Gehen Sie nach der Anmeldung bei Intervat auf die Registerkarte „Dashboard“.
Sie können Ihre jährliche Kundenliste wie folgt einreichen:
- entweder „per XML-Datei“, was ratsam ist, wenn Sie über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen,
- „über Bildschirm“, wenn Sie nicht über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen.
Sie geben die Daten der Kundenliste direkt in Intervat ein. - oder „per Excel-Datei“, wenn Sie offline arbeiten möchten und nicht über ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm verfügen.
Sie können diese Option nicht auswählen, wenn Sie jährliche Kundenlisten als Bevollmächtigter für andere Unternehmen einreichen.
Wie reiche ich eine jährliche Standardkundenliste ein?
Per XML-Datei
1. Hochladen der Datei(en)
Vom Dashboard aus haben Sie die Möglichkeit:
- eine einzige Datei einzureichen,
- auf einmal bis zu 20 Dateien mit insgesamt 999 Erklärungen hochzuladen, und zwar alle Arten von Erklärungen (außer OSS).
Einreichung einer einzigen Datei
Suchen Sie Ihre Datei oder ziehen Sie Ihre Datei auf den Bildschirm.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Sie können auch die Funktion „In Ansicht laden“ auswählen, wenn Ihre Datei nur eine Erklärung enthält. Gehen Sie in diesem Fall wie bei der Einreichung über Bildschirm vor.
Einreichung mehrerer Dateien
Kreuzen Sie zuerst das Feld „Ich möchte mehr als eine Datei einreichen“ an.
Die Seite wird automatisch aktualisiert, damit mehrere Dateien hochgeladen werden können.
Ziehen Sie Ihre Dateien auf den Bildschirm oder suchen Sie sie auf Ihrem Computer.
Wichtige Anmerkungen:
- Die Gesamtgröße der 20 Dateien darf 20 MB nicht übersteigen.
- Es darf weder eine Excel-Datei noch eine OSS-Erklärung hochgeladen werden.
- Stellen Sie sicher, dass ein und dieselbe Erklärung nicht in mehreren Dateien zu finden ist.
- Wenn Sie Bevollmächtigter sind: Um zu verhindern, dass alle Dateien abgelehnt werden, müssen all Ihre Daten überall (bis auf das Komma genau) in allen Dateien identisch sein.
2. Validierung der Angaben
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.
Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.
Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.
Klicken Sie auf , um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
3. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis “ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
4. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.
Über Bildschirm
Sie müssen folgende Felder ausfüllen:
- Felder mit Sternchen: immer.
- Felder ohne Sternchen: nur, wenn sie Ihre Lage betreffen.
Tipp: Speichern Sie die Erklärung regelmäßig während der Eingabe.
Sie können dies tun, sobald Sie zur Eingabe der „Daten der Erklärung“ gelangen, indem Sie unten rechts auf „Eingegebene Daten downloaden“ klicken.
1. MwSt.-Nummer
In der Registerkarte „Dashboard“:
- Geben Sie die MwSt.-Nummer des Unternehmens ein,
- wählen Sie in „Art der Erklärung“ „Kundenlisten“ aus und
- klicken Sie auf „Weiter“.
2. Allgemeine Informationen
Fügen Sie im Abschnitt „Allgemeine Informationen“
- Im Teil „Erklärender“ Ihre E-Mail-Adresse hinzu und bestätigen Sie diese.
-
Geben Sie im Abschnitt „Erklärungszeitraum“ das Jahr ein.
Kreuzen Sie das Feld „Liste für das laufende Jahr entsprechend einer Einstellung“ nur an, um Ihre Kundenliste für das laufende Jahr einzureichen, wenn Sie Ihre Tätigkeit einstellen.
- Wenn Sie der Steuerbefreiungsregelung unterliegen, tragen Sie Ihren Umsatz bitte im Abschnitt „Kleinunternehmen“ ein.
-
Wenn Sie der landwirtschaftlichen Regelung unterliegen, müssen Sie im Abschnitt „Landwirt“ Folgendes ankreuzen:
- entweder „Ich bin Landwirt und muss die jährliche innergemeinschaftliche Liste einreichen.“
- oder „Ich bin Landwirt, aber ich bin nicht verpflichtet, die jährliche innergemeinschaftliche Liste einzureichen.“
-
Wenn Sie Bevollmächtigter sind, füllen Sie den Abschnitt „Bevollmächtigter“ aus.
Wenn Sie keine MwSt.-Nummer oder TIN (Zollnummer) haben, wählen Sie „Sonstige“ und verwenden Sie Ihre nationale Nummer.
- Klicken Sie auf „Nächster Schritt” unten auf der Seite.
3. Angaben der Erklärung
Fügen Sie im Abschnitt „Angaben der Erklärung“ eine Zeile pro Kunde hinzu. Für jede dieser Zeilen geben Sie bitte:
- die MwSt.-Nummer,
- den Jahresbetrag des Transaktionen ohne MwSt.,
- den Jahresbetrag der MwSt. für diese Transaktionen an („0,00“ ist ein korrekter Betrag).
Vermerken Sie für jeden Betrag zwei Dezimalstellen.
Um einen Zeile hinzuzufügen, klicken Sie auf .
Um einen Zeile zu löschen, klicken Sie auf .4. Anhänge und Kommentare
Im Abschnitt „Kommentar“ haben Sie die Möglichkeit, eine Anlage und/oder einen Kommentar beizufügen.
Die Größe der Anlagen ist auf 5,2 MB begrenzt und die zulässigen Dateiformate sind: PDF, TIFF und JPEG.
Klicken Sie auf , um eine Anlage beizufügen.
Die Größe der Kommentare ist auf 10.000 Zeichen begrenzt.
Klicken Sie anschließend auf „Nächster Schritt”.
5. Validierung der Angaben
Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie bitte die möglichen Ursachen des Fehlers. Wenn Sie den Fehler, der die Einreichung verhindert, nicht beheben, erscheint Ihre Kundenliste mit dem Status „Abgelehnt“.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
6. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
7. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zum „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenlisteg mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.
Per Excel-Datei
Sie können Ihre jährliche Kundenliste (und Ihre innergemeinschaftliche Liste) per Excel-Datei in Intervat einreichen.
Sie müssen lange Listen nicht mehr manuell über die Bildschirme eingeben. Außerdem vermeiden Sie das Risiko eines Datenverlusts.
Sie müssen zwingend unsere Excel-Dateivorlage verwenden.
1. Hochladen der Datei
In der Registerkarte „Dashboard“:
- laden Sie Ihre Datei hoch,
- wählen Sie in „Art der Sendung“ „Kundenlisten“ aus und
- klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt überzugehen.
2. Validierung der Angaben
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.
Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.
Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.
Klicken Sie auf , um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.m Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
3. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis “ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
4. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit IIhrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.
Wie reicht man eine leere jährliche Kundenliste ein?
Per XML-Datei
1. Hochladen der Datei(en)
Vom Dashboard aus haben Sie die Möglichkeit:
- eine einzige Datei einzureichen,
- auf einmal bis zu 20 Dateien mit insgesamt 999 Erklärungen hochzuladen, und zwar alle Arten von Erklärungen (außer OSS).
Einreichung einer einzigen Datei
Suchen Sie Ihre Datei oder ziehen Sie Ihre Datei auf den Bildschirm.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Sie können auch die Funktion „In Ansicht laden“ auswählen, wenn Ihre Datei nur eine Erklärung enthält. Gehen Sie in diesem Fall wie bei der Einreichung über Bildschirm vor.
Einreichung mehrerer Dateien
Kreuzen Sie zuerst das Feld „Ich möchte mehr als eine Datei einreichen“ an.
Die Seite wird automatisch aktualisiert, damit mehrere Dateien hochgeladen werden können.
Ziehen Sie Ihre Dateien auf den Bildschirm oder suchen Sie sie auf Ihrem Computer.
Wichtige Anmerkungen:
- Die Gesamtgröße der 20 Dateien darf 20 MB nicht übersteigen.
- Es darf weder eine Excel-Datei noch eine OSS-Erklärung hochgeladen werden.
- Stellen Sie sicher, dass ein und dieselbe Erklärung nicht in mehreren Dateien zu finden ist.
- Wenn Sie Bevollmächtigter sind: Um zu verhindern, dass alle Dateien abgelehnt werden, müssen all Ihre Daten überall (bis auf das Komma genau) in allen Dateien identisch sein.
2. Validierung der Angaben
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers.
Wenn Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Abgelehnt“.
Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.
Klicken Sie auf , um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
3. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis “ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
4. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zur Registerkarte „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.
Über Bildschirm
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Entweder Sie verwenden das beschleunigte Verfahren wie unten beschrieben
- (außer die Steuerpflichtigen, die der Steuerbefreiungsregelung unterliegen; diese müssen alle Schritte durchlaufen, um ihre leere jährliche Kundenliste einzureichen),
- oder Sie durchlaufen alle Schritte, um eine jährliche Standardkundenliste einzureichen.
1. MwSt.-Nummer
In der Registerkarte „Dashboard“:
- Geben Sie die MwSt.-Nummer des Unternehmens ein,
- wählen Sie in „Art der Erklärung“ „Kundenliste“ aus,
- kreuzen Sie das Feld „Ich möchte eine „Null“-Erklärung einreichen“ an und
- geben Sie das entsprechende Jahr an.
- Kreuzen Sie das Feld „Liste für das laufende Jahr entsprechend der Einstellung“ nur an um Ihre Kundenliste für das laufende Jahr einzureichen, wenn Sie Ihre Tätigkeit einstellen.
- Wenn Sie der Steuerbefreiungsregelung unterliegen, tragen Sie bitte Ihren Umsatz ein (mit zwei Dezimalstellen) und
- klicken Sie auf „Weiter“.
2. Validierung der Angaben
Wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, erscheint in „Meine Sendungen“ eine neue Zeile mit dem Status „Validiert“.
Wenn eine Fehlermeldung erscheint, prüfen Sie die möglichen Ursachen des Fehlers. Wenn Sie den Fehler, der die Einreichung verhindert, nicht beheben, erscheint Ihre Kundenliste mit dem Status „Abgelehnt“.
Klicken Sie auf , um mit der Einreichung der Kundenliste fortzufahren.Im Abschnitt „Validierung der eingegebenen Angaben“ darf kein Fehler festgestellt worden sein.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt”.
3. Unterschrift
Klicken Sie im letzten Abschnitt „Übersicht über die eingegebenen Angaben & Einverständnis“ auf „Unterzeichnen und einreichen“.
4. Empfangsbestätigung
Wenn Sie zum „Dashboard“ zurückkehren, müsste dort jetzt eine neue Zeile mit Ihrer Kundenliste mit dem Status „Erfolgreich eingereicht“ stehen.
Sie können Ihre Empfangsbestätigung downloaden, indem Sie auf klicken.
Über die periodische Erklärung
Diese Option ermöglicht es allen, die periodische Erklärungen einreichen, eine „leere“ jährliche Kundenliste einzureichen, indem sie das hierfür vorgesehene Feld in ihrer periodischen Erklärung für den letzten Zeitraum des Kalenderjahres ankreuzen.
Wir berücksichtigen ebenfalls die in den periodischen MwSt.-Erklärungen angekreuzten Felder für die ersten drei Monate oder das erste Quartal des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich die Kundenliste bezieht.
In der MwSt.-Erklärung
Kreuzen Sie im Abschnitt „Daten der Erklärung“ das Feld „Keine Kunden in die Kundenliste einzutragen“ an.
Sobald Sie Ihre Erklärung eingereicht haben, wird Ihre Kundenliste automatisch als „leere“ jährliche Kundenliste betrachtet.
Was ist im Falle einer Fehlermeldung bei der Einreichung einer jährlichen Kundenliste zu prüfen?
Per XML-Datei
XSD-Schema und Tags
Prüfen Sie, ob Ihre XML-Datei das richtige XSD-Schema enthält.
Leere Tags sind nicht zulässig. Sie müssen daher jedes Tag, das Sie vermerken, ausfüllen.
Name Ihrer Datei
Verwenden Sie keine Akzent- oder Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.
Wenn Sie eine komprimierte Datei (.VAT) verwenden, muss der Dateiname in der Dateibeschreibung und in der XML-Datei der gleiche sein.
Zahlenformat
Jede Zahl muss zwei Dezimalstellen nach dem Komma haben (zum Beispiel: „123,40“, „456,00“).
Format der E-Mail-Adressen
Stellen Sie sicher, dass in den E-Mail-Adressen kein Komma anstelle eines Punktes verwendet wurde. (Dies ist ein häufiger Fehler bei der Verwendung des Ziffernblocks, der ein Komma statt eines Punktes ausgibt).
Angabe des Zeitraums
Sie müssen das Jahr eingeben, für das Sie die jährliche Kundenliste einreichen.
Eine Zeile pro Kunde
Addieren Sie die Beträge der Rechnungen, die an ein und denselben Kunden geschickt wurden, in einer Zeile. Ihre jährliche Kundenliste darf nur eine einzige Zeile (und somit nur einen einzigen Betrag) pro Kunde enthalten.
Staatsangehörigkeit der Kunden
Stellen Sie sicher, dass alle angegebenen Kunden belgische Mehrwertsteuerpflichtige sind.
Ausländische Mehrwertsteuerpflichtige aus der Europäischen Union müssen in eine innergemeinschaftliche Liste eingetragen werden.
Steuerpflichtige, die der Steuerbefreiungsregelung unterliegen
Sie sind verpflichtet, Ihren Umsatz anzugeben.
Kopieren und einfügen
Vermeiden Sie die Funktion kopieren/einfügen. Diese kann zu mehreren Fehlern in Intervat führen.
Über Bildschirm
Zahlenformat
Steht kein Leerzeichen vor oder nach dem Betrag?
Haben Sie zwei Dezimalstellen eingetragen?
Angabe aller erforderlichen Informationen
Wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen angeben (Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, Jahr usw.), können Sie nicht zum folgenden Abschnitt gelangen.
Landwirte
Die folgende Fehlermeldung erscheint, wenn Sie
- weder „Ich bin Landwirt und muss die jährliche innergemeinschaftliche Liste einreichen.“
- noch „Ich bin Landwirt, aber ich bin nicht verpflichtet, die jährliche innergemeinschaftliche Liste einzureichen“ angekreuzt haben.
Steuerpflichtige, die der Steuerbefreiungsregelung unterliegen
Die folgende Fehlermeldung erscheint, wenn Sie keinen Umsatz angegeben haben.
Per Excel-Datei
Excel-Dateivorlage
Verwenden Sie nur die vorgegebene Dateivorlage.
Ändern Sie nicht die Formatierung, um das Zellenformat, vorhandene Drop-down-Menüs und bestimmte eingebaute Fehlermeldungen beizubehalten.
Der „Umsatz ohne MwSt.“ und der „Betrag der MwSt. “ haben das Format „Zahl“.
Die anderen Zellen haben das Format „Text“.
Auszufüllende Felder
Füllen Sie nur die leeren Felder aus. Die grauen Felder sind geschützt und werden automatisch ausgefüllt.
Füllen Sie das Feld „Liste für das laufende Jahr entsprechend einer Einstellung“ nur aus, wenn Sie diese Liste einreichen, weil Sie Ihre Tätigkeit einstellen.
Sie müssen das Feld „Landwirt: innergemeinschaftliche Liste“ nicht ausfüllen, wenn Sie nicht betroffen sind.
Wenn Sie der Steuerbefreiungsregelung (= Kleinunternehmen) unterliegen, müssen Sie Ihren Umsatz angeben.
Eine Zeile pro Kunde
Addieren Sie die Beträge der Rechnungen, die an ein und denselben Kunden geschickt wurden, in derselben Zeile. Ihre jährliche Kundenliste darf nur eine einzige Zeile und somit nur einen einzigen Betrag pro Kunde enthalten.
Staatsangehörigkeit der Kunden
Stellen Sie sicher, dass alle angegebenen Kunden belgische Mehrwertsteuerpflichtige sind.
Ausländische Mehrwertsteuerpflichtige aus der Europäischen Union müssen in eine innergemeinschaftliche Liste eingetragen werden.
Betrag der MwSt.
Sie müssen immer einen MwSt.-Betrag angeben. Wenn dieser Betrag null ist, müssen Sie „0,00“ angeben.
MwSt.-Nummer
Geben Sie nur die MwSt.-Nummer (10 Ziffern einschl. „0“) ohne den Ländercode an.
Format der E-Mail-Adressen
Stellen Sie sicher, dass in den E-Mail-Adressen kein Komma anstelle eines Punktes verwendet wurde. (Dies ist ein häufiger Fehler bei der Verwendung des Ziffernblocks, der ein Komma statt eines Punktes ausgibt).
Angabe des Zeitraums
Sie müssen das Jahr eingeben, für das Sie Ihre Kundenliste einreichen.
Zeichen im Namen und im Inhalt der Datei
Verwenden Sie keine Akzent- oder Sonderzeichen wie: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, „ , “, „;“ usw.
Format der Zahlen und Beträge
Jede Zahl muss zwei Dezimalstellen nach dem Komma enthalten (zum Beispiel: „123,40“, „456,00“).
Stellen Sie sicher, dass die Beträge keinen Punkt und kein Währungssymbol enthalten (zum Beispiel: „1500“).
Formeln und Links
Überprüfen Sie Ihre Datei auf Formeln oder Links zu anderen Ausrechnungsblättern.
Kopieren und einfügen
Vermeiden Sie die Funktion kopieren/einfügen. Diese kann zu mehreren Fehlern in Intervat führen.