Klicken Sie nach der Anmeldung bei Intervat auf die Registerkarte „Dashboard“.
Sie können Ihren Antrag auf Erstattung der ausländischen MwSt. (= VAT-Refund-Antrag) wie folgt einreichen:
- entweder „per Datei“ (XML), was ratsam ist, wenn Sie über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen.
Sie reichen über Intervat eine XML-Datei mit den Daten des Antrags ein. - oder „über Bildschirm“, wenn Sie nicht über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen.
Sie geben die Daten des Antrags direkt in Intervat ein.
Wie reiche ich einen VAT-Refund-Antrag ein?
Per XML-Datei
1. Hochladen der Datei(en)
Vom Dashboard aus haben Sie die Möglichkeit:
- eine einzige Datei einzureichen,
- auf einmal bis zu 20 Dateien mit insgesamt 999 Erklärungen hochzuladen, und zwar alle Arten von Erklärungen (außer OSS).
Einreichung einer einzigen Datei
Suchen Sie Ihre Datei oder ziehen Sie Ihre Datei auf den Bildschirm.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Sie können auch die Funktion „In Ansicht laden“ auswählen, wenn Ihre Datei nur eine Erklärung enthält. Gehen Sie in diesem Fall wie bei der Einreichung über Bildschirm vor.
Einreichung mehrerer Dateien
Kreuzen Sie zuerst das Feld „Ich möchte mehr als eine Datei einreichen“ an.
Die Seite wird automatisch aktualisiert, damit mehrere Dateien hochgeladen werden können.
Ziehen Sie Ihre Dateien auf den Bildschirm oder suchen Sie sie auf Ihrem Computer.
Wichtige Anmerkungen:
- Die Gesamtgröße der 20 Dateien darf 20 MB nicht übersteigen.
- Es darf weder eine Excel-Datei noch eine OSS-Erklärung hochgeladen werden.
- Stellen Sie sicher, dass ein und dieselbe Erklärung nicht in mehreren Dateien zu finden ist.
- Wenn Sie Bevollmächtigter sind: Um zu verhindern, dass alle Dateien abgelehnt werden, müssen all Ihre Daten überall (bis auf das Komma genau) in allen Dateien identisch sein.
2. Validierung der Angaben
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.
Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.
Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.
Klicken Sie auf , um mit der Einreichung des VAT-Refund-Antrags fortzufahren.
Im Abschnitt „Validierung der Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
3. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Zusammenfassung der eingegebenen Daten und Vereinbarung“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
4. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrem VAT-Refund-Antrag und dem Status „Erfolg“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.
Über Bildschirm
Sie müssen folgende Felder ausfüllen:
- Felder mit Sternchen: immer.
- Felder ohne Sternchen: nur, wenn sie Ihre Lage betreffen.
Tipp: Speichern Sie den VAT-Refund-Antrag regelmäßig während der Eingabe.
Sie können dies tun, sobald Sie zur Eingabe der „Daten der Erklärung“ gelangen, indem Sie unten rechts auf „Download der erfassten Daten“ klicken.
1. MwSt.-Nummer
In der Registerkarte „Dashboard“:
- Geben Sie die MwSt.-Nummer des Unternehmens ein.
- Wählen Sie unter „Art der Erklärung“ „VAT Refund“ aus.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
2. Allgemeine Informationen
Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“:
- Geben Sie im Teil „Steuerpflichtige“ Ihre E-Mail-Adresse an, wenn das Feld nicht vorausgefüllt ist.
-
Auf der Grundlage Ihrer MwSt.-Nummer und der Angaben in Formular 604A oder 604B werden bestimmte Tätigkeitsbereiche mit dem NACE-Code vorausgefüllt.
Um einen Tätigkeitsbereich hinzuzufügen, klicken Sie auf .
Um einen Tätigkeitsbereich zu entfernen, klicken Sie auf .
Die NACE-Codes Ihres Unternehmens finden Sie ebenfalls auf der Website der Zentralen Datenbank der Unternehmen.
Wenn die Angabe Ihrer Tätigkeiten nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist, können Sie diese auch manuell auswählen. Der Mitgliedstaat der Erstattung stützt sich auf die Informationen, die er vom Mitgliedstaat der Niederlassung erhält, und kann daher einen Antrag auf Erstattung der MwSt. auf der Grundlage abweichender Daten ablehnen.
- Als „Erklärungszeitraum“ geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die globale Erstattung der MwSt. beantragen. Dieser Zeitraum entspricht:
- einem oder mehreren Quartalen Wählen Sie das/die Quartal(e) aus und geben Sie das Jahr des betreffenden Zeitraums an. Im Falle mehrerer Quartale müssen diese aufeinanderfolgen. Der Mindestbetrag für einen quartalsbezogenen Antrag liegt bei 400 Euro gezahlter MwSt.:
- pro Mitgliedstaat
- pro betreffendes Quartal (Januar−März, April−Juni, Juli−September, Oktober−Dezember)
- einem ganzen Jahr Einreichen können Sie:
- entweder einen einzigen, auf das ganze Jahr bezogenen Antrag auf Erstattung der MwSt.
- oder (einen) quartalsbezogene(n) Antrag/Anträge und einen auf das ganze Jahr bezogenen Antrag auf Erstattung der MwSt. für Rechnungen, die Sie vergessen haben, quartalsweise anzugeben.
- pro Mitgliedstaat
- während des betreffenden Jahres (von Januar bis Dezember)
- einem oder mehreren Quartalen Wählen Sie das/die Quartal(e) aus und geben Sie das Jahr des betreffenden Zeitraums an. Im Falle mehrerer Quartale müssen diese aufeinanderfolgen. Der Mindestbetrag für einen quartalsbezogenen Antrag liegt bei 400 Euro gezahlter MwSt.:
-
Füllen Sie alle Felder der Rubrik „Bankangaben für die Erstattungen“ aus.
- Wenn Sie Bevollmächtigter sind, füllen Sie den Abschnitt „Bevollmächtigter“ aus.
Wenn Sie keine MwSt.-Nummer oder TIN (Zollnummer) haben, wählen Sie bitte „Sonstige“ aus und verwenden Sie Ihre nationale Nummer.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
3. Daten der Erklärung
-
Pro-rata-Satz
Sie müssen den Abschnitt „Pro-rata-Satz“ ausfüllen, wenn nicht alle Kosten, die Ihnen entstanden sind, auf Ihre Tätigkeit entfallen, auf die MwSt. abgezogen werden kann. In diesem Fall geben Sie als Pro-rata-Satz den prozentualen Anteil der Kosten an, die auf Ihre Tätigkeit entfallen.
Dieser Pro-rata-Satz wird auf sämtliche Rechnungen angewandt, die Teil Ihres VAT-Refund-Antrags sind.
Beispiel: Innerhalb der EU haben Sie eine Reise zu 60 % aus geschäftlichen und zu 40 % aus privaten Gründen unternommen.
Wenn Sie in dem Feld „Pro-rata-Satz“ die Zahl „60“ eintragen, werden nur 60 % der in den Dokumenten angegebenen MwSt. auf Ihr Konto erstattet.Geben Sie eine ganze Zahl zwischen 1 und 99 ein, um Anspruch auf eine Erstattung zu haben.
Wenn Sie das Feld nicht ausfüllen, ist der Standardwert 100 %.
Unabhängig von Ihrem Pro-rata-Satz kann jeder Mitgliedstaat auch bestimmte Beschränkungen anwenden (siehe die Rubrik ).
Wenn Sie einen Pro-rata-Satz nur für einen Mitgliedstaat anwenden möchten, können Sie jederzeit einen separaten VAT-Refund-Antrag stellen.
-
Importdokument
Sie müssen ein Importdokument ausfüllen, wenn Sie in einem anderen Mitgliedstaat MwSt. auf den Kauf von Gütern oder Dienstleistungen von außerhalb der EU gezahlt haben.
Füllen Sie ein Importdokument pro Rechnung aus. Achten Sie auch darauf, alle Rechnungen korrekt einzugeben.
Um ein Importdokument hinzuzufügen, klicken Sie auf .
Füllen Sie das Importdokument aus, das sich in einem separaten Fenster öffnet. -
Kaufdokument
Sie müssen ein Kaufdokument ausfüllen, wenn Sie in einem anderen Mitgliedstaat MwSt. auf den Kauf von Gütern oder Dienstleistungen innerhalb der EU gezahlt haben.
Füllen Sie ein Kaufdokument pro Rechnung aus. Achten Sie auch darauf, alle Rechnungen korrekt einzugeben.
Um ein Kaufdokument hinzuzufügen, klicken Sie auf .
Füllen Sie das Kaufdokument aus, das sich in einem separaten Fenster öffnet.
4. Anhänge (Rechnungen)
Unter „Anhänge hinzufügen/entfernen“ müssen Sie die verschiedenen Rechnungen hochladen, für die Sie eine Erstattung der MwSt. beantragen möchten.
Fassen Sie die Rechnungen pro Mitgliedstaat in einer einzigen Datei zusammen. Diese Datei dient dem Mitgliedstaat als Grundlage für Ihre Erstattung.
Dateiformat und -größe
Akzeptiert werden die Formate PDF, TIFF und JPEG.
Die Größe einer Datei ist auf 5,2 MB begrenzt. Was tun, wenn Ihre Datei größer ist?
-
Scannen Sie die Rechnungen in schwarz/weiß mit einer maximalen Auflösung von 200 dpi. Auch gescannte Dokumente mit einer Auflösung von 100 dpi sind noch gut lesbar.
-
Wenn Sie mehrere Rechnungen besitzen, begrenzen Sie die Größe Ihrer Datei auf 5,2 MB, indem Sie die Rechnungen mit den höchsten Beträgen einfügen. Bewahren Sie die anderen Rechnungen in einer getrennten Datei auf.
Merken Sie in der Datei an, dass Sie nicht alle Rechnungen einfügen konnten. Listen Sie die betreffenden Rechnungen auf und erklären Sie, dass Sie diese Dokumente zur Verfügung des Mitgliedstaats der Erstattung halten.
Verfassen Sie diese Anmerkung in einer der zulässigen Sprachen des Mitgliedstaates (siehe die Rubrik über dem beigefügten Dokument für diesen Mitgliedstaat).
Der Mitgliedstaat muss Sie kontaktieren und Ihnen eine Adresse mitteilen, an die Sie die übrigen Rechnungen senden können, die nicht in die versendete Datei eingefügt werden konnten.
Anhänge hinzufügen/entfernen
Pflichtfelder:
- das Erstattungsland, für das der Anhang bestimmt ist
- das Dokument als JPEG, PDF oder TIFF
Fakultatives Feld: Beschreibung des Anhangs
Klicken Sie auf , um einen Anhang beizufügen.
Klicken Sie auf, um einen Anhang zu entfernen.
Nachdem Sie alle Anhänge beigefügt haben, klicken Sie das Feld „Anklicken zur Bestätigung“ an.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt“.
5. Kommentar
Sie können diesen Abschnitt nur für einen allgemeinen Kommentar verwenden, der nicht an einen Mitgliedstaat gerichtet ist.
Wenn Sie einen Kommentar an einen Mitgliedstaat der Erstattung senden möchten, fügen Sie der Datei für diesen Mitgliedstaat eine Erläuterung bei.
Die Größe der Kommentare ist auf 10.000 Zeichen begrenzt. Verwenden Sie keine Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
6. Validierung der Angaben
Im Abschnitt „Validierung der Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers. Wenn Sie den Fehler, der die Einreichung verhindert, nicht beheben, erscheint Ihr VAT-Refund-Antrag mit dem Status „Abgelehnt“.
Sie können die bisher eingegebenen Daten auch herunterladen.
7. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Zusammenfassung der eingegebenen Daten und Vereinbarung“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
8. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zum „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrem VAT-Refund-Antrag und dem Status „Erfolg“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie aufr klicken.
Wie fülle ich ein Import- oder Kaufdokument aus?
Importdokument
Füllen Sie die folgenden vier Abschnitte aus.
1. Dokument
-
Erstattungsland: Geben Sie den Mitgliedstaat an, in dem Sie die zu erstattende MwSt. gezahlt haben.
Nachdem Sie dieses Feld ausgefüllt haben, wird der Link angezeigt.
Klicken Sie auf diesen Link, bevor Sie fortfahren, um folgende Informationen zu erhalten:- die zu verwendende Währung
- die verschiedenen Grenzbeträge, ab denen eine Rechnung beigefügt werden muss
- die Liste der Codes und ihre Beschreibung
- die zu verwendende(n) Sprache(n):
- für die Beschreibung, wenn Sie unter „Güter und Dienstleistungen“ den Code „10 - Sonstige“ ausfüllen
- für die Kommunikation mit dem Mitgliedstaat
- Referenztyp: Klicken Sie „MRN“ (Movement Reference Number) an, wenn es sich um eine Versandanmeldung handelt, die von den europäischen Zollbehörden zur Identifizierung von Einfuhrware genutzt wird.
- Bezugszeichen: Geben Sie das Bezugszeichen der Rechnung an.
- Datum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung versendet wurde.
2. Lieferer
Um Ihren Lieferer zu identifizieren, müssen Sie die folgenden Felder ausfüllen:
- Felder mit Sternchen: immer
- Felder ohne Sternchen: fakultativ
3. Güter und Dienstleistungen
Um diesen Abschnitt zu öffnen, klicken Sie auf.
Im Drop-down-Menü wählen Sie die Güter und Dienstleistungen, für die Sie eine Erstattung erhalten möchten. Die Güter und Dienstleistungen sind nach Codes geordnet.
Für weitere Informationen zu den Codes und ihrer Beschreibung siehe.
Sie können mehrere Codes auswählen.
Um einen neuen Code hinzuzufügen, klicken Sie auf .
Um einen Code zu entfernen, klicken Sie auf .
Kein Code entspricht Ihrer Situation?
-
Dann wählen Sie Code „10 - Sonstige“ und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Wählen Sie aus den zulässigen Sprachen des Erstattungslandes (siehe ) die Sprache aus, in der Sie die Beschreibung verfassen.
4. Transaktion und Abzug
- Alle Beträge sind in ...: Geben Sie die Währung an, die das Land akzeptiert (siehe).
Verlangen Sie eine neue Rechnung in der korrekten Währung, wenn die auf der Rechnung verwendete Währung von der Landeswährung abweicht.
-
Besteuerungsgrundlage: Geben Sie den Transaktionsbetrag ohne MwSt. an.
-
Betrag der in Rechnung gestellten MwSt.: Geben Sie den Betrag der Mehrwertsteuer für diese Transaktion an.
Wenn Sie in dem Feld „Pro-rata-Satz“ Ihres Antrags einen Prozentsatz eingetragen haben, wird der Betrag der abziehbaren MwSt. automatisch angepasst.
Nachdem alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um das Importdokument fertigzustellen.
Um Änderungen an einem Dokument vorzunehmen, klicken Sie auf die entsprechende Zeile.
Um ein anderes Importdokument für denselben Lieferer und dasselbe Erstattungsland auszufüllen, können Sie die Angaben mit einem Klick auf kopieren.
Um ein Dokument zu entfernen, klicken Sie auf .
-
Kaufdokument
Füllen Sie die folgenden vier Abschnitte aus.
1. Dokument
-
Erstattungsland: Geben Sie den Mitgliedstaat an, in dem Sie die zu erstattende MwSt. gezahlt haben.
Nachdem Sie dieses Feld ausgefüllt haben, wird der Link angezeigt.
Klicken Sie auf diesen Link, bevor Sie fortfahren, um folgende Informationen zu erhalten:- die zu verwendende Währung
- die verschiedenen Grenzbeträge, ab denen eine Rechnung beigefügt werden muss
- die Liste der Codes und ihre Beschreibung
- die zu verwendende(n) Sprache(n):
- für die Beschreibung, wenn Sie unter „Güter und Dienstleistungen“ den Code „10 - Sonstige“ ausfüllen
- für die Kommunikation mit dem Mitgliedstaat
-
Vereinfachte Rechnung: Klicken Sie dieses Kästchen an, wenn Sie eine Rechnung mit den wichtigsten Informationen und vereinfachtem Inhalt einreichen möchten.
Zusätzliche Informationen - Bezugszeichen: Geben Sie das Bezugszeichen der Rechnung an, bei dem es sich vermutlich um die MRN (Movement Reference Number) handelt.
-
Datum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung versendet wurde.
2. Lieferer
Zur Identifizierung Ihres Lieferers haben Sie drei Möglichkeiten.
Sie müssen jeweils folgende Felder ausfüllen:
- Felder mit Sternchen: immer.
- Felder ohne Sternchen: fakultativ, es sei denn, das Erstattungsland ist Deutschland.
Handelt es sich bei dem Erstattungsland um Deutschland, sind alle Felder auszufüllen. Geschieht dies nicht, wird Ihr VAT Refund Antrag von den deutschen Behörden automatisch abgelehnt und die MwSt. wird nicht erstattet.
- Kein Kennungstyp
Diese Option ist nur möglich, wenn Sie in dem Abschnitt „Dokument“ die „Vereinfachte Rechnung“ ausgewählt haben.
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
- MwSt.-Nummer
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
- Sonstige
Die Option „Sonstige“ erscheint nur, wenn Sie Deutschland als Erstattungsland ausgewählt haben.
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
3. Güter und Dienstleistungen
Um diesen Abschnitt zu öffnen, klicken Sie auf.
Im Drop-down-Menü wählen Sie die Güter und Dienstleistungen, für die Sie eine Erstattung erhalten möchten. Die Güter und Dienstleistungen sind nach Codes geordnet.
Für weitere Informationen zu den Codes und ihrer Beschreibung siehe.
Sie können mehrere Codes auswählen.
Um einen neuen Code hinzuzufügen, klicken Sie auf .
Um einen Code zu entfernen, klicken Sie auf .
Kein Code entspricht Ihrer Situation?
- Dann wählen Sie Code „10 - Sonstige“ und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
- Wählen Sie aus den zulässigen Sprachen des Erstattungslandes (siehe ) die Sprache aus, in der Sie die Beschreibung verfassen.
4. Transaktion und Abzug
- Alle Beträge sind in ...: Geben Sie die Währung an, die das Land akzeptiert (siehe).
Verlangen Sie eine neue Rechnung in der korrekten Währung, wenn die auf der Rechnung verwendete Währung von der Landeswährung abweicht.
-
Besteuerungsgrundlage: Geben Sie den Transaktionsbetrag ohne MwSt. an.
-
Betrag der abziehbaren MwSt.: Geben Sie den Betrag der Mehrwertsteuer für diese Transaktion an.
Wenn Sie in Ihrem Antrag in dem Feld „Pro-rata-Satz“ einen Prozentsatz eingetragen haben, wird der Betrag der abziehbaren MwSt. automatisch angepasst.
Nachdem alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um das Kaufdokument fertigzustellen.
Um Änderungen an Informationen vorzunehmen, klicken Sie auf die entsprechende Zeile.
Um ein anderes Kaufdokument für denselben Lieferer und dasselbe Erstattungsland auszufüllen, können Sie die Angaben mit einem Klick auf kopieren.
Um ein Dokument zu entfernen, klicken Sie auf .
-
Was ist im Falle einer Fehlermeldung bei der Einreichung eines VAT-Refund-Antrags zu prüfen?
Per XML-Datei
XSD-Schema und Tags
Prüfen Sie, ob Ihre XML-Datei das richtige XSD-Schema enthält.
Leere Tags sind nicht zulässig. Sie müssen daher jedes Tag, das Sie vermerken, ausfüllen.
MwSt.-Nummer
Ihr VAT-Refund-Antrag darf nur korrekte ausländische MwSt.-Nummern enthalten. Geben Sie nur die MwSt.-Nummer ohne den Ländercode an.
Name Ihrer Datei
Verwenden Sie keine Akzent- oder Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.
Wenn Sie eine komprimierte Datei (.VR) verwenden, muss der Dateiname in der Dateibeschreibung und in der XML-Datei der gleiche sein.
Größe Ihrer Datei
Die Größe eines Anhangs ist auf 5,2 MB pro Land der Erstattung begrenzt. Wenn Sie nicht alle Ihre Rechnungen in eine Datei dieser Größe einfügen können, merken Sie dies bitte ausdrücklich in einem in dieser Datei enthaltenen Kommentar an.
Zahlenformat
Jede Zahl muss zwei Dezimalstellen nach dem Komma haben (zum Beispiel „123,40“, „456,00“).
Format der E-Mail-Adressen
Stellen Sie sicher, dass in den E-Mail-Adressen kein Komma anstelle eines Punktes verwendet wurde. (Dies ist ein häufiger Fehler bei der Verwendung des Ziffernblocks, der ein Komma statt eines Punktes ausgibt).
Kopieren und einfügen
Vermeiden Sie die Funktion kopieren/einfügen. Diese kann in Intervat zu mehreren Fehlern führen.
Über Bildschirm
Zahlenformat
Steht kein Leerzeichen vor oder nach dem Betrag?
Haben Sie zwei Dezimalstellen eingetragen?
Angabe aller erforderlichen Informationen
Wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen angeben (Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, Jahr usw.), können Sie nicht zum folgenden Abschnitt gelangen.
IBAN oder BIC
Haben Sie IBAN oder BIC korrekt angegeben?
Zeitraum
Vergewissern Sie sich, dass Sie aufeinanderfolgende Quartale ausgewählt oder einen Antrag für ein ganzes vergangenes Jahr eingereicht haben.
Datum der Rechnung
Vergewissern Sie sich, dass Sie ein Rechnungsdatum angegeben haben, das in der Vergangenheit liegt.
Navigation zwischen den verschiedenen Schritten
Verwenden Sie die Schaltflächen „Vorheriger Schritt“ und „Nächster Schritt“ anstelle der Pfeile in der Symbolleiste Ihres Browsers, um von einer Ansicht zur vorherigen oder nächsten zu gelangen.