Sie müssen folgende Felder ausfüllen:

• Felder mit Sternchen: immer.
• Felder ohne Sternchen: nur, wenn sie Ihre Lage betreffen.

Tipp: Speichern Sie den VAT-Refund-Antrag regelmäßig während der Eingabe.

Sie können dies tun, sobald Sie zur Eingabe der „Daten der Erklärung“ gelangen, indem Sie unten rechts auf „Download der erfassten Daten“ klicken.

1. MwSt.-Nummer

In der Registerkarte „Dashboard“:

• Geben Sie die MwSt.-Nummer des Unternehmens ein.
• Wählen Sie unter „Art der Erklärung“ „VAT Refund“ aus.
• Klicken Sie auf „Weiter“.

2. Allgemeine Informationen

Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“:

• Geben Sie im Teil „Steuerpflichtige“ Ihre E-Mail-Adresse an, wenn das Feld nicht vorausgefüllt ist.
  

• Auf der Grundlage Ihrer MwSt.-Nummer und der Angaben in Formular 604A oder 604B werden bestimmte Tätigkeitsbereiche mit dem NACE-Code vorausgefüllt.

  Um einen Tätigkeitsbereich hinzuzufügen, klicken Sie auf .
  Um einen Tätigkeitsbereich zu entfernen, klicken Sie auf .
  
  Die NACE-Codes Ihres Unternehmens finden Sie ebenfalls auf der Website der Zentralen Datenbank der Unternehmen.
  
  Wenn die Angabe Ihrer Tätigkeiten nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist, können Sie diese auch manuell auswählen. Der Mitgliedstaat der Erstattung stützt sich auf die Informationen, die er vom Mitgliedstaat der Niederlassung erhält, und kann daher einen Antrag auf Erstattung der MwSt. auf der Grundlage abweichender Daten ablehnen.
  
  
   
• Als „Erklärungszeitraum“ geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die globale Erstattung der MwSt. beantragen. Dieser Zeitraum entspricht:
  • einem oder mehreren Quartalen Wählen Sie das/die Quartal(e) aus und geben Sie das Jahr des betreffenden Zeitraums an. Im Falle mehrerer Quartale müssen diese aufeinanderfolgen. Der Mindestbetrag für einen quartalsbezogenen Antrag liegt bei 400 Euro gezahlter MwSt.:
    • pro Mitgliedstaat
    • pro betreffendes Quartal (Januar−März, April−Juni, Juli−September, Oktober−Dezember)
  • einem ganzen Jahr Einreichen können Sie:
    • entweder einen einzigen, auf das ganze Jahr bezogenen Antrag auf Erstattung der MwSt.
    • oder (einen) quartalsbezogene(n) Antrag/Anträge und einen auf das ganze Jahr bezogenen Antrag auf Erstattung der MwSt. für Rechnungen, die Sie vergessen haben, quartalsweise anzugeben.
    In beiden Fällen wählen Sie kein Quartal aus, sondern geben lediglich das Jahr an. Der Mindestbetrag für einen auf das ganze Jahr bezogenen Antrag liegt bei 50 Euro gezahlter MwSt.:
    • pro Mitgliedstaat
    • während des betreffenden Jahres (von Januar bis Dezember)

  

• Füllen Sie alle Felder der Rubrik „Bankangaben für die Erstattungen“ aus.

  
   
• Wenn Sie Bevollmächtigter sind, füllen Sie den Abschnitt „Bevollmächtigter“ aus.
  Wenn Sie keine MwSt.-Nummer oder TIN (Zollnummer) haben, wählen Sie bitte „Sonstige“ aus und verwenden Sie Ihre nationale Nummer.
  
  
  Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

3. Daten der Erklärung

• Pro-rata-Satz

  Sie müssen den Abschnitt „Pro-rata-Satz“ ausfüllen, wenn nicht alle Kosten, die Ihnen entstanden sind, auf Ihre Tätigkeit entfallen, auf die MwSt. abgezogen werden kann. In diesem Fall geben Sie als Pro-rata-Satz den prozentualen Anteil der Kosten an, die auf Ihre Tätigkeit entfallen.

  Dieser Pro-rata-Satz wird auf sämtliche Rechnungen angewandt, die Teil Ihres VAT-Refund-Antrags sind.

  Beispiel: Innerhalb der EU haben Sie eine Reise zu 60 % aus geschäftlichen und zu 40 % aus privaten Gründen unternommen.
  Wenn Sie in dem Feld „Pro-rata-Satz“ die Zahl „60“ eintragen, werden nur 60 % der in den Dokumenten angegebenen MwSt. auf Ihr Konto erstattet.

  

  Geben Sie eine ganze Zahl zwischen 1 und 99 ein, um Anspruch auf eine Erstattung zu haben.

  Wenn Sie das Feld nicht ausfüllen, ist der Standardwert 100 %.

  Unabhängig von Ihrem Pro-rata-Satz kann jeder Mitgliedstaat auch bestimmte Beschränkungen anwenden (siehe die Rubrik ).

  Wenn Sie einen Pro-rata-Satz nur für einen Mitgliedstaat anwenden möchten, können Sie jederzeit einen separaten VAT-Refund-Antrag stellen.

• Importdokument

  Sie müssen ein Importdokument ausfüllen, wenn Sie in einem anderen Mitgliedstaat MwSt. auf den Kauf von Gütern oder Dienstleistungen von außerhalb der EU gezahlt haben.

  Füllen Sie ein Importdokument pro Rechnung aus. Achten Sie auch darauf, alle Rechnungen korrekt einzugeben.

  
  Um ein Importdokument hinzuzufügen, klicken Sie auf .
  Füllen Sie das Importdokument aus, das sich in einem separaten Fenster öffnet.

• Kaufdokument

  Sie müssen ein Kaufdokument ausfüllen, wenn Sie in einem anderen Mitgliedstaat MwSt. auf den Kauf von Gütern oder Dienstleistungen innerhalb der EU gezahlt haben.

  Füllen Sie ein Kaufdokument pro Rechnung aus. Achten Sie auch darauf, alle Rechnungen korrekt einzugeben.

  
  Um ein Kaufdokument hinzuzufügen, klicken Sie auf .
  Füllen Sie das Kaufdokument aus, das sich in einem separaten Fenster öffnet.

4. Anhänge (Rechnungen)

Unter „Anhänge hinzufügen/entfernen“ müssen Sie die verschiedenen Rechnungen hochladen, für die Sie eine Erstattung der MwSt. beantragen möchten.

Fassen Sie die Rechnungen pro Mitgliedstaat in einer einzigen Datei zusammen. Diese Datei dient dem Mitgliedstaat als Grundlage für Ihre Erstattung.

Dateiformat und -größe 

Akzeptiert werden die Formate PDF, TIFF und JPEG.

Die Größe einer Datei ist auf 5,2 MB begrenzt. Was tun, wenn Ihre Datei größer ist?

• Scannen Sie die Rechnungen in schwarz/weiß mit einer maximalen Auflösung von 200 dpi. Auch gescannte Dokumente mit einer Auflösung von 100 dpi sind noch gut lesbar.

• Wenn Sie mehrere Rechnungen besitzen, begrenzen Sie die Größe Ihrer Datei auf 5,2 MB, indem Sie die Rechnungen mit den höchsten Beträgen einfügen. Bewahren Sie die anderen Rechnungen in einer getrennten Datei auf.
  Merken Sie in der Datei an, dass Sie nicht alle Rechnungen einfügen konnten. Listen Sie die betreffenden Rechnungen auf und erklären Sie, dass Sie diese Dokumente zur Verfügung des Mitgliedstaats der Erstattung halten.
  Verfassen Sie diese Anmerkung in einer der zulässigen Sprachen des Mitgliedstaates (siehe die Rubrik über dem beigefügten Dokument für diesen Mitgliedstaat).
  Der Mitgliedstaat muss Sie kontaktieren und Ihnen eine Adresse mitteilen, an die Sie die übrigen Rechnungen senden können, die nicht in die versendete Datei eingefügt werden konnten.

Anhänge hinzufügen/entfernen

Pflichtfelder:

• das Erstattungsland, für das der Anhang bestimmt ist
• das Dokument als JPEG, PDF oder TIFF

Fakultatives Feld: Beschreibung des Anhangs

Klicken Sie auf , um einen Anhang beizufügen.

Klicken Sie auf, um einen Anhang zu entfernen.

Nachdem Sie alle Anhänge beigefügt haben, klicken Sie das Feld „Anklicken zur Bestätigung“ an.

Klicken Sie auf „Nächster Schritt“.

5. Kommentar

Sie können diesen Abschnitt nur für einen allgemeinen Kommentar verwenden, der nicht an einen Mitgliedstaat gerichtet ist.

Wenn Sie einen Kommentar an einen Mitgliedstaat der Erstattung senden möchten, fügen Sie der Datei für diesen Mitgliedstaat eine Erläuterung bei.

Die Größe der Kommentare ist auf 10.000 Zeichen begrenzt. Verwenden Sie keine Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.

Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

6. Validierung der Angaben

Im Abschnitt „Validierung der Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.

Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers. Wenn Sie den Fehler, der die Einreichung verhindert, nicht beheben, erscheint Ihr VAT-Refund-Antrag mit dem Status „Abgelehnt“.

Sie können die bisher eingegebenen Daten auch herunterladen.

7. Unterschrift

Klicken Sie im letzten Abschnitt „Zusammenfassung der eingegebenen Daten und Vereinbarung“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.

8. Empfangsbestätigung

Wenn Sie zum „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrem VAT-Refund-Antrag und dem Status „Erfolg“ stehen.

Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie aufr klicken.

Füllen Sie die folgenden vier Abschnitte aus.

1. Dokument

• Erstattungsland: Geben Sie den Mitgliedstaat an, in dem Sie die zu erstattende MwSt. gezahlt haben.

  Nachdem Sie dieses Feld ausgefüllt haben, wird der Link angezeigt. 
  
  Klicken Sie auf diesen Link, bevor Sie fortfahren, um folgende Informationen zu erhalten:
  • die zu verwendende Währung
  • die verschiedenen Grenzbeträge, ab denen eine Rechnung beigefügt werden muss
  • die Liste der Codes und ihre Beschreibung
  • die zu verwendende(n) Sprache(n):
    • für die Beschreibung, wenn Sie unter „Güter und Dienstleistungen“ den Code „10 - Sonstige“ ausfüllen
    • für die Kommunikation mit dem Mitgliedstaat

• Vereinfachte Rechnung: Klicken Sie dieses Kästchen an, wenn Sie eine Rechnung mit den wichtigsten Informationen und vereinfachtem Inhalt einreichen möchten.
  Zusätzliche Informationen

• Bezugszeichen: Geben Sie das Bezugszeichen der Rechnung an, bei dem es sich vermutlich um die MRN (Movement Reference Number)  handelt.

• Datum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung versendet wurde.

2. Lieferer

Zur Identifizierung Ihres Lieferers haben Sie drei Möglichkeiten.

Sie müssen jeweils folgende Felder ausfüllen:

• Felder mit Sternchen: immer.
• Felder ohne Sternchen: fakultativ, es sei denn, das Erstattungsland ist Deutschland.

Handelt es sich bei dem Erstattungsland um Deutschland, sind alle Felder auszufüllen. Geschieht dies nicht, wird Ihr VAT Refund Antrag von den deutschen Behörden automatisch abgelehnt und die MwSt. wird nicht erstattet.

• Kein Kennungstyp

  Diese Option ist nur möglich, wenn Sie in dem Abschnitt „Dokument“ die „Vereinfachte Rechnung“ ausgewählt haben.

  Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

  
   
• MwSt.-Nummer

  Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

  
   
• Sonstige

  Die Option „Sonstige“ erscheint nur, wenn Sie Deutschland als Erstattungsland ausgewählt haben.
  Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

  
   

3. Güter und Dienstleistungen

Um diesen Abschnitt zu öffnen, klicken Sie auf.

Im Drop-down-Menü wählen Sie die Güter und Dienstleistungen, für die Sie eine Erstattung erhalten möchten. Die Güter und Dienstleistungen sind nach Codes geordnet.

Für weitere Informationen zu den Codes und ihrer Beschreibung siehe.

Sie können mehrere Codes auswählen.

Um einen neuen Code hinzuzufügen, klicken Sie auf .

Um einen Code zu entfernen, klicken Sie auf .

Kein Code entspricht Ihrer Situation?

• Dann wählen Sie Code „10 - Sonstige“ und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
• Wählen Sie aus den zulässigen Sprachen des Erstattungslandes (siehe )  die Sprache aus, in der Sie die Beschreibung verfassen.
   

4. Transaktion und Abzug

• Alle Beträge sind in ...: Geben Sie die Währung an, die das Land akzeptiert (siehe).
  Verlangen Sie eine neue Rechnung in der korrekten Währung, wenn die auf der Rechnung verwendete Währung von der Landeswährung abweicht.

• Besteuerungsgrundlage: Geben Sie den Transaktionsbetrag ohne MwSt. an.

• Betrag der abziehbaren MwSt.: Geben Sie den Betrag der Mehrwertsteuer für diese Transaktion an.
  Wenn Sie in Ihrem Antrag in dem Feld „Pro-rata-Satz“ einen Prozentsatz eingetragen haben, wird der Betrag der abziehbaren MwSt. automatisch angepasst.

Nachdem alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um das Kaufdokument fertigzustellen.

Um Änderungen an Informationen vorzunehmen, klicken Sie auf die entsprechende Zeile. 

Um ein anderes Kaufdokument für denselben Lieferer und dasselbe Erstattungsland auszufüllen, können Sie die Angaben mit einem Klick auf kopieren.

Um ein Dokument zu entfernen, klicken Sie auf .

Zahlenformat

Steht kein Leerzeichen vor oder nach dem Betrag?

Haben Sie zwei Dezimalstellen eingetragen?

Angabe aller erforderlichen Informationen

Wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen angeben (Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, Jahr usw.), können Sie nicht zum folgenden Abschnitt gelangen.

IBAN oder BIC

Haben Sie IBAN oder BIC korrekt angegeben?

Zeitraum

Vergewissern Sie sich, dass Sie aufeinanderfolgende Quartale ausgewählt oder einen Antrag für ein ganzes vergangenes Jahr eingereicht haben.

Datum der Rechnung

Vergewissern Sie sich, dass Sie ein Rechnungsdatum angegeben haben, das in der Vergangenheit liegt.

Navigation zwischen den verschiedenen Schritten

Verwenden Sie die Schaltflächen „Vorheriger Schritt“ und „Nächster Schritt“ anstelle der Pfeile in der Symbolleiste Ihres Browsers, um von einer Ansicht zur vorherigen oder nächsten zu gelangen.

Was bedeuten die Symbole vor den Fehlermeldungen?