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Eine jährliche Kundenliste über Intervat einreichen

Gehen Sie nach der Anmeldung bei Intervat auf die Registerkarte „Dashboard“.

Sie können Ihre jährliche Kundenliste wie folgt einreichen:

  • entweder „per XML-Datei“, was ratsam ist, wenn Sie über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen,
  • über Bildschirm“, wenn Sie nicht über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen.
    Sie geben die Daten der Kundenliste direkt in Intervat ein.
  • oder „per Excel-Datei“, wenn Sie offline arbeiten möchten und nicht über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen.
    Sie können diese Option nicht auswählen, wenn Sie jährliche Kundenlisten als Bevollmächtigter für andere Unternehmen einreichen.

Wie reiche ich eine jährliche Standardkundenliste ein?

  • Per XML-Datei

    1. Hochladen der Datei

    In der Registerkarte „Dashboard“:

    • Laden Sie Ihre Datei hoch,
    • wählen Sie in „Art der Sendung“ „Kundenliste“ aus und
    • klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt überzugehen.

    Sie können auch die Option „Erneut in den Bildschirmen laden“ auswählen, wenn Ihre Datei nur eine jährliche Kundenliste enthält. Gehen Sie in diesem Fall wie bei der Einreichung über Bildschirm vor.


     

    2. Validierung der Angaben

    Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.

    Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.

    Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.


    Klicken Sie auf check, um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.

    Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.

    Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

    3. Unterschrift

    Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis “ auf „Unterzeichnen und einreichen“.

    4. Empfangsbestätigung

    Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.

    Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.

  • Über Bildschirm

    Sie müssen folgende Felder ausfüllen:

    • Felder mit Sternchen: immer.
    • Felder ohne Sternchen: nur, wenn sie Ihre Lage betreffen.

    Tipp: Speichern Sie die Erklärung regelmäßig während der Eingabe.

    Sie können dies tun, sobald Sie zur Eingabe der „Daten der Erklärung“ gelangen, indem Sie unten rechts auf „Eingegebene Daten downloaden“ klicken.

    1. MwSt.-Nummer

    In der Registerkarte „Dashboard“:

    • Geben Sie die MwSt.-Nummer des Unternehmens ein,
    • wählen Sie in „Art der Erklärung“ „Kundenlisten“ aus und
    • klicken Sie auf „Weiter“.

    2. Allgemeine Informationen

    Fügen Sie im Abschnitt „Allgemeine Informationen“

    • Im Teil „Erklärender“ Ihre E-Mail-Adresse hinzu und bestätigen Sie diese.

    • Geben Sie im Abschnitt „Erklärungszeitraum“ das Jahr ein.
      Kreuzen Sie das Feld „Liste für das laufende Jahr entsprechend einer Einstellung“ nur an, um Ihre Kundenliste für das laufende Jahr einzureichen, wenn Sie Ihre Tätigkeit einstellen.



       
    • Wenn Sie der Steuerbefreiungsregelung unterliegen, tragen Sie Ihren Umsatz bitte im Abschnitt „Kleinunternehmen“ ein.

    • Wenn Sie der landwirtschaftlichen Regelung unterliegen, müssen Sie im Abschnitt „Landwirt“ Folgendes ankreuzen:

      • entweder „Ich bin Landwirt und muss die jährliche innergemeinschaftliche Liste einreichen.“
      • oder „Ich bin Landwirt, aber ich bin nicht verpflichtet, die jährliche innergemeinschaftliche Liste einzureichen.“

    • Wenn Sie Bevollmächtigter sind, füllen Sie den Abschnitt „Bevollmächtigter“ aus.
      Wenn Sie keine MwSt.-Nummer oder TIN (Zollnummer) haben, wählen Sie „Sonstige“ und verwenden Sie Ihre nationale Nummer.


       
    • Klicken Sie auf „Nächster Schritt” unten auf der Seite.

    3. Angaben der Erklärung

    Fügen Sie im Abschnitt „Angaben der Erklärung“ eine Zeile pro Kunde hinzu. Für jede dieser Zeilen geben Sie bitte:

    • die MwSt.-Nummer,
    • den Jahresbetrag des Transaktionen ohne MwSt.,
    • den Jahresbetrag der MwSt. für diese Transaktionen an („0,00“ ist ein korrekter Betrag).

      Vermerken Sie für jeden Betrag zwei Dezimalstellen.


    Um einen Zeile hinzuzufügen, klicken Sie auf plus.
    Um einen Zeile zu löschen, klicken Sie auf supprimer.

    4. Anhänge und Kommentare

    Im Abschnitt „Kommentar“ haben Sie die Möglichkeit, eine Anlage und/oder einen Kommentar beizufügen.

    Die Größe der Anlagen ist auf 5,2 MB begrenzt und die zulässigen Dateiformate sind: PDF, TIFF und JPEG.

    Klicken Sie auf sauvegarder, um eine Anlage beizufügen.

    Die Größe der Kommentare ist auf 10.000 Zeichen begrenzt.

    Klicken Sie anschließend auf „Nächster Schritt”.

    5. Validierung der Angaben

    Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.

    Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie bitte die möglichen Ursachen des Fehlers. Wenn Sie den Fehler, der die Einreichung verhindert, nicht beheben, erscheint Ihre Kundenliste mit dem Status „Abgelehnt“.

    Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

    6. Unterschrift

    Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.

    7. Empfangsbestätigung

    Wenn Sie zum „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenlisteg mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.

    Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.

  • Per Excel-Datei

    Sie können Ihre jährliche Kundenliste (und Ihre innergemeinschaftliche Liste) per Excel-Datei in Intervat einreichen.

    Sie müssen lange Listen nicht mehr manuell über die Bildschirme eingeben. Außerdem vermeiden Sie das Risiko eines Datenverlusts.

    Sie müssen zwingend unsere Excel-Dateivorlage verwenden.

    1. Hochladen der Datei

    In der Registerkarte „Dashboard“:

    • laden Sie Ihre Datei hoch,
    • wählen Sie in „Art der Sendung“ „Kundenlisten“ aus und
    • klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt überzugehen.


     

    2. Validierung der Angaben

    Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.

    Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.

    Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.


    Klicken Sie auf check , um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.

    m Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.

    Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

    3. Unterschrift

    Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis “ auf „Unterzeichnen und einreichen“.

    4. Empfangsbestätigung

    Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit IIhrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.

    Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.

Wie reicht man eine leere jährliche Kundenliste ein?

  • Per XML-Datei

    1. Hochladen der Datei

    In der Registerkarte „Dashboard“:

    • Laden Sie Ihre Datei hoch,
    • wählen Sie in „Art der Sendung“ „Kundenliste“ aus und
    • klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt überzugehen.

    • Sie können auch die Option „Erneut in den Bildschirmen laden“ auswählen, wenn Ihre Datei nur eine jährliche Kundenliste enthält. Gehen Sie in diesem Fall wie bei der Einreichung über Bildschirm vor.

    2. Validierung der Angaben

    Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.

    Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.

    Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.


    Klicken Sie auf check, um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.

    Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.

    Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

    3. Unterschrift

    Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis “ auf „Unterzeichnen und einreichen“.

    4. Empfangsbestätigung

    Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.

    Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.

  • Über Bildschirm

    Sie haben zwei Möglichkeiten:

    • Entweder Sie verwenden das beschleunigte Verfahren wie unten beschrieben
    • (außer die Steuerpflichtigen, die der Steuerbefreiungsregelung unterliegen; diese müssen alle Schritte durchlaufen, um ihre leere jährliche Kundenliste einzureichen),
    • oder Sie durchlaufen alle Schritte, um eine jährliche Standardkundenliste einzureichen.

    1. MwSt.-Nummer

    In der Registerkarte „Dashboard“:

    • Geben Sie die MwSt.-Nummer des Unternehmens ein,
    • wählen Sie in „Art der Erklärung“ „Kundenliste“ aus,
    • kreuzen Sie das Feld „Ich möchte eine „Null“-Erklärung einreichen“ an und
    • geben Sie das entsprechende Jahr an.
    • Kreuzen Sie das Feld „Liste für das laufende Jahr entsprechend der Einstellung“ nur an um Ihre Kundenliste für das laufende Jahr einzureichen, wenn Sie Ihre Tätigkeit einstellen.
    • Wenn Sie der Steuerbefreiungsregelung unterliegen, tragen Sie bitte Ihren Umsatz ein (mit zwei Dezimalstellen) und
    • klicken Sie auf „Weiter“.

    2. Validierung der Angaben

    Wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.

    Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers. Wenn Sie den Fehler, der die Einreichung verhindert, nicht beheben, erscheint Ihre Kundenliste mit dem Status „Abgelehnt“.


    Klicken Sie auf , um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.

    Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.

    Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.

    3. Unterschrift

    Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.

    4. Empfangsbestätigung

    Wenn Sie zum „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.

    Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.

  • Über die periodische Erklärung

    Diese Option ermöglicht es allen, die periodische Erklärungen einreichen, eine „leere“ jährliche Kundenliste einzureichen, indem sie das hierfür vorgesehene Feld in ihrer periodischen Erklärung für den letzten Zeitraum des Kalenderjahres ankreuzen.

    Wir berücksichtigen ebenfalls die in den periodischen MwSt.-Erklärungen angekreuzten Felder für die ersten drei Monate oder das erste Quartal des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich die Kundenliste bezieht.

    In der MwSt.-Erklärung

    Kreuzen Sie im Abschnitt „Daten der Erklärung“ das Feld „Keine Kunden in die Kundenliste einzutragen“ an.

    Sobald Sie Ihre Erklärung eingereicht haben, wird Ihre Kundenliste automatisch als „leere“ jährliche Kundenliste betrachtet.

Was ist im Falle einer Fehlermeldung bei der Einreichung einer jährlichen Kundenliste zu prüfen?

  • Per XML-Datei

    XSD-Schema und Tags

    Prüfen Sie, ob Ihre XML-Datei das richtige XSD-Schema enthält.

    Leere Tags sind nicht zulässig. Sie müssen daher jedes Tag, das Sie vermerken, ausfüllen.

    Name Ihrer Datei

    Verwenden Sie keine Akzent- oder Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.

    Wenn Sie eine komprimierte Datei (.VAT) verwenden, muss der Dateiname in der Dateibeschreibung und in der XML-Datei der gleiche sein.

    Zahlenformat

    Jede Zahl muss zwei Dezimalstellen nach dem Komma haben (zum Beispiel: „123,40“, „456,00“).

    Format der E-Mail-Adressen

    Stellen Sie sicher, dass in den E-Mail-Adressen kein Komma anstelle eines Punktes verwendet wurde. (Dies ist ein häufiger Fehler bei der Verwendung des Ziffernblocks, der ein Komma statt eines Punktes ausgibt). 

    Angabe des Zeitraums

    Sie müssen das Jahr eingeben, für das Sie die jährliche Kundenliste einreichen.

    Eine Zeile pro Kunde

    Addieren Sie die Beträge der Rechnungen, die an ein und denselben Kunden geschickt wurden, in einer Zeile. Ihre jährliche Kundenliste darf nur eine einzige Zeile (und somit nur einen einzigen Betrag) pro Kunde enthalten.

    Staatsangehörigkeit der Kunden

    Stellen Sie sicher, dass alle angegebenen Kunden belgische Mehrwertsteuerpflichtige sind.

    Ausländische Mehrwertsteuerpflichtige aus der Europäischen Union müssen in eine innergemeinschaftliche Liste eingetragen werden.

    Steuerpflichtige, die der Steuerbefreiungsregelung unterliegen

    Sie sind verpflichtet, Ihren Umsatz anzugeben.

    Kopieren und einfügen

    Vermeiden Sie die Funktion kopieren/einfügen. Diese kann zu mehreren Fehlern in Intervat führen.

    Was bedeuten die Symbole vor den Fehlermeldungen?

  • Über Bildschirm

    Zahlenformat

    Steht kein Leerzeichen vor oder nach dem Betrag?

    Haben Sie zwei Dezimalstellen eingetragen?

    Angabe aller erforderlichen Informationen

    Wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen angeben (Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, Jahr usw.), können Sie nicht zum folgenden Abschnitt gelangen.

    Landwirte

    Die folgende Fehlermeldung erscheint, wenn Sie

    • weder „Ich bin Landwirt und muss die jährliche innergemeinschaftliche Liste einreichen.“
    • noch „Ich bin Landwirt, aber ich bin nicht verpflichtet, die jährliche innergemeinschaftliche Liste einzureichen“ angekreuzt haben.

    Steuerpflichtige, die der Steuerbefreiungsregelung unterliegen

    Die folgende Fehlermeldung erscheint, wenn Sie keinen Umsatz angegeben haben.

    Was bedeuten die Symbole vor den Fehlermeldungen?

  • Per Excel-Datei

    Excel-Dateivorlage

    Verwenden Sie nur die vorgegebene Dateivorlage.

    Ändern Sie nicht die Formatierung, um das Zellenformat, vorhandene Drop-down-Menüs und bestimmte eingebaute Fehlermeldungen beizubehalten.

    Der „Umsatz ohne MwSt.“ und der „Betrag der MwSt. “ haben das Format „Zahl“.

    Die anderen Zellen haben das Format „Text“.

    Auszufüllende Felder

    Füllen Sie nur die leeren Felder aus. Die grauen Felder sind geschützt und werden automatisch ausgefüllt.

    Füllen Sie das Feld „Liste für das laufende Jahr entsprechend einer Einstellung“ nur aus, wenn Sie diese Liste einreichen, weil Sie Ihre Tätigkeit einstellen.

    Sie müssen das Feld „Landwirt: innergemeinschaftliche Liste“ nicht ausfüllen, wenn Sie nicht betroffen sind.

    Wenn Sie der Steuerbefreiungsregelung (= Kleinunternehmen) unterliegen, müssen Sie Ihren Umsatz angeben.

    Eine Zeile pro Kunde

    Addieren Sie die Beträge der Rechnungen, die an ein und denselben Kunden geschickt wurden, in derselben Zeile. Ihre jährliche Kundenliste darf nur eine einzige Zeile und somit nur einen einzigen Betrag pro Kunde enthalten.

    Staatsangehörigkeit der Kunden

    Stellen Sie sicher, dass alle angegebenen Kunden belgische Mehrwertsteuerpflichtige sind.

    Ausländische Mehrwertsteuerpflichtige aus der Europäischen Union müssen in eine innergemeinschaftliche Liste eingetragen werden.

    Betrag der MwSt.

    Sie müssen immer einen MwSt.-Betrag angeben. Wenn dieser Betrag null ist, müssen Sie „0,00“ angeben.

    MwSt.-Nummer

    Geben Sie nur die MwSt.-Nummer (10 Ziffern einschl. „0“) ohne den Ländercode an.

    Format der E-Mail-Adressen

    Stellen Sie sicher, dass in den E-Mail-Adressen kein Komma anstelle eines Punktes verwendet wurde. (Dies ist ein häufiger Fehler bei der Verwendung des Ziffernblocks, der ein Komma statt eines Punktes ausgibt). 

    Angabe des Zeitraums

    Sie müssen das Jahr eingeben, für das Sie Ihre Kundenliste einreichen.

    Zeichen im Namen und im Inhalt der Datei

    Verwenden Sie keine Akzent- oder Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.

    Format der Zahlen und Beträge

    Jede Zahl muss zwei Dezimalstellen nach dem Komma enthalten (zum Beispiel: „123,40“, „456,00“).

    Stellen Sie sicher, dass die Beträge keinen Punkt und kein Währungssymbol enthalten (zum Beispiel: „1500“).

    Formeln und Links

    Überprüfen Sie Ihre Datei auf Formeln oder Links zu anderen Ausrechnungsblättern.

    Kopieren und einfügen

    Vermeiden Sie die Funktion kopieren/einfügen. Diese kann zu mehreren Fehlern in Intervat führen.