Erstattung von Ihrem Lieferer verlangen (Gutschrift und neue Rechnung).
    • Ein Kassenzettel reicht nicht aus, um die Erstattung zu erhalten.

    Wenn Ihr Unternehmen ein beschränktes Recht auf Vorsteuerabzug hat

    Wenn Ihr Unternehmen in dem Land, in dem es ansässig ist, ein beschränktes Recht auf Vorsteuerabzug hat, gilt diese Einschränkung auch für die Erstattung der belgischen MwSt.

    Dies ist zum Beispiel der Fall für die Finanzinstitute, die Versicherungsgesellschaften und den Immobiliensektor.

    Wenn Ihr Unternehmen betroffen ist, vermerken Sie den Pro-rata-Satz des Abzugs in Ihrem Antrag auf Erstattung.